Procedimiento de Gestión de Comunicaciones

 

 

ÍNDICE

1. Finalidad del presente procedimiento.

2. Ámbito de aplicación.

  • 2.1.      Material

  • 2.2.      Personal

3. Órgano responsable de la gestión del sistema interno de comunicación.

4. Presentación de la Comunicación.

5. Procedimiento de  Recepción de las Comunicaciones

  • 5.1.       Accesibilidad

  • 5.2.       Confianza

  • 5.3.       Recepción de comunicaciones

  • 5.4.       Resolución y comunicación

 

6. Admisión a trámite de la comunicación.

7. Tramitación de la investigación interna.

 

8. Derechos y deberes de los afectados por la comunicación.

9. Protección de datos de carácter personal.

10. Formación y difusión.

11. Régimen disciplinario

12. Aprobación y entrada en vigor del procedimiento.

 

1.-FINALIDAD DEL PRESENTE PROCEDIMIENTO 

 De conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (la “Ley de Protección del Informante” o la “Ley 2/2023”) y en la Directiva 2019/1937 (UE) relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión , se ha aprobado el presente Procedimiento cuyo objetivo es establecer un Sistema Interno de Información en el organismo público Museo Nacional del Prado (de ahora en adelante se abreviará como MNP o Museo) a través del cual cualquier tercero que haya obtenido información en un contexto laboral o profesional podrá informar de la posible existencia de una infracción penal o administrativa o de cualquier otro comportamiento ilícito cometido en el marco de la actividad desarrollada por el MNP.

Asimismo, en coherencia con el firme compromiso de MNP con el cumplimiento normativo y la ética pública, el presente Procedimiento establece las garantías necesarias para que la recepción y tramitación de las comunicaciones se realicen respetando los derechos de las partes afectadas, especialmente en lo que se refiere a la confidencialidad de la identidad del informante y resto de personas mencionadas en la comunicación, así como la defensa del informante frente a cualquier tipo de represalia.

Tal y como establece el artículo 4 de la Ley de Protección del Informante, el sistema  interno de información que se regula en el presente Procedimiento es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de la Directiva 2019/1937 (UE)  [1]. No obstante, la Ley de Protección de Informante establece asimismo un canal externo ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (en adelante AAI [2]) o las autoridades competentes a nivel autonómico que correspondan, para formular la comunicación, sin perjuicio de la posibilidad de dirigirse igualmente al resto de autoridades en su caso competentes en función de la naturaleza de la infracción de la que se trate [3], incluyendo las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea que resulten competentes. Por tanto, la implantación del Sistema Interno de Información  (en adelante SII) regulado en este Procedimiento no pretende desincentivar el uso de los canales externos disponibles, sino proporcionar un medio preferente y accesible para que los informantes puedan comunicar posibles infracciones dentro del MNP antes de dirigirse a las autoridades competentes.

 

2.-ÁMBITO DE APLICACIÓN 

El presente Procedimiento es de aplicación a todas aquellas personas que informen sobre acciones u omisiones a que se refiere el art 2 de la Ley 2/2023.

2.1.-Material

  1. Infracciones del Derecho de la Unión Europea:

    • Se consideran aquellas acciones u omisiones que caigan bajo el alcance de los actos de la Unión Europea detallados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937.

    • Deben afectar los intereses financieros de la Unión Europea, según se define en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea.

    • Deben tener impacto en el mercado interior, incluyendo pero no limitado a, las violaciones de las normativas de la UE sobre competencia y ayudas estatales, y las infracciones relacionadas con la evasión fiscal corporativa, tal como se especifica en el artículo 26, apartado 2 del TFUE.

  2. Infracciones Penales o Administrativas:

    • Incluye cualquier acción u omisión que constituya una infracción penal o administrativa, clasificada como grave o muy grave.

    • Esto incluye infracciones que resulten en perjuicios económicos significativos para la Hacienda Pública y la Seguridad Social.

  3. Incumplimiento de la normativa propia del Museo del Prado:

    • Ley 46/2003, de 25 de noviembre, reguladora del Museo Nacional del Prado.

    • Real Decreto 433/2004, de 12 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto del Museo Nacional del Prado.

    • 5 º convenio colectivo MNP (o posterior convenio colectivo en vigor).

 

Este procedimiento no aplicará protección a las comunicaciones que incluyan:

  1. Informaciones Previamente Inadmitidas: Cualquier información que haya sido rechazada a través de un canal interno de reporte o por las razones estipuladas en el artículo 18.2(a) de la Ley 2/2023.

  2. Conflictos Interpersonales: Informaciones estrictamente relacionadas con disputas o conflictos interpersonales que afecten solo al informante y a las personas implicadas en la comunicación o revelación.

  3. Información Pública o Rumores: Datos o informaciones que ya sean de dominio público o que se basen exclusivamente en rumores, sin sustento documental o verificación previa.

  4. Consultas sobre Normativa: Preguntas que busquen aclarar la interpretación de la Ley o Estatuto del MNP o de su convenio colectivo.  

2.1.-Personal

El presente Procedimiento es de aplicación a todos aquellos profesionales que en su ámbito laboral o profesional conozcan la posible existencia de una infracción penal o administrativa o de cualquier otro comportamiento ilícito o contrario a las  políticas de seguridad de la información de MNP .

