Polítiques del Sistema Intern d'Informació  Escolàpies Figueres

 

IDENTIFICACIÓ: POLÍTICA DEL SISTEMA INTERN D'INFORMACIÓ I DEFENSA DE L' INFORMANT
REVISIONS:
Rev. núm.	Data	Comentaris
00	07/01/2024	Model Compliance. Adaptació a la Llei 2/2023 de 20 de febrer
01	25/04/2024	Actualització canals externs Autonòmics

 

 ÍNDEX

1. Introducció
2. Termes i Definicions
3. Finalitat
4. Àmbit d'Aplicació
5. Principis del Sistema Intern d'Informació
6. Elements del Sistema
7. Canal Intern d'Informació
8. Canal Extern d'Informació
9. Àmbit de Protecció
10. Consideracions en els Casos de Revelació Pública
11. Confidencialitat i Protecció de Dades
12. Mesures de Protecció als Informants
13. Obligació de Compliment
14. Revisió, Control i Actualització de la Política
15. Comitè d'Ètica i Compliment
16. Validació i Aprovació de la Política
17. Difusió Publicitat i Entrada en Vigor de la Política

 

 

 

 

1.-INTRODUCCIÓ  

Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies) (d'ara endavant “Escolàpies Figueres”) manifesta el seu ferm compromís amb el respecte absolut a la llei i l'adopció d'un comportament ètic i transparent en totes les facetes de la nostra activitat. Aquesta postura s'estén a les relacions amb els docents i personal intern de Escolàpies Figueres.

Al nucli dels nostres principis ètics es troben la integritat, legalitat, transparència i honestedat. A més, ens comprometem activament amb la societat i el seu desenvolupament. Aquests valors fonamentals guien totes les nostres accions i decisions. Per assegurar la coherència amb aquests principis, hem implementat un Sistema Intern d'Informació (d'ara endavant SII) que reforça el nostre compromís amb el compliment de la llei i l'ètica en tots els aspectes de la nostra operació.

D'altra banda, el 23 d'octubre de 2019, es va ratificar la Directiva (UE) 2019/1937, del Parlament Europeu i del Consell, coneguda com “Directiva Whistleblowing”, amb el propòsit d'enfortir l'aplicació del Dret i les polítiques de la Unió en àrees específiques. En aquest context, Espanya va promulgar el 20 de febrer de 2023 la Llei 2/2023, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, també anomenada “Llei de protecció de l'informant”.

Escolàpies Figueres reconeix i assumeix els principis consagrats a la Directiva Whistleblowing i la Llei de protecció de l'informant. En un esforç per subratllar aquest compromís, s'aprova la present Política del sistema intern d'informació. Les disposicions d'aquesta política complementen les establertes al Procediment de gestió, investigació i resposta de comunicacions rebudes a través del sistema intern d'informació.

Aquesta Política té com a objectiu principal establir els principis generals del sistema intern d'informació de Escolàpies Figueres, així com els drets dels informants. A més, regula el procediment per posar en coneixement del Responsable del sistema els fets relacionats amb les matèries referides a l'àmbit material d'aplicació, d'acord amb el que estableix la Directiva Whistleblowing i la Llei de protecció de l'informant. La implementació del Procediment GIR (procediment de gestió, investigació i resposta de comunicacions rebudes a través del sistema intern d'informació)  complementa aquests esforços, ajustant-se a les exigències de les esmentades directives i llei.

Addicionalment, la Llei 2/2023, de 20 de febrer de 2023, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (d'ara endavant, la Llei 2/2023) imposa l'obligació a determinades persones i entitats del sector públic o privat de dotar-se d'un Sistema Intern d'Informació (SII). En aquest context, Escolàpies Figueres estableix el seu SII, que s'ajusta al que disposa la Llei 2/2023. Aquest canal és la via preferent per informar, de manera personal o anònima, sobre il·lícits penals o administratius de l'ordenament espanyol, així com certes infraccions del dret europeu. A més, el Canal Responsable pot rebre "altres comunicacions o informacions" segons el que estableix l'article 7.4 de la Llei 2/2023.

Amb la voluntat d'enfortir encara més la integritat i transparència en la seva operació, l'equip de titularitat juntament amb la direcció de Escolàpies Figueres designa l'Òrgan de Compliment, encarregat de gestionar el Programa de Compliment Normatiu, com l'òrgan unipersonal Responsable del SII, conforme a l'article 8.3 de la Llei 2/2023. Aquest òrgan operarà de manera independent i autònoma respecte d'altres òrgans i entitats dins de Escolàpies Figueres, en compliment de l'article 8.4 de la Llei 2/2023. Així mateix, Escolàpies Figueres elabora i aprova la present Política del SII per complir amb el mandat legal de l'article 5.1 h) de la Llei 2/2023, enunciant els principis generals del SII i la defensa de la persona informant.

