Política del Sistema Interno de Información

 ÍNDICE

1. Introducción
2. Términos y Definiciones
3. Finalidad
4. Ámbito de Aplicación
5. Principios del Sistema Interno de Información
6. Elementos del Sistema
7. Canal Interno de Información
8. Canal Externo de Información
9. Ámbito de Protección
10. Consideraciones en los Casos de Revelación Pública
11. Confidencialidad y Protección de Datos
12. Medidas de Protección a los Informantes
13. Obligación de Cumplimiento
14. Revisión, Control y Actualización de la Política
15. Comité de ética y cumplimiento 
16. Validación y Aprobación de la Política
17. Difusión Publicidad y Entrada en Vigor de la Política

1.-INTRODUCIÓN  

El Museo Nacional del Prado (en adelante “MNP” o Museo) manifiesta su firme compromiso con el respeto absoluto a la ley y la adopción de un comportamiento ético y transparente en todas las facetas de su actividad como referente internacional por su compromiso con la preservación del patrimonio cultural, la educación y divulgación artística. Esta postura se extiende a las relaciones con el personal interno de MNP.

En el núcleo de nuestros principios éticos se encuentran la integridad, legalidad, transparencia y honestidad. Además, nos comprometemos activamente con la sociedad y su desarrollo. Estos valores fundamentales guían todas nuestras acciones y decisiones. Para asegurar la coherencia con estos principios, hemos implementado un Sistema Interno de Información (en adelante SII) que refuerza nuestro compromiso con el cumplimiento de la ley y la ética en todos los aspectos de nuestra operación.

Por otro lado, el 23 de octubre de 2019, se ratificó la Directiva  2019/1937 (UE), del Parlamento Europeo y del Consejo, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión en áreas específicas. En este contexto, el 20 de febrero de 2023, España promulgó la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, también denominada “Ley de protección del informante”.

El MNP reconoce y asume los principios consagrados en la Directiva  2019/1937 (UE), y la Ley de protección del informante. En un esfuerzo por subrayar este compromiso, se aprueba la presente Política del Sistema Interno de Información. Las disposiciones de esta política complementan las establecidas en el Procedimiento de gestión, investigación y respuesta de comunicaciones (a partir de ahora GIR) recibidas  a través del Sistema Interno de Información.

Esta Política tiene como objetivo principal establecer los principios generales del Sistema Interno de Información de MNP, así como los derechos de los informantes. Además, regula el procedimiento para poner en conocimiento del Responsable del Sistema los hechos relacionados con las materias referidas en el ámbito material de aplicación, de acuerdo con lo establecido en la Directiva  2019/1937 (UE), y la Ley de protección del informante. La implementación del Procedimiento GIR (recibidas a través del Sistema Interno de Información) complementa estos esfuerzos, ajustándose a las exigencias de las mencionadas directivas y ley.

Adicionalmente, la Ley 2/2023, de 20 de febrero de 2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la Ley 2/2023) impone la obligación a determinadas personas y entidades del sector público o privado de dotarse de un Sistema Interno de Información (SII). En este contexto, el MNP establece su SII, que se ajusta a lo dispuesto en la Ley 2/2023. Este canal es el cauce preferente para informar, de manera personal o anónima, sobre ilícitos penales o administrativos del ordenamiento español, así como ciertas infracciones del derecho europeo. 

Con la voluntad de fortalecer aún más la integridad y transparencia en su operación, el órgano de dirección de MNP designa al Comité de Ética y Cumplimiento, encargado de gestionar el Cumplimiento Normativo, como a la persona Responsable del SII (Sistema Interno de Información), conforme al artículo 8.3 de la Ley 2/2023. Este órgano operará de manera independiente y autónoma respecto de otros órganos y entidades dentro del Museo, en cumplimiento del artículo 8.4 de la Ley 2/2023. Asimismo, el MNP elabora y aprueba la presente Política del SII para cumplir con el mandato legal del artículo 5.1 h) de la Ley 2/2023, enunciando los principios generales del SII y la defensa de la persona informante.

2.-TÉRMINOS Y DEFINICIONES 

En virtud de la presente normativa sobre protección del informante, se emplean los siguientes términos y definiciones:

1. Sistema Interno de Información (SII): El conjunto de elementos que facilitan a la persona informante la presentación de comunicaciones, garantizando su tramitación con las debidas salvaguardas. Incluye canales internos, procedimientos y el órgano responsable.
2. Canal:El cauce para la entrada de comunicaciones.
3. Persona Informante: Individuo legitimado para comunicar a través del SII de MNP información obtenida en el contexto de sus actividades laborales o profesionales.
4. Comunicación: La transmisión, verbal o escrita, de información sobre infracciones, irregularidades, quejas, reclamaciones, sugerencias o dudas interpretativas.
5. Infracción:Comunicación que expone una vulneración real o potencial del ordenamiento jurídico español, el ordenamiento europeo o la normativa interna en el MNP o en una organización relacionada.
6. Irregularidad: Conducta contraria a las buenas prácticas y procedimientos de la organización.
7. Queja: Comunicación que expresa insatisfacción o desacuerdo sobre algún aspecto del  Cumplimiento o la actividad de la organización.
8. Reclamación: Comunicación mediante la cual la persona informante exige un derecho o interés legítimo supuestamente vulnerado o desatendido.
9. Sugerencia: Comunicación que presenta la opinión o propuesta de mejora sobre algún aspecto del Cumplimiento o el funcionamiento de la organización.
10. Duda Interpretativa: Comunicación que plantea preguntas sobre la interpretación de normas, recomendaciones, procedimientos o protocolos de actuación.
11. Persona Afectada: Persona física o jurídica mencionada en la comunicación como aquella a quien se atribuyen o con la que se asocian los hechos comunicados.
12. Procedimiento de Gestión: Conjunto ordenado de actuaciones para la tramitación y resolución segura, efectiva y confidencial de las comunicaciones presentadas al SII del MNP.
13. Medidas de Protección: Garantías para salvaguardar la identidad de quienes presentan comunicaciones y prevenir represalias.
14. Medidas de Apoyo: Asistencias técnicas, apoyo psicológico y financiero brindado por entidades públicas a personas que comuniquen infracciones.
15. Órganos de cumplimiento: Encargado de velar por la actualización y eficacia del cumplimiento normativo y el Responsable de su SII en el MNP.
16. Órganos rectores: Órgano de gobierno del MNP, cuya elección, composición y competencias están reguladas través de la ley reguladora del MNP, así como en el estatuto del MNP.

3.-FINALIDAD 

La implementación del SII en  el MNP tiene como objetivo fundamental facilitar a las personas internas y terceros la comunicación sobre conductas irregulares o ilícitas, garantizando la protección contra posibles represalias. Además, busca fortalecer la cultura de cumplimiento dentro del organismo público, alineándose con los principios y valores del  MNP.

En el caso del MNP, la Política del SII establece los principios que rigen dicho sistema y garantiza la protección de los informantes frente a represalias. Se enfoca en denunciar actos ilícitos conocidos en el ámbito laboral o profesional, irregularidades de la Ley 46/2003, de 25 de noviembre, reguladora del Museo Nacional del Prado, el Real Decreto 433/2004, de 12 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto del Museo Nacional del Prado , convenio colectivo MNP. u otras prácticas inadecuadas, promoviendo la cultura de la información e integridad en la organización.

Por otro lado, la Política del MNP se orienta a prevenir, detectar y responder a conductas irregulares o ilícitas, expresando un compromiso firme con sus valores y principios éticos. Asimismo, proyecta un mensaje contundente contra la comisión de irregularidades, asegurando mecanismos efectivos de comunicación y contribuyendo a los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU.

La Ley 2/2023, que regula la protección del informante en España, tiene como finalidad principal proteger a los comunicadores y fomentar la cultura de la información como medida preventiva contra irregularidades. Este sistema, canalizado a través de canales internos, puede utilizarse para denunciar diversas conductas.

En resumen, la finalidad común de estas políticas es establecer principios éticos, garantizar la protección de los informantes, promover la cultura de cumplimiento, prevenir conductas irregulares y contribuir al desarrollo sostenible, cada una adaptada a las particularidades del MNP.

4.-ÁMBITO DE APLICACIÓN 

4.1-Ámbito subjetivo de aplicación 

La presente Política se extiende a cualquier individuo que haya conocido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, sin importar la modalidad jurídica que rija su relación con el MNP. Esto incluye situaciones en las que la relación laboral o de servicios esté vigente, extinguida o aún no iniciada. Aquellas personas sujetas o vinculadas a la autoridad y control del MNP en términos laborales o mercantiles también pueden ser afectadas, abarcando a empleados públicos, personal directivo, entidades colaboradoras, proveedores, y cualquier otra persona vinculada al modelo de cumplimiento normativo del MNP.

Este ámbito subjetivo comprende:

1. Miembros de los órganos rectores y dirección del MNP, incluyendo los no ejecutivos.
2. Empleados del MNP, incluyendo becarios, trabajadores en formación, y aquellos cuya relación laboral aún no ha comenzado durante procesos de selección o negociación precontractual; personas cuya relación laboral con el MNP haya concluido o aún no haya comenzado, siempre que la información comunicada se haya obtenido durante el proceso de selección o negociación precontractual.
3. Personas que trabajan para o están bajo la supervisión de contratistas, subcontratistas y proveedores del MNP.
4. Representantes legales de los trabajadores que asisten al informante.
5. Personas físicas dentro de la organización que asistan al informante en el proceso.
6. Personas relacionadas con el informante que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares.
7. Personas jurídicas para las que trabaje o con las que tenga relación laboral, incluyendo aquellas en las que tenga una participación significativa.
8. Comités, comisiones, representaciones nacionales e internacionales, grupos de trabajo, estudio o investigación vinculados al MNP.
9. Miembros del Real Patronato del Museo Nacional de Prado.

4.2-Ámbito objetivo de aplicación 

El ámbito objetivo de aplicación del SII se extiende a todas aquellas conductas que contravengan la normativa interna del MNP, la Ley 46/2003, de 25 de noviembre, reguladora del Museo Nacional del Prado, el Real Decreto 433/2004, de 12 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto del Museo Nacional del Prado o el 5 º convenio colectivo MNP.

Específicamente, se centra en acciones que presenten al menos una de las siguientes características:

1. Infracciones del ordenamiento jurídico, destacando infracciones penales y administrativas graves.
2. Infracciones de la normativa anti-acoso y reclamaciones laborales.
3. Constitución de una infracción de carácter administrativo.  Infracciones y reclamaciones en materia de protección de datos.
4. Atribución de responsabilidad, perjuicio o descrédito al MNP
5. Información, conocimiento, experiencia u otras circunstancias que la persona sujeta o vinculada considere pertinente para poner en conocimiento del MNP, especialmente en relación con asuntos éticos de la gestión interna, el cumplimiento normativo o cualquiera de los puntos anteriores. Se requiere que estas acciones o conductas sean atribuibles a cualquier persona o entidad vinculada al MNP.

Como requisito adicional para su tratamiento en el SII, estas acciones o conductas tienen que ser atribuibles a cualquier persona, o entidad vinculada al MNP tal y como se ha tratado en el punto anterior.