El término “Profesionales” engloba a todas las personas que conforman el MNP incluyendo:

  1. Empleados del Museo:

    • Incluye a todo el personal, sin distinción de categoría o tipo de empleo. Esto abarca:

      • Empleados públicos fijos o temporales y directivos.

      • Becarios y personal voluntario.

      • Miembros de órganos rectores y de dirección del MNP.

  2. Candidatos a Ofertas de empleo:

    • Personas físicas que, durante el proceso de selección o negociación precontractual, obtengan información relevante sobre posibles infracciones.

  3. Antiguos Empleados:

    • Incluye a cualquier ex-empleado que, habiendo dejado el organismo, esté al tanto de infracciones que no fueron reportadas durante su período de empleo.

  4. Terceros y Familiares Asociados:

    • Proveedores, socios comerciales, familiares de empleados y cualquier otra entidad o individuo que mantenga una relación comercial o personal significativa con el MNP y pueda aportar información relevante sobre infracciones o riesgos.

  5. Miembros del Real Patronato :

    • Presidente del organismo, Presidencia de honor, Presidente, Vicepresidente, Vocales , Patronos de Honor y Secretaría Técnica del Real Patronato. 

 

 En cualquier caso, como ya se ha indicado, cualquier otra persona física que tenga información sobre la posible comisión de la infracción correspondiente obtenida en el marco de una relación profesional con el  MNP podrá hacer uso del canal interno previsto en este Procedimiento. Todas las personas  mencionadas en este párrafo serán referidas en lo sucesivo como “Informante” o “Informantes”.

 

3.-ÓRGANO RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE COMUNICACIÓN (Comité de Ética y Cumplimiento) 

  1. Procedimientos de Nombramiento y Cese:

    • La designación y la finalización de funciones de la persona encargada como Responsable del SII , así como de cualquier miembro del Comité de Ética y Cumplimiento, se notificarán de forma obligatoria a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI). Esta notificación también se extenderá, según corresponda, a los organismos competentes dentro de las comunidades autónomas, según su jurisdicción.

    • Dicha comunicación se realizará dentro de un marco temporal de diez (10) días hábiles posteriores al evento de nombramiento o cese. En el caso de cese, se incluirán detalles explicativos sobre las causas que motivaron tal decisión.

  2. Independencia Funcional del Comité de Ética y Cumplimiento:

    • El Responsable del SII ejercerá sus funciones con total independencia y autonomía, sin estar sujeto a directrices de otros órganos del MNP.

    • Contará con acceso irrestricto a los recursos materiales y personales necesarios para cumplir efectivamente con sus obligaciones y responsabilidades.

  3. El Comité de Ética y Cumplimiento del  MNP es el órgano responsable de la gestión del SII que se regula en el presente Procedimiento, si bien, acorde con el art 6.2 de la normativa se delegan sus funciones en Mario de la Peña Triguero del despacho de abogados Auratech Legal  Responsable del SII, quien lo coordinará junto con el Jefe de Área de Desarrollo Digital; la Jefa del Área Jurídica y Secretaria Técnica del Real Patronato (Isabel Quintana Jiménez); y el Coordinador General de Recursos Humanos (Jaime Puchol Aiguabella), de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley de Protección del Informante (en adelante, el “Comité de Ética y Cumplimiento" ). El Comité de Ética y Cumplimiento  se encargará de velar por la implementación efectiva del presente Procedimiento y de la tramitación diligente de las comunicaciones, actuando de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos internos, incluidos los órganos  rectores del MNP.

 

4.-PRESENTACIÓN DE LA COMUNICACIÓN  

4.1.-Vías para formular la comunicación

Los Informantes podrán remitir sus comunicaciones a través de la Plataforma de Protección del Informante situado en la web del MNP https://www.museodelprado.es/ que  permite formular la comunicación por escrito de manera anónima o identificándose. Puede accederse a este canal a través del siguiente enlace.

Las comunicaciones que se realicen por el cauce establecido en el párrafo anterior serán recibidas por el Responsable del SII, abogado Colegiado en el ICAM con Nº 120675 Mario de la Peña Triguero del despacho de abogados  Auratech Legal.

Además de lo dispuesto anteriormente, el Informante podrá remitir su comunicación al Responsable del SII mediante correo postal a la siguiente dirección: Calle Ruiz de Alarcón Nº 23 CP  28014 Madrid ( ATT: Responsable del sistema).

En caso de que se realice una comunicación por una vía distinta a las  mencionadas anteriormente, el empleado o persona vinculada a MNP que reciba la comunicación deberá remitírsela inmediatamente a Mario de la Peña a la dirección buzon.informantes@museodelprado.es . La persona receptora de la comunicación deberá respetar las obligaciones de confidencialidad previstas en este Procedimiento. El incumplimiento de estas obligaciones por parte del receptor de la comunicación tendrá la consideración de infracción muy grave.

Además, a solicitud del Informante, la comunicación también podrá realizarse mediante una reunión presencial con el Comité de Ética y Cumplimiento (o con la persona que este designe) en un plazo máximo de siete días a partir de la recepción de la solicitud.