2.-TERMES I DEFINICIONS 

En virtut de la present normativa sobre protecció de l'informant, s'empren els següents termes i definicions:

1. Sistema Intern d'Informació (SII): El conjunt d'elements que faciliten a la persona informant la presentació de comunicacions, garantint-ne la tramitació amb les degudes salvaguardes. Inclou canals interns, procediments i l'òrgan responsable.
2. Canal: La via per a l'entrada de comunicacions.
3. Persona Informant: Individu legitimat per comunicar a través del SII de Escolàpies Figueres informació obtinguda en el context de les seves activitats laborals o professionals.
4. Comunicació: La transmissió, verbal o escrita, d'informació sobre infraccions, irregularitats, queixes, reclamacions, suggeriments o dubtes interpretatius.
5. Infracció: Comunicació que exposa una vulneració real o potencial de l'ordenament jurídic espanyol, l'ordenament europeu o la normativa interna en Escolàpies Figueres o en una organització relacionada.
6. Irregularitat: Conducta contrària a les bones pràctiques i procediments de l'organització.
7. Queixa: Comunicació que expressa insatisfacció o desacord sobre algun aspecte del Programa de Compliment o l'activitat de l'organització.
8. Reclamació: Comunicació mitjançant la qual la persona informant exigeix un dret o interès legítim suposadament vulnerat o desatès.
9. Suggeriment: Comunicació que presenta l'opinió o proposta de millora sobre algun aspecte del Programa de Compliment o el funcionament de l'organització.
10. Dubte Interpretatiu: Comunicació que planteja preguntes sobre la interpretació de normes, recomanacions, procediments o protocols d'actuació.
11. Persona Afectada: Persona física o jurídica mencionada a la comunicació com aquella a qui s'atribueixen o amb qui s'associen els fets comunicats.
12. Procediment de Gestió: Conjunt ordenat d'actuacions per a la tramitació i resolució segura, efectiva i confidencial de les comunicacions presentades al SII de Escolàpies Figueres.
13. Mesures de Protecció: Garanties per salvaguardar la identitat dels qui presenten comunicacions i prevenir represàlies.
14. Mesures de Suport: Assistències tècniques, suport psicològic i financer brindat per entitats públiques a persones que comuniquen infraccions.
15. Programa de Compliment Normatiu de Escolàpies Figueres: Model d'organització implementat per prevenir, detectar i corregir riscos penals, econòmics i reputacionals, o reduir el risc de comissió.
16. Òrgan de Compliment: Encarregat de vetllar per l'actualització i eficàcia del Programa de Compliment Normatiu i el Responsable del seu SII a Escolàpies Figueres
17. Òrgan d'Administració: Òrgan de govern de Escolàpies Figueres, l'elecció, composició i competències del qual estan regulades en els Estatuts generals de l'organització.

 

 

3.-FINALITAT 

La implementació del Sistema Intern d'Informació a Escolàpies Figueres té com a objectiu fonamental facilitar a les persones internes i tercers la comunicació sobre conductes irregulars o il·lícites, garantint la protecció contra possibles represàlies. A més, busca enfortir la cultura de compliance dins del centre, alineant-se amb els principis i valors de Escolàpies Figueres.

En el cas de Escolàpies Figueres, la Política del Sistema Intern d'Informació estableix els principis que regeixen aquest sistema i garanteix la protecció dels informants davant represàlies. Se centra a denunciar actes il·lícits coneguts en l'àmbit laboral o professional, irregularitats del Codi de Conducta i pràctiques inadequades, promovent la cultura de la informació i integritat al col·legi.

D'altra banda, la Política de Escolàpies Figueres  s'orienta a prevenir, detectar i respondre a conductes irregulars o il·lícites, expressant un compromís ferm amb els seus valors i principis ètics. Així mateix, projecta un missatge contundent contra la comissió d'irregularitats, assegurant mecanismes efectius de comunicació i contribuint als Objectius de Desenvolupament Sostenible de l'ONU.

La Llei 2/2023, que regula la protecció de l'informant a Espanya, imposa l'obligació de comptar amb un Sistema Intern d'Informació per a organismes amb més de cinquanta treballadors. La seva finalitat principal és protegir els informants i fomentar la cultura de la informació com a mesura preventiva contra irregularitats. Aquest sistema, canalitzat a través de canals interns, es pot utilitzar per denunciar diverses conductes.