También se podrá utilizar el Canal de Protección del Informante para comunicar infracciones en materia de contratación pública, servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales, seguridad de productos y conformidad, seguridad del transporte, protección del medio ambiente, radiaciones y seguridad nuclear, alimentos y piensos, sanidad animal, bienestar animal, salud pública, protección de consumidores, privacidad y datos personales, así como seguridad de redes y sistemas de información. (Incluye infracciones contempladas en: (i) el Anexo de la Directiva UE 2019/1937, en especial en la Parte I, B, relativa a servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo; (ii) en el artículo 325 del Tratado Fundacional de la Unión Europea (TFUE) relativo a la lucha contra el fraude; o, (iii) que afecte al mercado interior según lo establecido en el artículo 26 del TFUE.)

Independientemente de la calificación que realice el ordenamiento jurídico interno, se incluyen aquellas acciones que afecten a los intereses financieros de la Unión, conforme al artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

El Responsable del Sistema recabará la información sobre las citadas infracciones a través de una plataforma informática única que permitirá las comunicaciones por escrito (Artículo 5.2.c de la Ley 2/2023.), cuyo acceso se puede llevar a cabo mediante el  siguiente enlace.

A través del SII, la persona Informante podrá, también, en caso de considerarlo necesario, solicitar una reunión presencial a los efectos de presentar su comunicación. ( Artículo 7.2 de la Ley 2/2023).

5.-PRINCIPIOS DEL SII

Los principios generales que presiden e inspiran el Sistema Interno de Información, con el fin de asegurar el adecuado funcionamiento del mismo y de garantizar los derechos de las personas implicadas en las comunicaciones, son los siguientes:

5.1.-Principio de Tolerancia Cero.

El Sistema Interno de Información (en adelante SII) se erige como la encarnación del firme compromiso adoptado por el MNP hacia la tolerancia cero y el rechazo absoluto ante cualquier violación de la legalidad vigente o de los fundamentos éticos y valores. En este escenario, se establece como obligación para todos los miembros del MNP la notificación de cualquier conducta que pueda constituir una infracción. El SII abarca y regula todas las vías de acceso para fomentar una cultura preventiva fundamentada en el principio de "tolerancia cero" frente a conductas irregulares, acciones ilícitas o contrarias a la ley, al sistema de gobernanza y sostenibilidad.

Por un lado, se promueve la aplicación de principios éticos y comportamientos responsables que deben guiar la actuación de los miembros de los órganos rectores, así como de los profesionales de MNP sin importar su posición jerárquica, ubicación geográfica o dependencia funcional, al igual que los proveedores vinculados. Este principio de "tolerancia cero" es absoluto y prevalece sobre cualquier posible beneficio, ya sea económico u otro, para el MNP, sus administradores o profesionales, cuando dicho beneficio se sustente en una transacción o negocio irregular, ilícito o contrario a la ley, al sistema de gobernanza y sostenibilidad, y, en particular, a los principios éticos establecidos en el Código de conducta.

5.2.-Principio de Efectividad.

Las comunicaciones recibidas referentes a violaciones del Derecho de la Unión Europea, infracciones administrativas o penales de gravedad significativa, así como infracciones del Derecho Laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, serán abordadas de manera efectiva en todos los casos.

Para facilitar este proceso, el MNP pone a disposición pública un canal que permite la realización de comunicaciones, relacionadas con el incumplimiento de las normativas aplicables a la organización, tanto a nivel europeo, nacional como interno. El SII cuenta con canales específicos que garantizan la protección del denunciante contra cualquier represalia, de acuerdo con lo establecido por la Ley 2/2023. Además, se brinda la opción de presentar comunicaciones de manera escrita, de forma personal o anónima, mediante el Canal, que opera como canal de cumplimiento y como canal interno conforme a la legislación mencionada.

5.3.-Prohibición de Represalias y Salvaguarda del Informante:

Queda terminantemente prohibida la adopción de represalias contra las personas informantes o terceros relacionados que utilicen el Sistema Interno de Información del MNP. Esta prohibición abarca amenazas y cualquier intento de represalia.

El término "represalia" se define como cualquier acto u omisión prohibido por la ley, o que, de manera directa o indirecta, conlleve un trato desfavorable situando a la persona afectada en una desventaja específica en el ámbito laboral o profesional debido a su condición de informante o su colaboración en la gestión de información. Cualquier represalia o intento de represalia debe ser reportado de inmediato al Responsable del Sistema.

El SII permite la comunicación anónima, facilitando que las personas informantes denuncien infracciones e irregularidades que, de lo contrario, podrían temer comunicar por miedo a represalias en caso de ser identificadas. El MNP garantiza la protección de los informantes y prohíbe cualquier forma de represalia.

Los informantes que, de buena fe, realicen una comunicación estarán protegidos frente a posibles discriminaciones y represalias por su acción. Se prohíbe estrictamente tomar medidas en contra de los informantes como represalia o consecuencia negativa por comunicar acciones que presuntamente no se alinean con el comportamiento corporativo actual, o que sean ilícitas o criminales.

No obstante, la prohibición de represalias no impide la adopción de medidas disciplinarias apropiadas si la investigación interna determina que la comunicación es falsa y ha sido realizada de mala fe por el informante.

A modo enunciativo, pero no limitativo, podrán considerarse represalias:

1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o terminación laboral, salvo en ejercicio regular del poder de dirección conforme a la legislación laboral.
2. Daños, incluidos los reputacionales, pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
3. Referencias negativas respecto al trabajo profesional.
4. Inclusión en listas negras o difusión de información en un sector que dificulte el acceso o ascenso en el trabajo.
5. Denegación o anulación de permisos o formaciones.
6. Discriminación o trato desfavorable o injusto.

Los informantes que denuncien actos ilícitos o irregulares podrán beneficiarse de las siguientes medidas de apoyo que ofrecen otros canales externos https://www.cultura.gob.es/servicios-al-ciudadano/integridad-publica/otros-canales.html  :

1. Información y asesoramiento gratuitos, completos e imparciales, que estén al alcance de todos, sobre los pasos a seguir, las opciones disponibles, la protección contra las represalias y los derechos del denunciante.
2. Ayuda efectiva de las autoridades competentes ante cualquier instancia implicada en su protección contra las represalias, incluyendo la confirmación de que pueden acogerse a la protección que establece la Ley de Protección del Informante.
3. Asistencia legal en los procesos penales y en los procesos civiles que impliquen a otros países, de acuerdo con la normativa europea.
4. Apoyo económico y psicológico, de manera excepcional, si así lo determina la Autoridad Independiente de Protección del Informante y/o el órgano autonómico competente, después de evaluar las consecuencias de la denuncia.
   Estas medidas de apoyo se suman a la asistencia que pueda corresponder al informante, según la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, para la defensa y representación en los procesos judiciales derivados de la denuncia o la revelación pública.

5.4.-Principio de Independencia e Imparcialidad:

Los procedimientos derivados de diversas comunicaciones seguirán el principio de máxima objetividad e independencia. El Museo ha establecido estos principios y normas de actuación correspondientes para evitar posibles conflictos de interés.

El MNP se asegurará de que las comunicaciones presentadas sean tratadas de manera efectiva, garantizando que la primera instancia en conocer posibles irregularidades sea el Museo. La implementación de un procedimiento para la gestión eficaz de las comunicaciones y las investigaciones internas estará a cargo del despacho Auratech Legal Solutions SLP. 

En un plazo máximo de 7 días hábiles desde la recepción de la comunicación, los informantes serán notificados, a menos que esto pueda comprometer la confidencialidad. Además, se les informará sobre el posible inicio de una investigación interna, si procede. El Responsable del Sistema mantendrá un registro en el Sistema Interno de Información, asignándole un código de identificación para su seguimiento y trazabilidad.

5.5.-Principio de Protección de Datos Personales y Confidencialidad:

El SII está configurado de acuerdo con los requisitos de protección de datos personales. El compromiso del  MNP implica no realizar el tratamiento de datos personales que no sean necesarios para comprender las acciones u omisiones constitutivas de infracción señaladas en las comunicaciones del SII, a menos que cuenten con la justificación legal correspondiente, procediendo en ese caso a su eliminación.

El SII vela por la confidencialidad de la identidad del informante, permitiendo el anonimato si así lo desea, así como la de las personas afectadas y terceros mencionados en las comunicaciones. Impide el acceso no autorizado a los datos personales y garantiza la integridad, autenticidad y gestión segura de las comunicaciones. El Órgano Responsable del SII lleva un libro-registro para trazar las gestiones realizadas.

El SII cumple con la legislación aplicable en protección de datos, evitando el acceso de personal no autorizado. Los datos personales proporcionados para la comunicación serán tratados por el MNP y Auratech Legal  según la normativa de protección de datos para fines legítimos y específicos relacionados con la investigación resultante de la comunicación. 

En caso de obtención directa de datos personales de los informantes, se les facilitará la información requerida por la normativa de protección de datos. Asimismo, se informará a los informantes de que su identidad no será revelada a las personas implicadas ni a terceros.

Una vez justificado el incidente y asegurada la ausencia de mala fe, se informará a la persona mencionada en la comunicación, cumpliendo con lo establecido en la legislación de protección de datos. El SII garantiza la confidencialidad de la identidad de los informantes y terceros mencionados, así como de las acciones desarrolladas en su gestión y tramitación.

La comunicación a través del SII será siempre confidencial y, a elección de los informantes, puede ser anónima. En las comunicaciones confidenciales, se preservará la identidad del informante, sin perjuicio de las obligaciones legales y la protección de los derechos de las personas acusadas de mala fe.

El SII cuenta con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y confidencialidad de los datos de las personas afectadas y terceros mencionados. Todo el personal de MNP está obligado a mantener el secreto profesional sobre la identidad del informante y los detalles de la denuncia. En caso de procedimientos judiciales o administrativos, puede ser necesario revelar la identidad del informante a la autoridad competente.

5.6.-Principio de Respeto Integral:

La gestión y tratamiento de las comunicaciones se realizará con absoluto respeto y garantía de todos los derechos y medidas de protección otorgados a las personas informantes, terceros relacionados y las personas afectadas por las comunicaciones, conforme a la legislación vigente y, en particular, en consonancia con la presente Política.

Las personas afectadas cuentan con una serie de derechos fundamentales que deben ser reconocidos y respetados:

• Derecho al Honor: Se asegura que la gestión de las comunicaciones respete este derecho primordial.
• Derecho a la Presunción de Inocencia: En ningún caso podrán ser penalizadas sin verificar previamente la veracidad de los hechos contenidos en la comunicación.
• Derecho de Defensa: Las personas afectadas deben ser informadas de las acciones u omisiones que se les atribuyen de manera oportuna, permitiéndoles ejercer su derecho de defensa en cualquier momento. Se concede la oportunidad de ser escuchadas para ofrecer explicaciones a la situación comunicada, ya sea a través de entrevistas o solicitudes de aclaraciones destinadas a esclarecer los hechos.
• Derecho de Acceso al Expediente: Se garantiza el acceso a la información contenida en el expediente, respetando los términos establecidos en la legislación aplicable y manteniendo el principio de confidencialidad previamente establecido.

Además, se establece una protección especial para las personas informantes, preservando su identidad y garantizando la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento. Este enfoque respeta integralmente los derechos fundamentales de todas las partes involucradas, promoviendo la equidad, la justicia y el cumplimiento de los principios éticos establecidos en la Política.