Si los hechos objeto de la comunicación afectaran a las personas que componen el Comité de Ética y Cumplimiento, el Informante podrá remitir la comunicación única inmediatamente a cualquiera de los otros miembros que conforman el Comité de Ética y Cumplimiento de MNP. El Informante podrá remitir su comunicación a las personas anteriores mediante llamada telefónica, reunión presencial, correo postal o correo electrónico. Los datos de contacto de estas personas se indican a continuación: 

  • Mario de la Peña Triguero (Responsable del Sistema Interno de Información)

  • Jefe de Área de Desarrollo Digital

  • Isabel Quintana Jiménez, Jefa de Área Jurídica y Secretaria Técnica del Real Patronato

  • Jaime Puchol Aiguabella, Coordinador General de Recursos Humanos

 

El Comité de Ética y Cumplimiento ha designado en el acta de su constitución a uno de sus miembros para que asuma las funciones encomendadas en el presente Procedimiento al Responsable del SII.

4.2.-Contenido mínimo de la comunicación

En la  medida de lo posible, el Informante procurará incluir la siguiente información en su comunicación:

  1. la identidad del Informante (salvo que se realice de forma anónima);

  2. la descripción de los hechos que se comunican;

  3. los indicios que sustentan la comunicación; y

  4. la identidad de la persona a la que se atribuye la comisión de los hechos comunicados, en caso de conocerla.

4.3.-Comunicación con el Informante

Sin perjuicio de la decisión sobre la admisión a trámite de la comunicación regulada en el apartado 5 siguiente, dentro de los siete días naturales siguientes a su recepción se remitirá acuse de recibo de la comunicación al Informante, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la información.

Se permite la posibilidad de mantener comunicación con el Informante y, si se considera necesario, solicitarle información adicional sobre los hechos comunicados. Así, el Informante podrá indicar un domicilio, dirección de correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las comunicaciones correspondientes en caso de decidir no realizarlas por nuestro canal.

 

5.-PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES 

5.1.-Accesibilidad 

El MNP ha implementado un canal accesible, tal como estipula el artículo 5.2 a de la Ley 2/2023 , permitiendo que todas las personas mencionadas en el apartado 2 de este procedimiento puedan informar sobre las infracciones descritas en el artículo 3 de la Ley 2/2023. Este canal se encuentra claramente señalizado en la página web del MNP https://www.museodelprado.es , de acuerdo con el artículo 25 de la Ley 2/2023. Las comunicaciones pueden realizarse por escrito desde el canal interno disponible https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7q5O y desde la web del MNP https://www.museodelprado.es identificándose o de manera anónima, según lo establecen los artículos 7.2 y 7.3 de la Ley 2/2023.

5.2.-Confianza

Todas las comunicaciones recibidas en el MNP, a través de cualquier medio, se registran con precisión en el SII, anotándose la fecha y hora de recepción y un código de identificación único.

Nos comprometemos a garantizar la confidencialidad y la integridad en el manejo de la información. Según lo establecido en el artículo 26 de la Ley 2/2023, después de recibir cualquier denuncia o comunicación, se emitirá un acuse de recibo en un plazo máximo de siete días. Este acuse proporciona información esencial al informante sobre el tratamiento de sus datos personales, el procedimiento a seguir, los plazos estimados para recibir respuesta, las opciones de recurso disponibles, la identidad de la persona o departamento encargado del manejo de la comunicación, las medidas de apoyo disponibles y las condiciones específicas para garantizar la Protección del Informante.

 

5.3.-Recepción de comunicaciones 

Las consultas no deben centrarse en resolver dudas relacionadas con la interpretación de normativas internas como la Ley 46/2003, de 25 de noviembre, reguladora del Museo Nacional del Prado, el Real Decreto 433/2004, de 12 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto del Museo Nacional del Prado u otras normativas internas o leyes aplicables. Se fomenta la presentación de consultas sobre cualquier conducta que pueda tener implicaciones éticas o relacionadas con la prevención de delitos. No se admitirán consultas que no estén relacionadas con posibles violaciones éticas o legales, ni aquellas formuladas en términos irrespetuosos o de mala fe. Tras recibir una consulta válida, se enviará un acuse de recibo dentro de los siguientes siete días.

 

5.4.-Resolución y comunicación 

Una vez analizada la consulta, la respuesta se emitirá tan pronto como sea posible, y no más tarde de tres meses desde el acuse de recibo. Las respuestas se pueden dar a través del mismo canal utilizado por el consultante o de forma personal. La resolución de consultas puede requerir la intervención de profesionales de otras áreas o colaboradores externos.

 

6.-ADMISIÓN A TRÁMITE DE LA COMUNICACIÓN

Proceso de Evaluación Inicial: Una vez recibida la comunicación a través de los canales especificados en el apartado 4.1, el Responsable del SII dispondrá de un plazo máximo de 30 días para adoptar una decisión sobre su admisión a trámite. Durante este periodo, el Responsable del Sistema evaluará la comunicación basándose en criterios estrictos de verosimilitud y relevancia para determinar si procede su tramitación.

Decisiones Posibles:  El Responsable del SII puede optar por una de las siguientes vías al decidir sobre la admisión a trámite:

  1. Admisión a Trámite:

    • Si la comunicación es admitida a trámite, se notificará al informante dentro de un plazo de 10 días desde la decisión.