En resum, la finalitat comuna d'aquestes polítiques és establir principis ètics, garantir la protecció dels informants, promoure la cultura de compliance, prevenir conductes irregulars i contribuir al desenvolupament sostenible, cadascuna adaptada a les particularitats de cada centre.

 

4.-ÀMBIT D'APLICACIÓ 

4.1-Àmbit subjectiu d'aplicació 

La present Política s'estén a qualsevol individu que hagi conegut informació sobre infraccions en un context laboral o professional, sense importar la modalitat jurídica que regeixi la seva relació amb Escolàpies Figueres, i això inclou situacions en què la relació laboral o de serveis estigui vigent, extinta o encara no iniciada. Aquelles persones subjectes o vinculades a l'autoritat i control de Escolàpies Figueres en termes laborals o mercantils també poden ser afectades, abastant treballadors, personal directiu, entitats col·laboradores, proveïdors, i qualsevol altra persona vinculada al Model de Compliment Normatiu de Escolàpies Figueres.

Aquest àmbit subjectiu comprèn:

1. Membres de l'equip de titularitat de la Fundació i direcció de Escolàpies Figueres.
2. Empleats i docents de Escolàpies Figueres, incloent-hi becaris, treballadors en formació, i aquells la relació laboral dels quals encara no ha començat durant processos de selecció o negociació precontractual. Indivíduus la relació laboral dels quals amb Escolàpies Figueres hagi conclòs o encara no hagi començat, sempre que la informació comunicada s'hagi obtingut durant el procés de selecció o negociació precontractual.
3. Persones que treballen per o estan sota la supervisió de contractistes, subcontractistes i proveïdors de Escolàpies Figueres.
4. Representants legals dels treballadors que assisteixin l'informant.
5. Persones físiques dins del centre que assisteixin l'informant en el procés.
6. Persones relacionades amb l'informant que puguin patir represàlies, com companys de feina o familiars.
7. Persones jurídiques per a les quals treballi o amb les quals tingui relació laboral, incloent-hi aquelles en les quals tingui una participació significativa.
8. Proveïdors, contractistes, subcontractistes, col·laboradors de Escolàpies Figueres i aquells que treballin per a ells o sota la seva supervisió i direcció. L'existència del canal s'inclourà en els models de contractes i convenis quan sigui possible i apropiat segons la naturalesa de la relació.
9. Participants en comitès, comissions, representacions nacionals i internacionals, grups de treball, estudi o investigació vinculats a Escolàpies Figueres.

 

4.2-Àmbit objectiu d'aplicació 

L'àmbit objectiu d'aplicació del Sistema Intern d'Informació s'estén a totes aquelles conductes que contravinguin la normativa interna de Escolàpies Figueres, les seves polítiques i el Codi de Conducta. Específicament, se centra en accions que presentin almenys una de les següents característiques:

1. Infraccions de l'ordenament jurídic, destacant infraccions penals i administratives greus.
2. Infraccions de la normativa anti-assetjament i reclamacions laborals.
3. Constitució d'una infracció de caràcter administratiu.  Infraccions i reclamacions en matèria de protecció de dades.
4. Atribució de responsabilitat, perjudici o descrèdit a Escolàpies Figueres
5. Informació, coneixement, experiència o altres circumstàncies que la persona subjecta o vinculada consideri pertinent per posar en coneixement de Escolàpies Figueres, especialment en relació amb assumptes ètics de la gestió interna, el compliment normatiu o qualsevol dels punts anteriors. Es requereix que aquestes accions o conductes siguin atribuïbles a qualsevol persona o entitat vinculada a Escolàpies Figueres.

Com a requisit addicional per al seu tractament en el Sistema d'Informació, aquestes accions o conductes han de ser atribuïbles a qualsevol persona, o entitat vinculada Escolàpies Figueres tal com hem tractat en el punt anterior.

També es podrà utilitzar el Canal de l'Informant per comunicar infraccions d'àrees com contractació pública, serveis, productes i mercats financers, prevenció del blanqueig de capitals, seguretat de productes i conformitat, seguretat del transport, protecció del medi ambient, radiacions i seguretat nuclear, aliments i pinsos, sanitat animal, benestar animal, salut pública, protecció de consumidors, privacitat i dades personals, així com seguretat de xarxes i sistemes d'informació. (Inclou infraccions contemplades en: (i) l'Annex de la Directiva UE 2019/1937, especialment en la Part I, B, relativa a serveis, productes i mercats financers i prevenció del blanqueig de capitals i el finançament del terrorisme; (ii) en l'article 325 del Tractat Fundacional de la Unió Europea (TFUE) relatiu a la lluita contra el frau; o, (iii) que afecti el mercat interior segons el que s'estableix en l'article 26 del TFUE.)