5.7.-Principio de Objetividad y Honradez:

Las disposiciones establecidas por la presente Política se regirán, en todo momento, por los principios fundamentales de absoluta imparcialidad y máxima honradez. El MNP prohíbe categóricamente el uso del SII con motivaciones ilegítimas, personales o contrarias a la buena fe.

Para facilitar el acceso al SII, este estará disponible de manera destacada y fácilmente identificable en una sección separada, en la página de inicio de la web https://www.museodelprado.es/ así como en la sección de transparencia de la web. Junto a esta información, se proporcionarán detalles sobre su uso y los principios y procedimientos del sistema gestionado por Auratech Legal  para el manejo de las comunicaciones recibidas a través de él.

Con el propósito de asegurar la transparencia y el conocimiento general, esta política será difundida internamente en el MNP. Al menos, se colocará un ejemplar en el repositorio de normas de cumplimiento y en la intranet corporativa, garantizando así su acceso constante para todas las personas vinculadas a la organización.

Los usuarios del SII pueden confiar en que sus comunicaciones serán gestionadas conforme a procedimientos previamente aprobados y disponibles para su consulta. Este enfoque promueve la integridad del sistema, asegurando que las denuncias y comunicaciones sean tratadas con imparcialidad y transparencia.

6.-ELEMENTOS DEL SISTEMA 

6.1.-Requisitos del Sistema para la transparencia y el cumplimiento normativo

El MNP, con el firme propósito de instaurar un entorno transparente y promover el acatamiento de la legalidad ha implementado un SII en concordancia con la legislación aplicable. Este Sistema tiene como finalidad facilitar la denuncia e información sobre conductas irregulares, actos ilícitos o contrarios a la ley, o al Sistema de gobernanza y sostenibilidad. Este abarca, en particular, cualquier comportamiento susceptible de constituir un delito, infracción administrativa grave o muy grave, o violación del derecho de la Unión Europea, con incidencia en la esfera del organismo público, en las relaciones contractuales con sus proveedores, o en su reputación e intereses de la misma (las “Conductas”).

El SII se concibe y opera de manera segura para asegurar: (i) la confidencialidad de la identidad del informante y terceros involucrados, así como de las acciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de estas; y (ii) la protección de datos personales, impidiendo el acceso no autorizado al contenido de las investigaciones. Además, se garantiza que las denuncias e informaciones presentadas puedan ser tratadas de manera efectiva dentro de la Sociedad.

Requisitos Cumplidos por el Sistema Interno de Información:

1. Diseño, establecimiento y gestión segura, asegurando confidencialidad.
2. Posibilidad de presentar comunicaciones por escrito a través de un canal específico en la página web.
3. Admisión de comunicaciones anónimas.
4. Accesibilidad del SII para todas las personas mencionadas en el documento.
5. Establecimiento de un procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas.
6. Designación de un Responsable del SII para la gestión integral del sistema y del procedimiento de comunicaciones.
7. Garantía de gestión eficaz y eficiente de las comunicaciones en tiempo y forma.

6.2.-Responsable del Sistema

La dirección del MNP ha designado a Mario de la Peña Triguero como Responsable del Sistema Interno de Información (SII) . Este nombramiento será formalmente comunicado a la Autoridad Independiente de Información. El Responsable del Sistema opera de manera independiente, con plena autonomía frente a otros órganos del MNP, y cuenta con los recursos necesarios. Además, ha desarrollado y tramitado un procedimiento específico de gestión del SII, previamente aprobado por el Órgano de Gobierno.

Este desempeño se lleva a cabo de manera autónoma y de acuerdo con las especificaciones de su Procedimiento de Funcionamiento, que incluye impulsar la implementación y eficacia de la política, así como colaborar con autoridades competentes.

Ante posibles conflictos de intereses, la persona informante puede dirigir provisionalmente su comunicación a: buzon.informantes@museodelprado.es. El Responsable del Sistema desempeña sus funciones de manera independiente y autónoma, garantizando la gestión eficaz y ética del SII. 

7.-CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN 

El MNP ha implementado un canal interno de información con una doble vía de acceso. La primera, a través de la Plataforma de protección del informante: https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7q5O disponible en la página web https://www.museodelprado.es/.

La segunda opción es informar directamente al Responsable del Sistema / Comité de Ética y Cumplimiento de forma verbal o escrita. En caso de comunicación verbal, se documentará mediante grabación segura o transcripción exacta. En el caso de comunicación escrita, esta se dirigirá a la atención del Responsable del Sistema en las oficinas del MNP sitas en Calle Ruiz de Alarcón 23. 28014, Madrid (Madrid), España. También es posible la solicitud de reuniones presenciales debidamente documentadas.

7.1.-Comunicación Externa y Alcance del Canal:

Cualquier comunicación formal de Órganos Judiciales o Administraciones Públicas se considerará válida para tomar conocimiento de un incumplimiento. Además, el canal interno está abierto a terceras personas ajenas a MNP, como proveedores, distribuidores y contratistas, que puedan tener sospechas fundamentadas de un incumplimiento.

7.2.-Comunicaciones y Protección del Informante:

Las comunicaciones, tanto identificadas como anónimas, deben incluir información detallada, como nombres, fechas y documentos relevantes. El SII protege a los informantes de incumplimientos en el MNP, siempre que se refieran a infracciones del Derecho de la Unión Europea o infracciones penales o administrativas graves.

7.3.-Proceso de Investigación y Garantías:

El Procedimiento de gestión de comunicación y respuesta de comunicaciones (a partir de ahora GIR) establece la investigación de incumplimientos, siguiendo las pautas de la Directiva 2019/1937 (UE) y la Ley de protección del informante. El MNP por su parte, destaca su sistema interno como el canal preferente para informar sobre acciones ilegales, asegurando la confidencialidad y la ausencia de represalias para el informante.

7.4-Difusión y Acceso 

Se coordinarán acciones para divulgar el SII, asegurando su fácil acceso. Se establece un enlace claro en la página de inicio de la web institucional https://www.museodelprado.es/ así como en la página de transparencia de la web. El MNP informará a los usuarios sobre el tratamiento de datos personales, y el uso de este canal está regulado en el punto 11 de la presente política. 

8.-CANAL EXTERNO DE INFORMACIÓN 

Además del canal interno de información, se establecen canales externos conforme a la Ley 2/2023 para investigar incumplimientos provenientes de terceros. La implementación de un canal externo, a cargo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI), se concibe como complemento al canal interno, asegurándole independencia y autonomía según la normativa europea.

Sin menoscabo de la preferencia del canal interno para informar sobre acciones y omisiones constitutivas de infracción contra los derechos de la Unión Europea, o de infracción penal o administrativa grave o muy grave, cualquier persona física puede optar por dirigirse directamente al canal externo de la AII, y la autoridad autonómica competente.  Puede acceder a mas detalles sobre canales externos en el siguiente enlace: https://www.cultura.gob.es/en/servicios-al-ciudadano/integridad-publica/otros-canales.html  

Tanto el informante como las comunicaciones realizadas a través de estos canales externos disfrutarán de la protección establecida en la presente Política, siempre que se cumplan los requisitos expresamente establecidos en el siguiente apartado.

La revelación pública de información sobre acciones u omisiones en el ámbito de aplicación de la Ley de protección del informante, ya sea a través de canales internos, externos o directamente por canales externos, implicará la protección al informante. Esto ocurrirá siempre y cuando no se hayan adoptado medidas apropiadas en el plazo establecido y se cumplan los requisitos detallados en el siguiente apartado.

9.-ÁMBITO DE PROTECCIÓN 

9.1-Protección a Informantes y Terceros en el Canal Interno de Información:

El MNP a través de su SII, salvaguarda a la persona informante de buena fe y a los Terceros vinculados. Esta protección se extiende a aquellos que realizan revelaciones públicas sobre infracciones comprendidas en el ámbito del SII. Adicionalmente, se garantiza la protección a las Personas afectadas por la Comunicación.

9.2-Requisitos para la Protección en el MNP:

Las personas que comuniquen o revelen infracciones disfrutarán de los derechos de protección, siempre que:

1. Tengan motivos razonables para creer en la veracidad de la información comunicada, dentro del ámbito de la Ley de Protección de Informantes, abarcando infracciones del Derecho de la Unión Europea o acciones constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. 
2. La comunicación o revelación se realice según los requerimientos establecidos por el MNP y la Ley de protección del informante.

9.3.-Presunción de Buena Fe:

Para que la protección del informante surta plenos efectos, es esencial que dicho informante obre de manera constante y veraz en todo momento. La actuación se considerará de buena fe en las siguientes circunstancias:

1. Fundamentación en Hechos o Indicios Fundados:
   La comunicación realizada debe estar sustentada en hechos concretos o indicios de los cuales se pueda deducir o sospechar razonablemente la perpetración de una conducta ilícita o irregular. Estos hechos deben enmarcarse dentro del ámbito objetivo descrito en el punto 4.2 del presente documento. 
2. Ausencia de Ánimo de Venganza o Perjuicio:
   La persona informante debe actuar sin motivaciones de venganza o con la intención de causar daño a la persona denunciada o a terceros.

En situaciones en las que un individuo realice comunicaciones de mala fe, presentando información falsa o buscando causar daño intencionadamente, el Comité de Ética y Cumplimiento del MNP se reserva de proponer a la dirección del MNP la aplicación de medidas disciplinarias o el ejercicio de acciones legales, según corresponda.

Se presume la buena fe cuando existen motivos razonables para pensar que la información es veraz, incluso sin aportar pruebas concluyentes.

9.4-Exclusiones de Protección:

No estarán amparadas por esta Política aquellas personas que comuniquen o revelen:

1. Informaciones inadmitidas por falta de verosimilitud, constitutivas de infracción, o carentes de fundamento, entre otras razones detalladas.   
     A modo de ejemplo: Una denuncia sin fundamentos claros y verificables.
2. Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales.   
     A modo de ejemplo: Quejas personales no relacionadas con infracciones legales o éticas.
3. Informaciones completamente disponibles para el público o meros rumores.   
   A modo de ejemplo: Información de dominio público o basada en especulaciones sin fundamento.
4. Informaciones que no entren en el ámbito material de la presente política.   
   A modo de ejemplo: Denuncias sobre asuntos no cubiertos por la Ley de protección de informantes.

9.5-Notificación de Inadmisión:

La inadmisión de la comunicación se notificará al informante en un plazo máximo de treinta días hábiles, excepto en casos de comunicación anónima o renuncia expresa del informante a recibir notificaciones.

10.-CONSIDERACIONES EN LOS CASOS DE REVELACIÓN PÚBLICA 

En caso de que la persona Informante realice una revelación pública, la protección ofrecida por el MNP estará sujeta a las condiciones legalmente establecidas y se condicionará a la presentación o revelación de buena fe, según lo dispuesto en la presente Política y el Procedimiento.

10.1-Condiciones para Revelación Pública:

Se considerará revelación de buena fe aquella que se realice sin suplantar identidades y que detalle hechos veraces, excluyendo información incierta o relacionada con personas no vinculadas a los hechos.

10.2-Exclusiones en Revelación Pública:

Quedan expresamente excluidas de la protección ofrecida por el MNP diversas situaciones, como informaciones inadmitidas previamente, reclamaciones sobre conflictos interpersonales, datos completamente públicos o rumores, y acciones u omisiones fuera del ámbito material de la política.