  2. Inadmisión a Trámite:

    • La comunicación puede ser inadmitida por diversas razones, incluyendo:

      • Informaciones irrelevantes.

      • Comunicaciones realizadas por personas no autorizadas.

      • Hechos sin verosimilitud o que no implican la comisión de una infracción relevante.

      • Hechos previamente comunicados sin aportar nueva información significativa.

      • Comunicaciones sin fundamento o basadas en información obtenida de forma ilícita.

    • En todos estos casos, el informante será notificado dentro de 30 días hábiles desde la decisión de inadmisión. En casos donde se sospeche que la información se ha obtenido mediante la comisión de un delito, se remitirá un informe detallado al Ministerio Fiscal u otros organismos judiciales competentes.

  3. Derivación a Autoridades Judiciales:

    • Si los hechos reportados pudieran constituir indicios de delito, el Responsable del SII informará inmediatamente a las autoridades pertinentes, incluyendo el Ministerio Fiscal, la Fiscalía Europea, autoridades judiciales o el organismo competente.

Medidas de Averiguación: Para tomar una decisión informada, el Responsable del SII podrá realizar las averiguaciones necesarias para confirmar la verosimilitud y la naturaleza de la infracción reportada. Esto puede incluir la colaboración de otros profesionales internos o asesores externos.

Prevención de Conflictos de Interés: El Responsable del SII también se asegurará de que no existan conflictos de interés en la tramitación inicial de la comunicación, garantizando un proceso justo y transparente.

Notificación y Transparencia: El Responsable del SII se compromete a decidir sobre la admisión a trámite lo antes posible, manteniendo al informante constantemente informado sobre el estado y la gestión de su comunicación en todo momento.

 

7.-TRAMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN INTERNA: INSTRUCCIÓN

7.1.-Órgano encargado de la investigación

En caso de que la comunicación sea admitida a trámite, el Responsable del SII será el instructor y, por tanto, el encargado de llevar a cabo una investigación adaptada a la complejidad y a las circunstancias del caso para comprobar la veracidad de los hechos comunicados.

En caso de que se considere conveniente, el Responsable del SII podrá recabar el apoyo de otros Profesionales de MNP para la realización de la investigación interna, quienes actuarán bajo su supervisión y coordinación. Asimismo, en función de la naturaleza de los hechos comunicados, el Responsable del SII podrá nombrar a otro Profesional de MNP para que lleve la instrucción de la investigación interna, también bajo su supervisión y coordinación.

7.2.-Diligencias de investigación

Se practicarán las diligencias de investigación que resulten oportunas para el esclarecimiento de los hechos. Estas diligencias podrán consistir en:

  1. realizar entrevistas con el investigado o con otras personas;

  2. solicitar información y documentación a terceros;

  3. recabar toda la información o documentación que se estime necesaria de cualquier Profesional de MNP o de terceros;

  4. solicitar el apoyo de expertos externos para el análisis de determinada información o documentación;

  5. acceder a los sistemas informáticos y dispositivos que MNP pone a disposición de sus Profesionales (por ejemplo, ordenadores de sobremesa y portátiles, cuentas de correo electrónico, dispositivos de almacenamiento, telefonía móvil, etc.), incluidos los correos electrónicos enviados o recibidos a través del correo electrónico corporativo, siempre y cuando se cumplan los requisitos previstos en la normativa aplicable para realizar el acceso; y

  6. cualquier otra diligencia que el instructor estime oportuna para la averiguación de los hechos y se ajuste a la normativa aplicable.

En caso de que los hechos objeto de investigación ya estén siendo investigados por la autoridad competente, el instructor tendrá en cuenta esta circunstancia a la hora de valorar la procedencia de practicar las diligencias de investigación indicadas en el presente apartado.

 

7.3.-Comunicación con el investigado

Durante la investigación,  si el Instructor lo ve necesario se pondrá en contacto con la persona investigada para informarle sobre los hechos que se le atribuyen y los principales desarrollos que podrían surgir durante la investigación. Este paso garantiza la transparencia y da al investigado la oportunidad de estar informado desde el inicio del proceso.

No obstante, la comunicación directa con el investigado podría posponerse si existiera un riesgo de que esta pudiera comprometer la integridad de la investigación. Situaciones como la posible manipulación o destrucción de pruebas o la dificultad en la obtención de las mismas justificarían un retraso en la notificación hasta que se minimicen estos riesgos.

Antes de proponer cualquier resolución, el Instructor deberá otorgar al investigado la oportunidad de presentar su declaración. Se le dará un plazo de diez (10) días para hacer alegaciones por escrito y para aportar cualquier documentación, evidencia o prueba en su defensa que considere pertinente. Este procedimiento de audiencia es esencial para asegurar que el proceso sea justo y que el investigado tenga la oportunidad de responder adecuadamente a las acusaciones.

7.4.-Conclusión de la investigación interna y Emisión del Informe Motivado

Conclusión e Informe de Investigación: Una vez completada la investigación interna, el Instructor redactará un informe detallado que reflejará las actuaciones realizadas y las conclusiones alcanzadas. Este informe será revisado y remitido al Comité de Ética y Cumplimiento. El Responsable del SII adoptará las medidas necesarias para prevenir cualquier conflicto de interés que pudiera afectar la objetividad de los miembros del Comité.