10.3-Protección Legalmente Establecida:

En caso de revelación pública, la protección adicional estará sujeta a las condiciones legalmente establecidas.

11.-CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS 

11.1-Introducción:

El objetivo de la presente Política de Privacidad del SII del MNP, es informar del tratamiento de datos personales que, en su caso, se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las comunicaciones que se puedan presentar a través del mismo.

Para la correcta configuración y diseño del SII, el MNP da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos:

• Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. En adelante RGPD.
  
  
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales. En adelante LOPD/GDD.

11.2-Identidad del Responsable del Tratamiento de Datos:

11.3-Finalidad del tratamiento de datos personales:

A continuación se detallan los usos y finalidades previstas de los datos personales obtenidos: 

11.4-Legalidad del tratamiento de datos personales:

El tratamiento de datos en el marco del SII se llevará a cabo en cumplimiento de una misión pública o ejercicio de poderes públicos conferidos al MNP (Art. 6.1.e RGPD)  y  en cumplimiento de la Ley 2/2023,  y en  la Directiva 2019/1937 (UE).

11.5-Periodo de conservación de los datos:

Los datos personales que puedan recabarse como consecuencia de una comunicación serán conservados: 

• Durante un plazo de 10 años a partir de la última confirmación de interés. En caso de que no se lleguen a iniciar actuaciones de investigación, la información relativa a la denuncia se conservará en el sistema durante un plazo máximo de tres meses. Estas comunicaciones se archivarán de forma anonimizada a efectos de dejar constancia de su recepción.
• Si la denuncia prospera se almacenará información relativa a las denuncias recibidas y a los procedimientos de investigación en un libro-registro de actuaciones con el objetivo de dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos. En ningún caso se almacenarán datos personales que conciernan a dichas actuaciones durante un plazo superior a diez años.
• Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. Se procederá a la inmediata supresión de la información no relevante de cara a la investigación de los hechos o perteneciente a categorías especiales de datos.
• En caso de que la información facilitada o parte de ella no fuese veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia. En caso de que dicha falta de veracidad pudiese constituir un ilícito penal se conservará durante el plazo necesario para el ejercicio de acciones.

11.6-Comunicación de datos a terceros:

En caso de que sea necesario o así se exigido por ley, los datos podrán ser comunicados a:

• Órganos de la administración pública.
• Canal externo gestionado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante o por Autoridades independientes autonómicas análogas con competencia.
• Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
• La información relativa a las denuncias será comunicada al Responsable de cumplimiento normativo y aquellas personas cuya colaboración fuera necesaria en el marco de una investigación o para la adopción de medidas correctoras o disciplinarias, como responsables de Recursos Humanos o servicios Jurídicos. La identidad de los informantes no será en ningún caso revelada a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.

También podrán acceder a dichos datos terceros profesionales a los que el MNP pueda recurrir para llevar a cabo todas o parte de las labores de instrucción e investigación de las denuncias que se presenten. Estos profesionales actuarán en todo momento sujetos a un deber de secreto, reserva y confidencialidad. 

11.7-Ejercicio de derechos:

Las personas a las que se refieran los datos personales incluidos en una denuncia tendrán los derechos que se indican a continuación, que, en su caso, podrán ejercitar en los términos y con el alcance que reconozca en cada momento la legislación vigente:

1. Tendrá derecho a obtener confirmación sobre si en el MNP se están tratando sus datos personales o no –en el marco de la gestión del Canal de Denuncias-, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos, o en su caso, solicitar su supresión, cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para la gestión del Canal de Denuncias.
2. El derecho de acceso a sus datos personales, excluyéndose del mismo, respecto del denunciado, la identidad de la persona que haya formulado la denuncia contra él.
3. Para revocar los consentimientos otorgados (en caso de que algún tratamiento se base en el consentimiento del interesado), así como para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, limitación, portabilidad y derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas
4. También podrá reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (como tal Autoridad de Control competente en materia de Protección de datos), especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, mediante escrito dirigido a Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid o a través de la web https://www.aepd.es

Para el ejercicio de los derechos indicados, el interesado podrá utilizar cualquiera de los siguientes medios:

1. 1. Envío postal al Museo Nacional del Prado a la dirección Calle Ruiz de Alarcón 23. 28014, Madrid (Madrid), España.
   2. Enviando un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: dpd@museodelprado.es

La petición deberá incluir: nombre y apellidos del interesado; algún documento válido para verificar la identidad del interesado y, en su caso, de su representante, así como título acreditativo de la representación.

11.8-Principio de proporcionalidad y minimización de datos:

Los datos personales recabados en el marco del SII se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las comunicaciones y, si procede,
comprobar la verosimilitud de los hechos:

1. Serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia;
2. No se utilizarán para fines incompatibles;
3. Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

11.9-Limitación del acceso a los datos:

El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a los órganos internos y, excepcionalmente, externos, que tengan legal o contractualmente encomendada la labor de desarrollar las funciones de control interno y de cumplimiento.

Sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un empleado del MNP, se permitirá el tratamiento de los datos a la unidad del MNP con responsabilidad de gestión y control de recursos humanos.

11.10-Medidas de seguridad:

El MNP se asegurará que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.

A estos efectos, el MNP ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurará de que los datos relativos a la identidad del informante no se divulguen durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.

12.-MEDIDAS DE PROTECCIÓN A LOS INFORMANTES 

El MNP se compromete a salvaguardar a los informantes que denuncien actos ilícitos o irregulares, facilitando la aplicación de las medidas de protección contempladas en la Directiva 2019/1937 (UE) y la Ley de Protección del Informante, a las cuales MNP se adhiere. Dichas medidas de protección se detallan a continuación:

1. Las personas que informen sobre acciones u omisiones detalladas en el punto 4.2 de esta Política o realicen una revelación pública según la Ley de Protección del Informante no incumplirán normas de confidencialidad ni asumirán responsabilidad alguna por la información o revelación, siempre que tengan fundamentos para creer que informar o revelar era necesario para denunciar una acción u omisión de acuerdo con esta Política y la Ley de Protección del Informante, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 2.3 de la Ley de Protección del Informante.  Ejemplo: un empleado denuncia violaciones de seguridad en el manejo de datos confidenciales en el organismo público, lo que resulta en medidas disciplinarias contra él. Se le garantizará protección contra represalias, sin menoscabo de responsabilidades penales.
2. Los informantes no serán responsables por obtener o acceder a la información que informen o revelen públicamente, siempre y cuando no incurran en delito al hacerlo.
3. Los informantes pueden tener otras responsabilidades por actos u omisiones no relacionados con la información o la revelación pública, de acuerdo con la normativa aplicable.
4. En procedimientos legales por daños sufridos por informantes, si el informante demuestra razonablemente que ha informado o realizado una revelación pública según la Ley de Protección del Informante y ha sufrido daño, se presumirá que el daño fue represalia por informar o revelar públicamente.
5. En procesos judiciales, las personas que informen según esta política y la Ley de Protección del Informante no tendrán responsabilidad por información o revelación protegida por dicha Ley.

El MNP garantizará que las personas objeto de informes sean escuchadas durante la investigación interna, asegurando sus derechos a la presunción de inocencia, defensa y acceso al expediente, según lo establecido en la Ley de Protección del Informante. La identidad de estas personas y la información relevante serán tratadas confidencialmente, excepto cuando sea necesario para la investigación o la comunicación a las autoridades competentes.

13.-OBLIGACIÓN DE CUMPLIMIENTO 

Todas las personas sujetas a la presente Política están obligadas a cumplir con su contenido. En el supuesto de detectarse un incumplimiento grave de esta política, dicho incumplimiento deberá ser notificado al MNP a través del SII. Las sanciones aplicables dependerán de la naturaleza de la infracción y de la identidad del infractor.

A modo de ejemplo, si un empleado del MNP revela información confidencial del organismo público a terceros, dicho incumplimiento grave deberá ser reportado mediante el SII, y se podrán aplicar las sanciones pertinentes, que pueden incluir medidas disciplinarias o legales.

De manera similar, si un miembro del MNP obstaculiza la presentación de informes sobre irregularidades, tal conducta contravendría la presente Política y deberá ser comunicada a través del SII, pudiendo dar lugar a sanciones proporcionadas a la gravedad de la infracción y la identidad del infractor.

Se hace hincapié en la importancia de la notificación de los incumplimientos graves para mantener la integridad y eficacia de la presente Política, así como para garantizar el cumplimiento normativo en el MNP

13.1.-Sanciones:

El MNP, en estricto cumplimiento de la legislación y normativa laboral vigente, especialmente el Estatuto de los Trabajadores y los convenios colectivos aplicables, podrá aplicar sanciones efectivas, proporcionadas y disuasorias a los miembros del MNP que:

1. Obstaculicen o intenten obstaculizar la realización de comunicaciones, o impidan su seguimiento. Por ejemplo, si un empleado borra o altera los registros de las comunicaciones realizadas por otro empleado.
2. Tomen represalias contra los informantes. Por ejemplo, si un superior acosa o discrimina a un empleado que ha comunicado una irregularidad.
3. Fomenten procedimientos abusivos contra los informantes. Por ejemplo, si un empleado presenta una denuncia falsa o infundada contra otro empleado que ha comunicado una irregularidad.
4. Incumplan la obligación de mantener la confidencialidad respecto a la identidad del informante o de las personas involucradas, así como la obligación de secreto sobre cualquier información relacionada con la comunicación efectuada. Por ejemplo, si un empleado divulga a terceros la identidad o los datos personales de otro empleado que ha comunicado una irregularidad o de las personas afectadas por esta.
5. Comuniquen o revelen públicamente información a sabiendas de su falsedad. Por ejemplo, si un empleado difunde en redes sociales o medios de comunicación información falsa o manipulada sobre el MNP o sobre otro empleado.

Estos ejemplos son meramente ilustrativos y se proporcionan a título explicativo, no limitativo, de las conductas sancionables en virtud de la normativa vigente. La imposición de sanciones estará sujeta a un proceso justo y equitativo, garantizando el derecho de defensa de los involucrados y respetando los principios legales aplicables.

14.-REVISIÓN, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA 

El Comité de Ética y Cumplimiento del MNP revisará periódicamente la presente política, mediante las necesarias modificaciones y actualizaciones, para garantizar su correcto funcionamiento y efectividad, así como para asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales.

En consonancia con las responsabilidades asignadas al Comité de Ética y Cumplimiento, el MNP se encargará del seguimiento y supervisión de la aplicación y desarrollo de la presente Política y del Procedimiento asociado, sin menoscabo de las competencias reservadas a la dirección del organismo público. 

Además, será responsabilidad del Responsable del Sistema llevar a cabo la actualización de esta Política cuando resulte pertinente, especialmente en casos de cambios organizativos, modificaciones en la estructura de control, evolución de las actividades desarrolladas y/o modificaciones legislativas o jurisprudenciales. En tales circunstancias, se informará a la dirección. Este proceso garantiza la adaptación continua de la política a los requisitos normativos y a las características cambiantes del MNP.