Elementos del Informe Motivado de Conclusiones: El informe incluirá:

  1. Identificación de los sujetos intervinientes en la investigación.

  2. Descripción detallada de la naturaleza de la irregularidad o incumplimiento investigado.

  3. Relación de los hechos o descubrimientos relevantes.

  4. Valoración y conclusiones basadas en los hechos analizados.

  5. Recomendaciones para medidas disciplinarias o acciones correctivas, según corresponda.

Decisiones y Recomendaciones del Comité de Ética y Cumplimiento: En caso de que la investigación confirme la comisión de la infracción:

  1. El Comité de Ética y Cumplimiento evaluará el informe y propondrá las acciones correctivas adecuadas, que pueden incluir la adopción de medidas disciplinarias si se identifica mala fe por parte de alguna de las partes involucradas.

  2. Las propuestas se elevarán al órgano interno competente para su tramitación y/o adopción.

  3. Además, el Comité deberá sugerir mejoras en las normas y controles internos para prevenir futuras infracciones similares.

Resolución del Informe de Investigación: La resolución del informe puede resultar en:

  1. El archivo del expediente si los hechos carecen de relevancia, no existe suficiente prueba, o la información no es veraz.

  2. La declaración de una irregularidad o incumplimiento de la normativa interna o legislación, instando a la dirección del MNP a la aplicación del régimen disciplinario, a través de la Coordinación General de Recursos Humanos.

Medidas Finales: Cualquier conclusión relevante del informe que implique la posibilidad de adopción de medidas disciplinarias se comunicará a la Coordinación General de Recursos Humanos para su elevación a la dirección del MNP que decidirá sobre la necesidad de adoptar medidas disciplinarias.

7.5.-Plazo de respuesta a las actuaciones de investigación 

Plazo de Respuesta a las Actuaciones de Investigación:  De acuerdo con el artículo 9.2 d) de la Ley de Protección del Informante, el plazo máximo establecido para proporcionar una respuesta al informante sobre las actuaciones de investigación es de tres meses. Este plazo comienza a contar una vez transcurrido el plazo inicial de siete días después de recibida la comunicación. Sin embargo, en casos de especial complejidad que justifiquen una dilatación del tiempo necesario para una investigación exhaustiva, este plazo puede extenderse por otros tres meses adicionales.

Definición de 'Respuesta': Para los efectos de esta sección, el término "respuesta" se define como la información que se proporciona al informante sobre las medidas previstas o ya adoptadas en relación con su comunicación, así como las razones de dichas medidas, tal como se especifica en el artículo 5 de la Directiva (UE) 2019/1937.

Procedimientos de Información: Durante todo el proceso, se mantendrá al informante adecuadamente informado sobre el progreso de la investigación y las medidas tomadas. Esta comunicación es crucial para asegurar la transparencia y mantener la confianza del informante en el proceso de gestión de su comunicación.

7.6.-Adopción de Medidas Disciplinarias y Comunicación al Ministerio Fiscal 

Adopción de Medidas Disciplinarias: Cuando se confirme la comisión de una irregularidad o incumplimiento,la Coordinación General de  Recursos Humanos propondrá a la dirección del MNP la adopción de las medidas disciplinarias apropiadas conforme a la normativa laboral vigente y el  5 º convenio colectivo MNP. Las sanciones se graduarán según la gravedad de los hechos, considerando aspectos como el daño causado, la reincidencia, y el grado de participación del implicado, en los términos establecidos en el convenio colectivo. En casos donde se requiera la apertura de un expediente disciplinario, se elaborará un Informe Motivado de Conclusiones por Personas y Recursos, que se incorporará al expediente para garantizar la coherencia y evitar duplicidades en las actuaciones.

Comunicación de Delitos al Ministerio Fiscal: De acuerdo con el artículo 9.2 j) de la Ley de Protección del Informante, si durante la investigación se detectaran indicios de la comisión de un delito, la información se remitirá de manera inmediata al Ministerio Fiscal. En situaciones donde los hechos investigados afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, la información se dirigirá a la Fiscalía Europea. Esta acción se realizará adaptándose a la normativa y derechos aplicables, teniendo en cuenta las circunstancias específicas del caso.

8.-DERECHOS Y DEBERES DE LOS AFECTADOS POR LA COMUNICACIÓN

8.1.-Garantía general de confidencialidad

Mantenimiento de la Confidencialidad: La confidencialidad de todas las comunicaciones recibidas y de las investigaciones resultantes se mantendrá estrictamente de acuerdo con los términos establecidos en este Procedimiento. Este compromiso garantiza que la información manejada durante el proceso de investigación se protege adecuadamente contra el acceso no autorizado o la divulgación indebida.

Respeto a los Derechos del Informante y los Investigados: Todas las investigaciones internas se realizarán respetando los derechos tanto del informante como de las personas afectadas o investigadas. Este enfoque asegura un trato justo y equitativo para todas las partes involucradas, promoviendo un ambiente de confianza y seguridad jurídica dentro del MNP.

Acceso Restringido a la Información: Las comunicaciones que sean admitidas y sujetas a investigación se archivarán y gestionarán de forma que solo las personas autorizadas y directamente involucradas en las diferentes etapas de la tramitación y seguimiento de la investigación tengan acceso a ellas. Esto incluye todas las fases desde la recepción de la comunicación hasta la conclusión de la investigación y la implementación de las medidas correspondientes. Esta restricción de acceso ayuda a evitar conflictos de interés y a mantener la integridad del proceso investigativo.

8.2.-Derechos y deberes del Informante

Se mantendrá la confidencialidad de la identidad del Informante, sin que esta pueda ser divulgada a ninguna persona distinta de las personas que participen en el análisis de la comunicación, en la eventual investigación que se realice y en el análisis de sus resultados, así como en la adopción de las decisiones que resulten procedentes con respecto a la persona afectada (estas personas, en todo caso, tendrán la obligación de guardar confidencialidad).

Sin perjuicio de lo anterior, la identidad del Informante (cuando no haya comunicado de manera anónima) podrá comunicarse al juez, fiscal, policía o autoridad administrativa a quien en su caso se traslade el resultado de la investigación, al margen de lo dispuesto en el apartado 6.5 del presente Procedimiento.

El Informante no podrá ser sancionado ni sufrirá ninguna consecuencia negativa o represalia[4] (incluyendo la amenaza o tentativa de la misma) por el hecho de haber formulado la comunicación. Esta garantía de ausencia de represalias se extiende a las personas físicas y jurídicas vinculadas con el Informante, [5] a las personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el Informante, le asistan al mismo en el proceso y a los representantes legales de  los empleados públicos del organismo en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al Informante.

No obstante, las garantías de protección al Informante previstas en los párrafos anteriores no serán de aplicación a aquellas personas que comuniquen o revelen:

  1. informaciones a sabiendas de su falsedad (en cuyo caso el Informante estará sujeto a sanción disciplinaria y/o a las medidas legales que correspondan atendiendo a las responsabilidades administrativas, penales y/o civiles previstas en las normas aplicables);

  2. informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas a trámite por alguno de los motivos previstos en el presente Procedimiento;

  3. informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al Informante y a las personas concernidas por la comunicación relativas a hechos que no pueden considerarse desproporcionados en un ambiente normal de trabajo y que no impliquen una infracción de las políticas de cumplimiento de MNP  ni de las normas legales aplicables; e

  4. informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.

 

8.3.-Derechos y deberes del investigado

El investigado tiene derecho a ser informado de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oído por el instructor de la investigación interna cuantas veces lo solicite. No obstante, la comunicación al investigado tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

Asimismo, sin perjuicio de los resultados que se alcancen en la investigación interna y de las medidas disciplinarias o de otro tipo que fueran procedentes en función de la relación que el investigado guarde con el MNP, en la investigación interna se respetará el derecho al honor y la presunción de inocencia del investigado. Además, el investigado será informado de las decisiones que puedan en su caso adoptar el MNP frente a él como resultado de la investigación.

En cualquier caso, entre los derechos del investigado no se incluye conocer la identidad del Informante.

8.4.-Derechos y deberes de las personas no investigadas que colaboren en la investigación

Sin perjuicio de los derechos que ostente el Investigado conforme a la normativa aplicable, todos los profesionales y empleados de MNP deberán colaborar con la investigación interna. En particular, según resulte procedente conforme  a la normativa aplicable, deberán:

  1. comparecer ante el instructor, en el caso de que así sean requeridos, contestando a todas las preguntas que se les formule;

  2. contestar a todos los requerimientos de información o documentación formulados por el instructor;

  3. facilitar al instructor todos los documentos que sirvan para la averiguación y esclarecimiento de los hechos investigados; y

  4. mantener confidencialidad sobre la existencia de la investigación y su contenido.

El incumplimiento de las obligaciones anteriores, dependiendo de su relevancia y de las circunstancias en que se produzca, podrá ser objeto de las sanciones que correspondan conforme a la normativa aplicable o de las actuaciones que procedan dependiendo del tipo de relación que el infractor mantenga con el MNP.

Los requerimientos de documentación e información que efectúe el instructor deberán referirse a los hechos objeto de investigación y ser los estrictamente necesarios y adecuados para su esclarecimiento.

El  mero hecho de colaborar con la investigación nunca podrá ser merecedor de sanción, represalia o de ninguna otra consecuencia negativa.

9.- PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Los datos de carácter personal que se manejan en el proceso descrito en el presente Procedimiento se tratarán de acuerdo con la legislación de protección de datos aplicable y, en particular, conforme  a lo dispuesto en el Título VI de la Ley 2/2023.

9.1.-Responsable del tratamiento y Delegado de Protección de Datos 

El órgano de administración del  MNP está obligado a tener un SII conforme  a la Ley 2/2023 tendrán la consideración de responsables del tratamiento de los datos personales derivado del uso del Sistema Interno de Información y la tramitación de investigaciones internas (en lo sucesivo, los “Datos Personales”) de conformidad con este Procedimiento y con lo previsto en la normativa sobre protección de datos personales.

El Delegado de Protección de Datos es un punto de contacto con la entidad responsable, para cuestiones relativas al tratamiento de datos personales. Si lo desea, el interesado puede contactar con él en dpd@museodelprado.es.