15.-COMITÉ DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO 

Para informar acerca de cualquier acto que contravenga lo establecido en la presente Política o para plantear dudas sobre su contenido, le instamos a ponerse en contacto con el Comité de Ética y Cumplimiento del MNP. Puede hacerlo enviando un correo electrónico a la dirección buzon.informantes@museodelprado.es  

Además, valoramos y le extendemos una cordial invitación para que comparta sus comentarios sobre esta política y proponga posibles mejoras. Su participación activa contribuirá al constante perfeccionamiento de nuestros estándares de cumplimiento.

16.-VALIDACIÓN Y APROBACIÓN DE LA POLÍTICA 

Conforme al procedimiento establecido, la presente política ha recibido la validación del Comité de Ética y Cumplimiento. En el ejercicio de sus responsabilidades y sin menoscabo de las facultades de supervisión y seguimiento atribuidas al Comité de Ética y Cumplimiento, el Responsable del Sistema está autorizado para desarrollar normativas o guías adicionales que considere necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del SII. Cabe destacar que, previo a su implementación, dichas normativas se anticiparán al Comité de Ética y Cumplimiento

El Responsable del Sistema presentará informes periódicos al Comité de Ética y Cumplimiento, detallando la aplicación de la presente Política y su efectivo cumplimiento, realizándolo al menos una vez al año.

Corresponderá al Comité de Ética y Cumplimiento del MNP la aprobación de las actualizaciones o modificaciones que considere necesarias para adecuar la política a las mejores prácticas. La aprobación de esta Política quedará reflejada en el presente documento y entrará en vigor al día siguiente de su comunicación a toda la plantilla.

Es importante señalar que la presente Política no surtirá efectos retroactivos, aplicándose únicamente a partir de su entrada en vigor, aprobada por el Comité de Ética y Cumplimiento y difundida a través de los canales habilitados para tal fin.

17.-DIFUSIÓN PUBLICIDAD Y ENTRADA EN VIGOR DE LA POLÍTICA  

Con el propósito de garantizar la comprensión y adhesión generalizada a la presente política, se han establecido diversos canales de difusión. Los empleados del MNP podrán acceder a este documento a través de la Intranet del organismo público, asegurando su disponibilidad y fácil consulta. Además, el MNP proporcionará información clara y fácilmente accesible sobre el uso del SII en su página web, dirigida no solo al personal interno sino también a todas las partes interesadas, como proveedores y Administraciones Públicas.

Por otro lado, la comunicación y difusión de esta política en el MNP abarcará a todo el personal, estando permanentemente actualizada siendo accesible en la página web para conocimiento de cualquier Grupo de Interés. Asimismo, se informa que, de conformidad con la Ley 2/2023, el MNP ha publicado el acceso al Canal y la presente Política en una sección específica y fácilmente accesible de su página web https://www.museodelprado.es/, comprometiéndose a difundirla entre todos los miembros de la entidad y terceros vinculados.

17.1.-Entrada en vigor de la política:

La aprobación de la presente Política tuvo lugar en la sesión del Comité de Ética y Cumplimiento del MNP de 04 de noviembre de 2024, estableciendo dicha fecha como el inicio de su vigencia. En línea con los principios legales, el Museo se compromete a facilitar la información y formación necesaria sobre la Política y el Canal, asegurando el acceso libre y adecuado a todas las herramientas del Sistema Interno de Información. En este contexto, cualquier informante podrá recurrir a la Autoridad Independiente de Protección del Informante tan pronto sea creada.

Madrid, 04 de noviembre de 2024 

Procedimiento de Gestión de Comunicaciones

ÍNDICE

1. Finalidad del presente procedimiento.

2. Ámbito de aplicación.

• 2.1.      Material
• 2.2.      Personal

3. Órgano responsable de la gestión del sistema interno de comunicación.

4. Presentación de la Comunicación.

• 4.1       Vías para formular la comunicación.
• 4.2       Contenido mínimo de la comunicación.
• 4.3       Comunicación con el Informante.
• 4.4       Formas de documentar las comunicaciones verbales 

5. Procedimiento de  Recepción de las Comunicaciones

• 5.1.       Accesibilidad
• 5.2.       Confianza
• 5.3.       Recepción de comunicaciones
• 5.4.       Resolución y comunicación

6. Admisión a trámite de la comunicación.

7. Tramitación de la investigación interna.

• 7.1       Órgano Encargado de la Investigación.
• 7.2       Diligencias de Investigación.
• 7.3       Comunicación con el Investigado.
• 7.4       Conclusión de la Investigación Interna y Emisión del Informe Motivado.
• 7.5       Plazo de Respuesta a las Actuaciones de Investigación.
• 7.6       Adopción de Medidas Disciplinarias y Comunicación al Ministerio Fiscal.

8. Derechos y deberes de los afectados por la comunicación.

9. Protección de datos de carácter personal.

• 9.1       Responsable del tratamiento y delegado de protección de datos.
• 9.2       Categorías de datos personales y origen de los datos.
• 9.3   Sobre el tratamiento de datos personales (finalidades, bases legales y plazos de retención)
• 9.4       Libro-registro.

10. Formación y difusión.

11. Régimen disciplinario

12. Aprobación y entrada en vigor del procedimiento.

1.-FINALIDAD DEL PRESENTE PROCEDIMIENTO 

 De conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (la “Ley de Protección del Informante” o la “Ley 2/2023”) y en la Directiva 2019/1937 (UE) relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión , se ha aprobado el presente Procedimiento cuyo objetivo es establecer un Sistema Interno de Información en el organismo público Museo Nacional del Prado (de ahora en adelante se abreviará como MNP o Museo) a través del cual cualquier tercero que haya obtenido información en un contexto laboral o profesional podrá informar de la posible existencia de una infracción penal o administrativa o de cualquier otro comportamiento ilícito cometido en el marco de la actividad desarrollada por el MNP.

Asimismo, en coherencia con el firme compromiso de MNP con el cumplimiento normativo y la ética pública, el presente Procedimiento establece las garantías necesarias para que la recepción y tramitación de las comunicaciones se realicen respetando los derechos de las partes afectadas, especialmente en lo que se refiere a la confidencialidad de la identidad del informante y resto de personas mencionadas en la comunicación, así como la defensa del informante frente a cualquier tipo de represalia.

Tal y como establece el artículo 4 de la Ley de Protección del Informante, el sistema  interno de información que se regula en el presente Procedimiento es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de la Directiva 2019/1937 (UE)  [1]. No obstante, la Ley de Protección de Informante establece asimismo un canal externo ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (en adelante AAI [2]) o las autoridades competentes a nivel autonómico que correspondan, para formular la comunicación, sin perjuicio de la posibilidad de dirigirse igualmente al resto de autoridades en su caso competentes en función de la naturaleza de la infracción de la que se trate [3], incluyendo las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea que resulten competentes. Por tanto, la implantación del Sistema Interno de Información  (en adelante SII) regulado en este Procedimiento no pretende desincentivar el uso de los canales externos disponibles, sino proporcionar un medio preferente y accesible para que los informantes puedan comunicar posibles infracciones dentro del MNP antes de dirigirse a las autoridades competentes.

2.-ÁMBITO DE APLICACIÓN 

El presente Procedimiento es de aplicación a todas aquellas personas que informen sobre acciones u omisiones a que se refiere el art 2 de la Ley 2/2023.

2.1.-Material

1. Infracciones del Derecho de la Unión Europea:

   • Se consideran aquellas acciones u omisiones que caigan bajo el alcance de los actos de la Unión Europea detallados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937.
   • Deben afectar los intereses financieros de la Unión Europea, según se define en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea.
   • Deben tener impacto en el mercado interior, incluyendo pero no limitado a, las violaciones de las normativas de la UE sobre competencia y ayudas estatales, y las infracciones relacionadas con la evasión fiscal corporativa, tal como se especifica en el artículo 26, apartado 2 del TFUE.

2. Infracciones Penales o Administrativas:

   • Incluye cualquier acción u omisión que constituya una infracción penal o administrativa, clasificada como grave o muy grave.
   • Esto incluye infracciones que resulten en perjuicios económicos significativos para la Hacienda Pública y la Seguridad Social.
3. Incumplimiento de la normativa propia del Museo del Prado:

• • Ley 46/2003, de 25 de noviembre, reguladora del Museo Nacional del Prado.
  • Real Decreto 433/2004, de 12 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto del Museo Nacional del Prado.
  • 5 º convenio colectivo MNP (o posterior convenio colectivo en vigor).

Este procedimiento no aplicará protección a las comunicaciones que incluyan:

1. Informaciones Previamente Inadmitidas: Cualquier información que haya sido rechazada a través de un canal interno de reporte o por las razones estipuladas en el artículo 18.2(a) de la Ley 2/2023.

2. Conflictos Interpersonales: Informaciones estrictamente relacionadas con disputas o conflictos interpersonales que afecten solo al informante y a las personas implicadas en la comunicación o revelación.

3. Información Pública o Rumores: Datos o informaciones que ya sean de dominio público o que se basen exclusivamente en rumores, sin sustento documental o verificación previa.

4. Consultas sobre Normativa: Preguntas que busquen aclarar la interpretación de la Ley o Estatuto del MNP o de su convenio colectivo.  

2.1.-Personal

El presente Procedimiento es de aplicación a todos aquellos profesionales que en su ámbito laboral o profesional conozcan la posible existencia de una infracción penal o administrativa o de cualquier otro comportamiento ilícito o contrario a las  políticas de seguridad de la información de MNP .

El término “Profesionales” engloba a todas las personas que conforman el MNP incluyendo:

1. Empleados del Museo:

   • Incluye a todo el personal, sin distinción de categoría o tipo de empleo. Esto abarca:
     • Empleados públicos fijos o temporales y directivos.
     • Becarios y personal voluntario.
     • Miembros de órganos rectores y de dirección del MNP.

2. Candidatos a Ofertas de empleo:

   • Personas físicas que, durante el proceso de selección o negociación precontractual, obtengan información relevante sobre posibles infracciones.

3. Antiguos Empleados:

   • Incluye a cualquier ex-empleado que, habiendo dejado el organismo, esté al tanto de infracciones que no fueron reportadas durante su período de empleo.

4. Terceros y Familiares Asociados:

   • Proveedores, socios comerciales, familiares de empleados y cualquier otra entidad o individuo que mantenga una relación comercial o personal significativa con el MNP y pueda aportar información relevante sobre infracciones o riesgos.
5. Miembros del Real Patronato :

• • Presidente del organismo, Presidencia de honor, Presidente, Vicepresidente, Vocales , Patronos de Honor y Secretaría Técnica del Real Patronato. 

 En cualquier caso, como ya se ha indicado, cualquier otra persona física que tenga información sobre la posible comisión de la infracción correspondiente obtenida en el marco de una relación profesional con el  MNP podrá hacer uso del canal interno previsto en este Procedimiento. Todas las personas  mencionadas en este párrafo serán referidas en lo sucesivo como “Informante” o “Informantes”.

3.-ÓRGANO RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE COMUNICACIÓN (Comité de Ética y Cumplimiento) 

1. Procedimientos de Nombramiento y Cese:

   • La designación y la finalización de funciones de la persona encargada como Responsable del SII , así como de cualquier miembro del Comité de Ética y Cumplimiento, se notificarán de forma obligatoria a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI). Esta notificación también se extenderá, según corresponda, a los organismos competentes dentro de las comunidades autónomas, según su jurisdicción.
   • Dicha comunicación se realizará dentro de un marco temporal de diez (10) días hábiles posteriores al evento de nombramiento o cese. En el caso de cese, se incluirán detalles explicativos sobre las causas que motivaron tal decisión.

2. Independencia Funcional del Comité de Ética y Cumplimiento:

   • El Responsable del SII ejercerá sus funciones con total independencia y autonomía, sin estar sujeto a directrices de otros órganos del MNP.
   • Contará con acceso irrestricto a los recursos materiales y personales necesarios para cumplir efectivamente con sus obligaciones y responsabilidades.
3. El Comité de Ética y Cumplimiento del  MNP es el órgano responsable de la gestión del SII que se regula en el presente Procedimiento, si bien, acorde con el art 6.2 de la normativa se delegan sus funciones en Mario de la Peña Triguero del despacho de abogados Auratech Legal  Responsable del SII, quien lo coordinará junto con el Jefe de Área de Desarrollo Digital; la Jefa del Área Jurídica y Secretaria Técnica del Real Patronato (Isabel Quintana Jiménez); y el Coordinador General de Recursos Humanos (Jaime Puchol Aiguabella), de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley de Protección del Informante (en adelante, el “Comité de Ética y Cumplimiento" ). El Comité de Ética y Cumplimiento  se encargará de velar por la implementación efectiva del presente Procedimiento y de la tramitación diligente de las comunicaciones, actuando de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos internos, incluidos los órganos  rectores del MNP.

4.-PRESENTACIÓN DE LA COMUNICACIÓN  

4.1.-Vías para formular la comunicación

Los Informantes podrán remitir sus comunicaciones a través de la Plataforma de Protección del Informante situado en la web del MNP https://www.museodelprado.es/ que  permite formular la comunicación por escrito de manera anónima o identificándose. Puede accederse a este canal a través del siguiente enlace.

Las comunicaciones que se realicen por el cauce establecido en el párrafo anterior serán recibidas por el Responsable del SII, abogado Colegiado en el ICAM con Nº 120675 Mario de la Peña Triguero del despacho de abogados  Auratech Legal.

Además de lo dispuesto anteriormente, el Informante podrá remitir su comunicación al Responsable del SII mediante correo postal a la siguiente dirección: Calle Ruiz de Alarcón Nº 23 CP  28014 Madrid ( ATT: Responsable del sistema).

En caso de que se realice una comunicación por una vía distinta a las  mencionadas anteriormente, el empleado o persona vinculada a MNP que reciba la comunicación deberá remitírsela inmediatamente a Mario de la Peña a la dirección buzon.informantes@museodelprado.es . La persona receptora de la comunicación deberá respetar las obligaciones de confidencialidad previstas en este Procedimiento. El incumplimiento de estas obligaciones por parte del receptor de la comunicación tendrá la consideración de infracción muy grave.

Además, a solicitud del Informante, la comunicación también podrá realizarse mediante una reunión presencial con el Comité de Ética y Cumplimiento (o con la persona que este designe) en un plazo máximo de siete días a partir de la recepción de la solicitud.

Si los hechos objeto de la comunicación afectaran a las personas que componen el Comité de Ética y Cumplimiento, el Informante podrá remitir la comunicación única inmediatamente a cualquiera de los otros miembros que conforman el Comité de Ética y Cumplimiento de MNP. El Informante podrá remitir su comunicación a las personas anteriores mediante llamada telefónica, reunión presencial, correo postal o correo electrónico. Los datos de contacto de estas personas se indican a continuación: 

• Mario de la Peña Triguero (Responsable del Sistema Interno de Información)
• Jefe de Área de Desarrollo Digital
• Isabel Quintana Jiménez, Jefa de Área Jurídica y Secretaria Técnica del Real Patronato
• Jaime Puchol Aiguabella, Coordinador General de Recursos Humanos

El Comité de Ética y Cumplimiento ha designado en el acta de su constitución a uno de sus miembros para que asuma las funciones encomendadas en el presente Procedimiento al Responsable del SII.

4.2.-Contenido mínimo de la comunicación

En la  medida de lo posible, el Informante procurará incluir la siguiente información en su comunicación:

1. la identidad del Informante (salvo que se realice de forma anónima);
2. la descripción de los hechos que se comunican;
3. los indicios que sustentan la comunicación; y
4. la identidad de la persona a la que se atribuye la comisión de los hechos comunicados, en caso de conocerla.

4.3.-Comunicación con el Informante

Sin perjuicio de la decisión sobre la admisión a trámite de la comunicación regulada en el apartado 5 siguiente, dentro de los siete días naturales siguientes a su recepción se remitirá acuse de recibo de la comunicación al Informante, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la información.

Se permite la posibilidad de mantener comunicación con el Informante y, si se considera necesario, solicitarle información adicional sobre los hechos comunicados. Así, el Informante podrá indicar un domicilio, dirección de correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las comunicaciones correspondientes en caso de decidir no realizarlas por nuestro canal.

5.-PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES 

5.1.-Accesibilidad 

El MNP ha implementado un canal accesible, tal como estipula el artículo 5.2 a de la Ley 2/2023 , permitiendo que todas las personas mencionadas en el apartado 2 de este procedimiento puedan informar sobre las infracciones descritas en el artículo 3 de la Ley 2/2023. Este canal se encuentra claramente señalizado en la página web del MNP https://www.museodelprado.es , de acuerdo con el artículo 25 de la Ley 2/2023. Las comunicaciones pueden realizarse por escrito desde el canal interno disponible https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7q5O y desde la web del MNP https://www.museodelprado.es identificándose o de manera anónima, según lo establecen los artículos 7.2 y 7.3 de la Ley 2/2023.

5.2.-Confianza

Todas las comunicaciones recibidas en el MNP, a través de cualquier medio, se registran con precisión en el SII, anotándose la fecha y hora de recepción y un código de identificación único.

Nos comprometemos a garantizar la confidencialidad y la integridad en el manejo de la información. Según lo establecido en el artículo 26 de la Ley 2/2023, después de recibir cualquier denuncia o comunicación, se emitirá un acuse de recibo en un plazo máximo de siete días. Este acuse proporciona información esencial al informante sobre el tratamiento de sus datos personales, el procedimiento a seguir, los plazos estimados para recibir respuesta, las opciones de recurso disponibles, la identidad de la persona o departamento encargado del manejo de la comunicación, las medidas de apoyo disponibles y las condiciones específicas para garantizar la Protección del Informante.

5.3.-Recepción de comunicaciones 

Las consultas no deben centrarse en resolver dudas relacionadas con la interpretación de normativas internas como la Ley 46/2003, de 25 de noviembre, reguladora del Museo Nacional del Prado, el Real Decreto 433/2004, de 12 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto del Museo Nacional del Prado u otras normativas internas o leyes aplicables. Se fomenta la presentación de consultas sobre cualquier conducta que pueda tener implicaciones éticas o relacionadas con la prevención de delitos. No se admitirán consultas que no estén relacionadas con posibles violaciones éticas o legales, ni aquellas formuladas en términos irrespetuosos o de mala fe. Tras recibir una consulta válida, se enviará un acuse de recibo dentro de los siguientes siete días.

5.4.-Resolución y comunicación 

Una vez analizada la consulta, la respuesta se emitirá tan pronto como sea posible, y no más tarde de tres meses desde el acuse de recibo. Las respuestas se pueden dar a través del mismo canal utilizado por el consultante o de forma personal. La resolución de consultas puede requerir la intervención de profesionales de otras áreas o colaboradores externos.

6.-ADMISIÓN A TRÁMITE DE LA COMUNICACIÓN

Proceso de Evaluación Inicial: Una vez recibida la comunicación a través de los canales especificados en el apartado 4.1, el Responsable del SII dispondrá de un plazo máximo de 30 días para adoptar una decisión sobre su admisión a trámite. Durante este periodo, el Responsable del Sistema evaluará la comunicación basándose en criterios estrictos de verosimilitud y relevancia para determinar si procede su tramitación.

Decisiones Posibles:  El Responsable del SII puede optar por una de las siguientes vías al decidir sobre la admisión a trámite:

1. Admisión a Trámite:

   • Si la comunicación es admitida a trámite, se notificará al informante dentro de un plazo de 10 días desde la decisión.

2. Inadmisión a Trámite:

   • La comunicación puede ser inadmitida por diversas razones, incluyendo:
     • Informaciones irrelevantes.
     • Comunicaciones realizadas por personas no autorizadas.
     • Hechos sin verosimilitud o que no implican la comisión de una infracción relevante.
     • Hechos previamente comunicados sin aportar nueva información significativa.
     • Comunicaciones sin fundamento o basadas en información obtenida de forma ilícita.
   • En todos estos casos, el informante será notificado dentro de 30 días hábiles desde la decisión de inadmisión. En casos donde se sospeche que la información se ha obtenido mediante la comisión de un delito, se remitirá un informe detallado al Ministerio Fiscal u otros organismos judiciales competentes.

3. Derivación a Autoridades Judiciales:

   • Si los hechos reportados pudieran constituir indicios de delito, el Responsable del SII informará inmediatamente a las autoridades pertinentes, incluyendo el Ministerio Fiscal, la Fiscalía Europea, autoridades judiciales o el organismo competente.

Medidas de Averiguación: Para tomar una decisión informada, el Responsable del SII podrá realizar las averiguaciones necesarias para confirmar la verosimilitud y la naturaleza de la infracción reportada. Esto puede incluir la colaboración de otros profesionales internos o asesores externos.

Prevención de Conflictos de Interés: El Responsable del SII también se asegurará de que no existan conflictos de interés en la tramitación inicial de la comunicación, garantizando un proceso justo y transparente.

Notificación y Transparencia: El Responsable del SII se compromete a decidir sobre la admisión a trámite lo antes posible, manteniendo al informante constantemente informado sobre el estado y la gestión de su comunicación en todo momento.

7.-TRAMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN INTERNA: INSTRUCCIÓN

7.1.-Órgano encargado de la investigación

En caso de que la comunicación sea admitida a trámite, el Responsable del SII será el instructor y, por tanto, el encargado de llevar a cabo una investigación adaptada a la complejidad y a las circunstancias del caso para comprobar la veracidad de los hechos comunicados.

En caso de que se considere conveniente, el Responsable del SII podrá recabar el apoyo de otros Profesionales de MNP para la realización de la investigación interna, quienes actuarán bajo su supervisión y coordinación. Asimismo, en función de la naturaleza de los hechos comunicados, el Responsable del SII podrá nombrar a otro Profesional de MNP para que lleve la instrucción de la investigación interna, también bajo su supervisión y coordinación.

7.2.-Diligencias de investigación

Se practicarán las diligencias de investigación que resulten oportunas para el esclarecimiento de los hechos. Estas diligencias podrán consistir en:

1. realizar entrevistas con el investigado o con otras personas;
2. solicitar información y documentación a terceros;
3. recabar toda la información o documentación que se estime necesaria de cualquier Profesional de MNP o de terceros;
4. solicitar el apoyo de expertos externos para el análisis de determinada información o documentación;
5. acceder a los sistemas informáticos y dispositivos que MNP pone a disposición de sus Profesionales (por ejemplo, ordenadores de sobremesa y portátiles, cuentas de correo electrónico, dispositivos de almacenamiento, telefonía móvil, etc.), incluidos los correos electrónicos enviados o recibidos a través del correo electrónico corporativo, siempre y cuando se cumplan los requisitos previstos en la normativa aplicable para realizar el acceso; y
6. cualquier otra diligencia que el instructor estime oportuna para la averiguación de los hechos y se ajuste a la normativa aplicable.