9.2.-Categoría de datos personales y origen de los datos 

Los Datos Personales que se tratarán en el ámbito del SII de MNP serán datos identificativos, de contacto, económicos, profesionales y laborales y relativos a los hechos de los que se informa, y en ocasiones excepcionales cuando así sea necesario en el contexto y conforme  a la naturaleza de la investigación, datos de categorías especiales (tales como datos relativos a infracciones penales o administrativas, datos de salud, datos sobre la orientación o vida sexual u origen étnico o racial) así como cualquier otro dato derivado del uso y funcionamiento del SII.

Los Datos Personales tratados en el ámbito del SII serán los aportados directamente por los interesados o, en su caso, por los Informantes, así como por los profesionales y terceros a los que se solicite información en el transcurso de la investigación, si esta se produce, y que estarán en todo caso relacionados con los hechos investigados.

9.3.-Sobre el tratamiento de datos personales (finalidades, bases legales y plazos de retención)

  • Finalidades del tratamiento y base de legitimación del SII

Los Datos Personales se tratarán con el fin de procesar la comunicación y decidir sobre su admisión o inadmisión, y, en caso de admisión, llevar a cabo la investigación correspondiente y adoptar las  medidas correctoras y disciplinarias que puedan corresponder.

Estos tratamientos de datos se realizarán con base en la obligación de disponer un SII que establece la Ley 2/2023 y el resto de normativa que resulte aplicable, el cumplimiento de las obligaciones legales y el cumplimiento de una misión en interés público.

De igual manera, y únicamente cuando sea estrictamente necesario para estas finalidades, se podrán tratar categorías especiales de datos por razones de un interés público esencial de acuerdo con el artículo 9.2.g) RGPD.

  • Conservación de datos en el SII.

Los Datos Personales sólo se tratarán dentro del Canal de Protección del Informante por el tiempo necesario para tomar una decisión sobre su admisión y no se comunicarán a terceros, salvo que sea necesario para el buen funcionamiento del sistema o para la adopción de una decisión respecto a la admisión a trámite de una comunicación.

Una vez adoptada la decisión sobre su admisión o inadmisión, los Datos Personales serán eliminados del Canal de Protección del Informante y, en todo caso, si no se hubiera tomado una decisión al respecto, transcurridos tres meses desde su registro. No obstante, podrá conservarse información limitada durante más tiempo con el fin de dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

  • Tramitación de la investigación interna y conservación posterior de datos

En caso de que la comunicación sea admitida a trámite, los Datos Personales podrán tratarse fuera del Canal de Protección del Informante por el equipo responsable de la investigación, y ello con la finalidad de llevar a cabo la investigación interna pertinente. Este tratamiento se realizará para:

  1. dar cumplimiento a la obligación de tener un SII conforme a la Ley de Protección del Informante, con base en el cumplimiento de obligaciones legales de dichas sociedades (art. 6.1.c) RGPD); y

  2. para el cumplimiento de una misión en interés público (art. 6.1.e) RGPD).

Los Datos Personales se tratarán por el tiempo necesario para llevar a cabo la investigación y cumplir con obligaciones legales.

Si se acredita que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

Una vez concluida la investigación, los Datos Personales se conservará el tiempo necesario para adoptar y ejecutar las medidas que correspondan y, tras ello, por el plazo máximo de prescripción de cualesquiera acciones legales o contractuales. En ningún caso se conservarán los datos por un período superior a diez años.

  • Destinatarios de los datos personales y transferencias internacionales

Los Datos Personales se tratarán por el Comité de Ética y Cumplimiento y por aquellas personas del  MNP que, de conformidad con el ámbito de sus competencias y funciones y de conformidad con la Ley de Protección del Informante, sea necesario. Sólo se comunicarán a terceros cuando fuera apropiado para llevar a cabo la investigación (p. ej., proveedores de servicios o asesores externos) o para la posterior adopción de las medidas correctivas correspondientes (p.ej., la Coordinación General de Recursos Humanos cuando proceda adoptar medidas disciplinarias contra un empleado público por indicación de la dirección del MNP y siempre en los supuestos previstos en el convenio colectivo).

La identidad del Informante podrá comunicarse a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Las revelaciones hechas a estos efectos estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se trasladará esta circunstancia al Informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

Si en los hechos informados o posteriormente investigados cocurrieran circunstancias que hicieran necesaria la transferencia internacional de Datos Personales, se adoptarán las medidas adecuadas conforme  a la normativa aplicable. Asimismo, en caso de que el tratamiento de datos por alguno de los prestadores de servicios que asistan en la gestión del Canal de Protección del Informante o de la investigación implicará transferencias internacionales, estas se realizarán en todo caso de conformidad con la normativa aplicable y se podrá solicitar información sobre las garantías adoptadas por el MNP contactando con el Delegado de Protección de Datos dpd@museodelprado.es.  

  • Ejercicio de derechos de protección de Datos Personales

Los interesados podrán dirigirse al Delegado de Protección de Datos en la dirección de correo electrónico dpd@museodelprado.es a los efectos de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, portabilidad, limitación o cualesquiera otros derechos reconocidos por la normativa en relación con los datos que figuren en el correspondiente expediente, en los términos previstos en la legislación aplicable. No obstante, cuando la persona a la que se le atribuyen los hechos o cualquier tercero ejercite su derecho de acceso, no se le comunicarán los datos identificativos del Informante.