En caso de que los hechos objeto de investigación ya estén siendo investigados por la autoridad competente, el instructor tendrá en cuenta esta circunstancia a la hora de valorar la procedencia de practicar las diligencias de investigación indicadas en el presente apartado.

7.3.-Comunicación con el investigado

Durante la investigación,  si el Instructor lo ve necesario se pondrá en contacto con la persona investigada para informarle sobre los hechos que se le atribuyen y los principales desarrollos que podrían surgir durante la investigación. Este paso garantiza la transparencia y da al investigado la oportunidad de estar informado desde el inicio del proceso.

No obstante, la comunicación directa con el investigado podría posponerse si existiera un riesgo de que esta pudiera comprometer la integridad de la investigación. Situaciones como la posible manipulación o destrucción de pruebas o la dificultad en la obtención de las mismas justificarían un retraso en la notificación hasta que se minimicen estos riesgos.

Antes de proponer cualquier resolución, el Instructor deberá otorgar al investigado la oportunidad de presentar su declaración. Se le dará un plazo de diez (10) días para hacer alegaciones por escrito y para aportar cualquier documentación, evidencia o prueba en su defensa que considere pertinente. Este procedimiento de audiencia es esencial para asegurar que el proceso sea justo y que el investigado tenga la oportunidad de responder adecuadamente a las acusaciones.

7.4.-Conclusión de la investigación interna y Emisión del Informe Motivado

Conclusión e Informe de Investigación: Una vez completada la investigación interna, el Instructor redactará un informe detallado que reflejará las actuaciones realizadas y las conclusiones alcanzadas. Este informe será revisado y remitido al Comité de Ética y Cumplimiento. El Responsable del SII adoptará las medidas necesarias para prevenir cualquier conflicto de interés que pudiera afectar la objetividad de los miembros del Comité.

Elementos del Informe Motivado de Conclusiones: El informe incluirá:

1. Identificación de los sujetos intervinientes en la investigación.
2. Descripción detallada de la naturaleza de la irregularidad o incumplimiento investigado.
3. Relación de los hechos o descubrimientos relevantes.
4. Valoración y conclusiones basadas en los hechos analizados.
5. Recomendaciones para medidas disciplinarias o acciones correctivas, según corresponda.

Decisiones y Recomendaciones del Comité de Ética y Cumplimiento: En caso de que la investigación confirme la comisión de la infracción:

1. El Comité de Ética y Cumplimiento evaluará el informe y propondrá las acciones correctivas adecuadas, que pueden incluir la adopción de medidas disciplinarias si se identifica mala fe por parte de alguna de las partes involucradas.
2. Las propuestas se elevarán al órgano interno competente para su tramitación y/o adopción.
3. Además, el Comité deberá sugerir mejoras en las normas y controles internos para prevenir futuras infracciones similares.

Resolución del Informe de Investigación: La resolución del informe puede resultar en:

1. El archivo del expediente si los hechos carecen de relevancia, no existe suficiente prueba, o la información no es veraz.
2. La declaración de una irregularidad o incumplimiento de la normativa interna o legislación, instando a la dirección del MNP a la aplicación del régimen disciplinario, a través de la Coordinación General de Recursos Humanos.

Medidas Finales: Cualquier conclusión relevante del informe que implique la posibilidad de adopción de medidas disciplinarias se comunicará a la Coordinación General de Recursos Humanos para su elevación a la dirección del MNP que decidirá sobre la necesidad de adoptar medidas disciplinarias.

7.5.-Plazo de respuesta a las actuaciones de investigación 

Plazo de Respuesta a las Actuaciones de Investigación:  De acuerdo con el artículo 9.2 d) de la Ley de Protección del Informante, el plazo máximo establecido para proporcionar una respuesta al informante sobre las actuaciones de investigación es de tres meses. Este plazo comienza a contar una vez transcurrido el plazo inicial de siete días después de recibida la comunicación. Sin embargo, en casos de especial complejidad que justifiquen una dilatación del tiempo necesario para una investigación exhaustiva, este plazo puede extenderse por otros tres meses adicionales.

Definición de 'Respuesta': Para los efectos de esta sección, el término "respuesta" se define como la información que se proporciona al informante sobre las medidas previstas o ya adoptadas en relación con su comunicación, así como las razones de dichas medidas, tal como se especifica en el artículo 5 de la Directiva (UE) 2019/1937.

Procedimientos de Información: Durante todo el proceso, se mantendrá al informante adecuadamente informado sobre el progreso de la investigación y las medidas tomadas. Esta comunicación es crucial para asegurar la transparencia y mantener la confianza del informante en el proceso de gestión de su comunicación.

7.6.-Adopción de Medidas Disciplinarias y Comunicación al Ministerio Fiscal 

Adopción de Medidas Disciplinarias: Cuando se confirme la comisión de una irregularidad o incumplimiento,la Coordinación General de  Recursos Humanos propondrá a la dirección del MNP la adopción de las medidas disciplinarias apropiadas conforme a la normativa laboral vigente y el  5 º convenio colectivo MNP. Las sanciones se graduarán según la gravedad de los hechos, considerando aspectos como el daño causado, la reincidencia, y el grado de participación del implicado, en los términos establecidos en el convenio colectivo. En casos donde se requiera la apertura de un expediente disciplinario, se elaborará un Informe Motivado de Conclusiones por Personas y Recursos, que se incorporará al expediente para garantizar la coherencia y evitar duplicidades en las actuaciones.

Comunicación de Delitos al Ministerio Fiscal: De acuerdo con el artículo 9.2 j) de la Ley de Protección del Informante, si durante la investigación se detectaran indicios de la comisión de un delito, la información se remitirá de manera inmediata al Ministerio Fiscal. En situaciones donde los hechos investigados afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, la información se dirigirá a la Fiscalía Europea. Esta acción se realizará adaptándose a la normativa y derechos aplicables, teniendo en cuenta las circunstancias específicas del caso.

8.-DERECHOS Y DEBERES DE LOS AFECTADOS POR LA COMUNICACIÓN

8.1.-Garantía general de confidencialidad

Mantenimiento de la Confidencialidad: La confidencialidad de todas las comunicaciones recibidas y de las investigaciones resultantes se mantendrá estrictamente de acuerdo con los términos establecidos en este Procedimiento. Este compromiso garantiza que la información manejada durante el proceso de investigación se protege adecuadamente contra el acceso no autorizado o la divulgación indebida.

Respeto a los Derechos del Informante y los Investigados: Todas las investigaciones internas se realizarán respetando los derechos tanto del informante como de las personas afectadas o investigadas. Este enfoque asegura un trato justo y equitativo para todas las partes involucradas, promoviendo un ambiente de confianza y seguridad jurídica dentro del MNP.

Acceso Restringido a la Información: Las comunicaciones que sean admitidas y sujetas a investigación se archivarán y gestionarán de forma que solo las personas autorizadas y directamente involucradas en las diferentes etapas de la tramitación y seguimiento de la investigación tengan acceso a ellas. Esto incluye todas las fases desde la recepción de la comunicación hasta la conclusión de la investigación y la implementación de las medidas correspondientes. Esta restricción de acceso ayuda a evitar conflictos de interés y a mantener la integridad del proceso investigativo.

8.2.-Derechos y deberes del Informante

Se mantendrá la confidencialidad de la identidad del Informante, sin que esta pueda ser divulgada a ninguna persona distinta de las personas que participen en el análisis de la comunicación, en la eventual investigación que se realice y en el análisis de sus resultados, así como en la adopción de las decisiones que resulten procedentes con respecto a la persona afectada (estas personas, en todo caso, tendrán la obligación de guardar confidencialidad).

Sin perjuicio de lo anterior, la identidad del Informante (cuando no haya comunicado de manera anónima) podrá comunicarse al juez, fiscal, policía o autoridad administrativa a quien en su caso se traslade el resultado de la investigación, al margen de lo dispuesto en el apartado 6.5 del presente Procedimiento.

El Informante no podrá ser sancionado ni sufrirá ninguna consecuencia negativa o represalia[4] (incluyendo la amenaza o tentativa de la misma) por el hecho de haber formulado la comunicación. Esta garantía de ausencia de represalias se extiende a las personas físicas y jurídicas vinculadas con el Informante, [5] a las personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el Informante, le asistan al mismo en el proceso y a los representantes legales de  los empleados públicos del organismo en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al Informante.

No obstante, las garantías de protección al Informante previstas en los párrafos anteriores no serán de aplicación a aquellas personas que comuniquen o revelen:

1. informaciones a sabiendas de su falsedad (en cuyo caso el Informante estará sujeto a sanción disciplinaria y/o a las medidas legales que correspondan atendiendo a las responsabilidades administrativas, penales y/o civiles previstas en las normas aplicables);
2. informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas a trámite por alguno de los motivos previstos en el presente Procedimiento;
3. informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al Informante y a las personas concernidas por la comunicación relativas a hechos que no pueden considerarse desproporcionados en un ambiente normal de trabajo y que no impliquen una infracción de las políticas de cumplimiento de MNP  ni de las normas legales aplicables; e
4. informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.

8.3.-Derechos y deberes del investigado

El investigado tiene derecho a ser informado de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oído por el instructor de la investigación interna cuantas veces lo solicite. No obstante, la comunicación al investigado tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

Asimismo, sin perjuicio de los resultados que se alcancen en la investigación interna y de las medidas disciplinarias o de otro tipo que fueran procedentes en función de la relación que el investigado guarde con el MNP, en la investigación interna se respetará el derecho al honor y la presunción de inocencia del investigado. Además, el investigado será informado de las decisiones que puedan en su caso adoptar el MNP frente a él como resultado de la investigación.

En cualquier caso, entre los derechos del investigado no se incluye conocer la identidad del Informante.

8.4.-Derechos y deberes de las personas no investigadas que colaboren en la investigación

Sin perjuicio de los derechos que ostente el Investigado conforme a la normativa aplicable, todos los profesionales y empleados de MNP deberán colaborar con la investigación interna. En particular, según resulte procedente conforme  a la normativa aplicable, deberán:

1. comparecer ante el instructor, en el caso de que así sean requeridos, contestando a todas las preguntas que se les formule;
2. contestar a todos los requerimientos de información o documentación formulados por el instructor;
3. facilitar al instructor todos los documentos que sirvan para la averiguación y esclarecimiento de los hechos investigados; y
4. mantener confidencialidad sobre la existencia de la investigación y su contenido.

El incumplimiento de las obligaciones anteriores, dependiendo de su relevancia y de las circunstancias en que se produzca, podrá ser objeto de las sanciones que correspondan conforme a la normativa aplicable o de las actuaciones que procedan dependiendo del tipo de relación que el infractor mantenga con el MNP.

Los requerimientos de documentación e información que efectúe el instructor deberán referirse a los hechos objeto de investigación y ser los estrictamente necesarios y adecuados para su esclarecimiento.

El  mero hecho de colaborar con la investigación nunca podrá ser merecedor de sanción, represalia o de ninguna otra consecuencia negativa.

9.- PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Los datos de carácter personal que se manejan en el proceso descrito en el presente Procedimiento se tratarán de acuerdo con la legislación de protección de datos aplicable y, en particular, conforme  a lo dispuesto en el Título VI de la Ley 2/2023.

9.1.-Responsable del tratamiento y Delegado de Protección de Datos 

El órgano de administración del  MNP está obligado a tener un SII conforme  a la Ley 2/2023 tendrán la consideración de responsables del tratamiento de los datos personales derivado del uso del Sistema Interno de Información y la tramitación de investigaciones internas (en lo sucesivo, los “Datos Personales”) de conformidad con este Procedimiento y con lo previsto en la normativa sobre protección de datos personales.

El Delegado de Protección de Datos es un punto de contacto con la entidad responsable, para cuestiones relativas al tratamiento de datos personales. Si lo desea, el interesado puede contactar con él en dpd@museodelprado.es.

9.2.-Categoría de datos personales y origen de los datos 

Los Datos Personales que se tratarán en el ámbito del SII de MNP serán datos identificativos, de contacto, económicos, profesionales y laborales y relativos a los hechos de los que se informa, y en ocasiones excepcionales cuando así sea necesario en el contexto y conforme  a la naturaleza de la investigación, datos de categorías especiales (tales como datos relativos a infracciones penales o administrativas, datos de salud, datos sobre la orientación o vida sexual u origen étnico o racial) así como cualquier otro dato derivado del uso y funcionamiento del SII.

Los Datos Personales tratados en el ámbito del SII serán los aportados directamente por los interesados o, en su caso, por los Informantes, así como por los profesionales y terceros a los que se solicite información en el transcurso de la investigación, si esta se produce, y que estarán en todo caso relacionados con los hechos investigados.

9.3.-Sobre el tratamiento de datos personales (finalidades, bases legales y plazos de retención)

• Finalidades del tratamiento y base de legitimación del SII

Los Datos Personales se tratarán con el fin de procesar la comunicación y decidir sobre su admisión o inadmisión, y, en caso de admisión, llevar a cabo la investigación correspondiente y adoptar las  medidas correctoras y disciplinarias que puedan corresponder.

Estos tratamientos de datos se realizarán con base en la obligación de disponer un SII que establece la Ley 2/2023 y el resto de normativa que resulte aplicable, el cumplimiento de las obligaciones legales y el cumplimiento de una misión en interés público.

De igual manera, y únicamente cuando sea estrictamente necesario para estas finalidades, se podrán tratar categorías especiales de datos por razones de un interés público esencial de acuerdo con el artículo 9.2.g) RGPD.

• Conservación de datos en el SII.

Los Datos Personales sólo se tratarán dentro del Canal de Protección del Informante por el tiempo necesario para tomar una decisión sobre su admisión y no se comunicarán a terceros, salvo que sea necesario para el buen funcionamiento del sistema o para la adopción de una decisión respecto a la admisión a trámite de una comunicación.

Una vez adoptada la decisión sobre su admisión o inadmisión, los Datos Personales serán eliminados del Canal de Protección del Informante y, en todo caso, si no se hubiera tomado una decisión al respecto, transcurridos tres meses desde su registro. No obstante, podrá conservarse información limitada durante más tiempo con el fin de dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

• Tramitación de la investigación interna y conservación posterior de datos

En caso de que la comunicación sea admitida a trámite, los Datos Personales podrán tratarse fuera del Canal de Protección del Informante por el equipo responsable de la investigación, y ello con la finalidad de llevar a cabo la investigación interna pertinente. Este tratamiento se realizará para:

1. dar cumplimiento a la obligación de tener un SII conforme a la Ley de Protección del Informante, con base en el cumplimiento de obligaciones legales de dichas sociedades (art. 6.1.c) RGPD); y
2. para el cumplimiento de una misión en interés público (art. 6.1.e) RGPD).

Los Datos Personales se tratarán por el tiempo necesario para llevar a cabo la investigación y cumplir con obligaciones legales.

Si se acredita que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

Una vez concluida la investigación, los Datos Personales se conservará el tiempo necesario para adoptar y ejecutar las medidas que correspondan y, tras ello, por el plazo máximo de prescripción de cualesquiera acciones legales o contractuales. En ningún caso se conservarán los datos por un período superior a diez años.

• Destinatarios de los datos personales y transferencias internacionales

Los Datos Personales se tratarán por el Comité de Ética y Cumplimiento y por aquellas personas del  MNP que, de conformidad con el ámbito de sus competencias y funciones y de conformidad con la Ley de Protección del Informante, sea necesario. Sólo se comunicarán a terceros cuando fuera apropiado para llevar a cabo la investigación (p. ej., proveedores de servicios o asesores externos) o para la posterior adopción de las medidas correctivas correspondientes (p.ej., la Coordinación General de Recursos Humanos cuando proceda adoptar medidas disciplinarias contra un empleado público por indicación de la dirección del MNP y siempre en los supuestos previstos en el convenio colectivo).

La identidad del Informante podrá comunicarse a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Las revelaciones hechas a estos efectos estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se trasladará esta circunstancia al Informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

Si en los hechos informados o posteriormente investigados cocurrieran circunstancias que hicieran necesaria la transferencia internacional de Datos Personales, se adoptarán las medidas adecuadas conforme  a la normativa aplicable. Asimismo, en caso de que el tratamiento de datos por alguno de los prestadores de servicios que asistan en la gestión del Canal de Protección del Informante o de la investigación implicará transferencias internacionales, estas se realizarán en todo caso de conformidad con la normativa aplicable y se podrá solicitar información sobre las garantías adoptadas por el MNP contactando con el Delegado de Protección de Datos dpd@museodelprado.es.  

• Ejercicio de derechos de protección de Datos Personales

Los interesados podrán dirigirse al Delegado de Protección de Datos en la dirección de correo electrónico dpd@museodelprado.es a los efectos de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, portabilidad, limitación o cualesquiera otros derechos reconocidos por la normativa en relación con los datos que figuren en el correspondiente expediente, en los términos previstos en la legislación aplicable. No obstante, cuando la persona a la que se le atribuyen los hechos o cualquier tercero ejercite su derecho de acceso, no se le comunicarán los datos identificativos del Informante.

Asimismo, los titulares de los Datos Personales pueden presentar reclamación o solicitud relacionada con la protección de sus Datos Personales ante la correspondiente autoridad de protección de datos, en España, la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

9.4.-Libro-registro 

El Responsable del SII velará por que se lleve un libro-registro de las comunicaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando los requisitos de confidencialidad y de las obligaciones en materia de protección de datos previstos en este Procedimiento y en la normativa aplicable.

Este libro-registro no será público, pudiendo accederse a su contenido del mismo únicamente a petición razonada de la autoridad judicial competente en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella.

10.- FORMACIÓN Y DIFUSIÓN

El contenido del presente Procedimiento será objeto de las acciones de formación y difusión que en cada momento determine el Comité de Ética y Cumplimiento de MNP.

Asimismo, se remitirá a los empleados del organismo una copia del Procedimiento en el momento en que se incorporen al MNP. Además, en la página web https://www.museodelprado.es/  se incluirá una sección específica relativa a la existencia del SII objeto del presente Procedimiento, así como las instrucciones relativas a su acceso y utilización.

11.- RÉGIMEN DISCIPLINARIO

El incumplimiento de lo dispuesto en el presente Procedimiento podrá dar lugar a la imposición de sanciones disciplinarias o a las actuaciones que procedan según la relación que el infractor mantenga con el MNP.

12.- CANAL EXTERNO 

Los informantes pueden optar por presentar sus comunicaciones por el canal interno o por el canal externo respecto a acciones u omisiones que se ajusten a lo establecido en la Ley 2/2023.

Próximamente estará disponible un canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.)

Actualmente existen los siguientes canales externos de información:

• Servicio Nacional de Coordinación Antifraude, para comunicación de fraudes o irregularidades que afecten a fondos europeos.
• Canales de la Oficina europea de lucha contra el fraude (OLAF).
• Canal europeo para comunicar prácticas anticompetitivas (antimonopolio, fusiones, control de ayudas europeas).

Modalidades de Comunicación Los informantes pueden elegir entre varias modalidades para realizar sus comunicaciones, las cuales pueden ser anónimas si así lo prefieren:

• Escrita: Las comunicaciones pueden enviarse por correo postal o mediante cualquier forma electrónica previamente establecida para comunicarse con el canal externo de la AAI o con la autoridad competente de la comunidad autónoma.

• Presencial: Además, se ofrece la opción de realizar reuniones presenciales para discutir los casos, las cuales deben ser solicitadas y programadas dentro de un plazo máximo de siete (7) días.

Estas vías de comunicación están diseñadas para garantizar que los informantes tengan acceso seguro y confidencial para reportar cualquier incidente relevante, reforzando así la transparencia y el cumplimiento ético dentro del marco legal vigente, mientras se espera la implementación de la AAI.

13.- APROBACIÓN Y ENTRADA EN VIGOR DEL PROCEDIMIENTO

El Comité de Ética y Cumplimiento del MNP compuesto por el Jefe de Área de Desarrollo Digital; Isabel Quintana Jiménez, (Jefa de Área Jurídica y Secretaria Técnica del Real Patronato); Jaime Puchol Aiguabella, (Coordinador General de Recursos Humanos) y Mario de la Peña Triguero (Responsable del Sistema Interno de Información) aprobaron este Procedimiento y sus posteriores revisiones:

• Fecha de aprobación inicial 4 de noviembre de 2024  día en el que entró en vigor en todas ellas con efectos vinculantes para todos sus destinatarios.

[1] Las infracciones que pueden ser objeto de comunicación son (i) infracciones de Derecho de la Unión Europea cuando entren en el ámbito establecido por el Anexo I de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento y del Consejo de 23 de octubre de 2019, afecten a los intereses financieros de la Unión o incidan en el mercado interior; (ii) infracciones administrativas graves o muy graves de acuerdo con el ordenamiento jurídico español; e (iii) infracciones penales.

[2]  La Ley de Protección del Informante autoriza la creación de la AAi, si bien esta autoridad aún no ha sido creada a la fecha de aprobación del presente Procedimiento.

[3]  Por ejemplo, en España, dependiendo de la información de la que se trate, podrá dirigirse la comunicación a distintas autoridades como la Comisión Nacional de los Mercados y de la Competencia, la Administración Estatal de la Agencia Tributaria, la Comisión Nacional de Mercado de Valores, la Agencia Española de Protección de Datos, etc. o, en su caso, las autoridades penales competentes (Juzgado de Instrucción o de Paz, las Fuerzas o Cuerpos de Seguridad del Estado, de las Comunidades Autónomas o de las Corporaciones Locales, así como el Ministerio Fiscal o, cuando los hechos potencialmente constitutivos de delito afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, la Fiscalía Europea).

[4] De acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 36 de la Ley de Protección del Informante, el concepto general de represalia engloba “cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública”. Asimismo, de acuerdo con el apartado 1 del artículo 36 de la Ley de Protección del Informante, se prohíben todos los actos constitutivos de represalia, quedando incluidas tanto las amenazas como las tentativas de represalia.

[5] En concreto: (a) personas físicas que estén relacionadas con el Informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del Informante; y (b) personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.