Asimismo, los titulares de los Datos Personales pueden presentar reclamación o solicitud relacionada con la protección de sus Datos Personales ante la correspondiente autoridad de protección de datos, en España, la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

9.4.-Libro-registro 

El Responsable del SII velará por que se lleve un libro-registro de las comunicaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando los requisitos de confidencialidad y de las obligaciones en materia de protección de datos previstos en este Procedimiento y en la normativa aplicable.

Este libro-registro no será público, pudiendo accederse a su contenido del mismo únicamente a petición razonada de la autoridad judicial competente en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella.

10.- FORMACIÓN Y DIFUSIÓN

El contenido del presente Procedimiento será objeto de las acciones de formación y difusión que en cada momento determine el Comité de Ética y Cumplimiento de MNP.

Asimismo, se remitirá a los empleados del organismo una copia del Procedimiento en el momento en que se incorporen al MNP. Además, en la página web https://www.museodelprado.es/  se incluirá una sección específica relativa a la existencia del SII objeto del presente Procedimiento, así como las instrucciones relativas a su acceso y utilización.

11.- RÉGIMEN DISCIPLINARIO

El incumplimiento de lo dispuesto en el presente Procedimiento podrá dar lugar a la imposición de sanciones disciplinarias o a las actuaciones que procedan según la relación que el infractor mantenga con el MNP.

12.- CANAL EXTERNO 

Los informantes pueden optar por presentar sus comunicaciones por el canal interno o por el canal externo respecto a acciones u omisiones que se ajusten a lo establecido en la Ley 2/2023.

Próximamente estará disponible un canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.)

Actualmente existen los siguientes canales externos de información:

  • Servicio Nacional de Coordinación Antifraude, para comunicación de fraudes o irregularidades que afecten a fondos europeos.

  • Canales de la Oficina europea de lucha contra el fraude (OLAF).

  • Canal europeo para comunicar prácticas anticompetitivas (antimonopolio, fusiones, control de ayudas europeas).

 

Modalidades de Comunicación Los informantes pueden elegir entre varias modalidades para realizar sus comunicaciones, las cuales pueden ser anónimas si así lo prefieren:

  • Escrita: Las comunicaciones pueden enviarse por correo postal o mediante cualquier forma electrónica previamente establecida para comunicarse con el canal externo de la AAI o con la autoridad competente de la comunidad autónoma.

  • Presencial: Además, se ofrece la opción de realizar reuniones presenciales para discutir los casos, las cuales deben ser solicitadas y programadas dentro de un plazo máximo de siete (7) días.

Estas vías de comunicación están diseñadas para garantizar que los informantes tengan acceso seguro y confidencial para reportar cualquier incidente relevante, reforzando así la transparencia y el cumplimiento ético dentro del marco legal vigente, mientras se espera la implementación de la AAI.

 

13.- APROBACIÓN Y ENTRADA EN VIGOR DEL PROCEDIMIENTO

El Comité de Ética y Cumplimiento del MNP compuesto por el Jefe de Área de Desarrollo Digital; Isabel Quintana Jiménez, (Jefa de Área Jurídica y Secretaria Técnica del Real Patronato); Jaime Puchol Aiguabella, (Coordinador General de Recursos Humanos) y Mario de la Peña Triguero (Responsable del Sistema Interno de Información) aprobaron este Procedimiento y sus posteriores revisiones:

 

  • Fecha de aprobación inicial 4 de noviembre de 2024  día en el que entró en vigor en todas ellas con efectos vinculantes para todos sus destinatarios.

 

 

[1] Las infracciones que pueden ser objeto de comunicación son (i) infracciones de Derecho de la Unión Europea cuando entren en el ámbito establecido por el Anexo I de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento y del Consejo de 23 de octubre de 2019, afecten a los intereses financieros de la Unión o incidan en el mercado interior; (ii) infracciones administrativas graves o muy graves de acuerdo con el ordenamiento jurídico español; e (iii) infracciones penales.

[2]  La Ley de Protección del Informante autoriza la creación de la AAi, si bien esta autoridad aún no ha sido creada a la fecha de aprobación del presente Procedimiento.

[3]  Por ejemplo, en España, dependiendo de la información de la que se trate, podrá dirigirse la comunicación a distintas autoridades como la Comisión Nacional de los Mercados y de la Competencia, la Administración Estatal de la Agencia Tributaria, la Comisión Nacional de Mercado de Valores, la Agencia Española de Protección de Datos, etc. o, en su caso, las autoridades penales competentes (Juzgado de Instrucción o de Paz, las Fuerzas o Cuerpos de Seguridad del Estado, de las Comunidades Autónomas o de las Corporaciones Locales, así como el Ministerio Fiscal o, cuando los hechos potencialmente constitutivos de delito afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, la Fiscalía Europea).

[4] De acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 36 de la Ley de Protección del Informante, el concepto general de represalia engloba “cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública”. Asimismo, de acuerdo con el apartado 1 del artículo 36 de la Ley de Protección del Informante, se prohíben todos los actos constitutivos de represalia, quedando incluidas tanto las amenazas como las tentativas de represalia.

[5] En concreto: (a) personas físicas que estén relacionadas con el Informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del Informante; y (b) personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.