Independentment de la qualificació que realitzi l'ordenament jurídic intern, s'inclouen aquelles accions que afectin els interessos financers de la Unió, conforme a l'article 325 del Tractat de Funcionament de la Unió Europea (TFUE).

La informació sobre les infraccions citades serà recollida, per part del Responsable del Sistema, a través d'una única plataforma informàtica que permetrà les comunicacions per escrit (Article 5.2.c de la Llei 2/2023.), el seu accés es pot dur a terme mitjançant el següent enllaç:

https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7eBO

A través del Sistema, la persona Informant podrà, també, en cas de considerar-ho necessari, sol·licitar una reunió presencial als efectes de presentar la seva comunicació.( Article 7.2 de la Llei 2/2023).

 

 

5.-PRINCIPIS DEL SISTEMA INTERN D'INFORMACIÓ

Els principis generals que presideixen i inspiren el Sistema Intern d'Informació, amb la finalitat d'assegurar el bon funcionament del mateix i de garantir els drets de les persones implicades en les comunicacions, són els següents:

5.1.-Principi de Tolerància Zero.

El Sistema Intern d'Informació es constitueix com l'encarnació del ferm compromís adoptat per Escolàpies Figueres cap a la tolerància zero i el rebuig absolut davant qualsevol violació de la legalitat vigent o dels fonaments ètics i valors. En aquest escenari, s'estableix com a obligació per a tots els membres de Escolàpies Figueres la notificació de qualsevol conducta que pugui constituir una infracció. El SII abasta i regula totes les vies d'accés per fomentar una cultura preventiva basada en el principi de "tolerància zero" davant conductes irregulars, accions il·lícites o contràries a la llei, al sistema de governança i sostenibilitat.

D'una banda, es promou l'aplicació de principis ètics i comportaments responsables que han de guiar l'actuació dels membres de l'equip de titularitat, de la direcció, docents o de qualsevol professional que presti serveis a Escolàpies Figueres, independentment de la seva posició jeràrquica, ubicació geogràfica o dependència funcional, així com dels proveïdors vinculats. Aquest principi de "tolerància zero" és absolut i preval sobre qualsevol possible benefici, ja sigui econòmic o d'altre tipus, per a Escolàpies Figueres, quan aquest benefici es fonamenti en una transacció o negoci irregular, il·lícit o contrari a la llei, al sistema de governança i sostenibilitat, i, en particular, als principis ètics establerts en el Codi de conducta.

5.2.-Principi d'Efectivitat.

Les comunicacions rebudes relatives a violacions del Dret de la Unió Europea, infraccions administratives o penals de gravetat significativa, així com infraccions del Dret Laboral en matèria de seguretat i salut en el treball, seran abordades de manera efectiva en tots els casos.

Per facilitar aquest procés, Escolàpies Figueres posa a disposició un canal de comunicació que permet la realització de denúncies relacionades amb l'incompliment de les normatives aplicables a l'organització, tant a nivell europeu, nacional com intern. El Sistema Intern d'Informació (SII) compta amb canals específics que garanteixen la protecció del denunciant contra qualsevol represàlia, d'acord amb el que estableix la Llei 2/2023. A més, s'ofereix l'opció de presentar comunicacions de manera escrita, personalment o de manera anònima, mitjançant el Canal https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7eBO, que opera com a canal de compliment i com a canal intern conforme a la legislació esmentada.

 

5.3.-Prohibició de Represàlies i Salvaguarda de l'Informant:

Queda terminantment prohibida l'adopció de represàlies contra les persones informants o tercers relacionats que utilitzin el Sistema Intern d'Informació de Escolàpies Figueres. Aquesta prohibició abasta amenaces i qualsevol intent de represàlia.

El terme "represàlia" es defineix com qualsevol acte o omissió prohibit per la llei, o que, de manera directa o indirecta, comporti un tracte desfavorable situant la persona afectada en un desavantatge específic en l'àmbit laboral o professional a causa de la seva condició d'informant o la seva col·laboració en la gestió d'informació. Qualsevol represàlia o intent de la mateixa ha de ser reportat immediatament al responsable del sistema.

El Sistema Intern d'Informació permet la comunicació anònima, facilitant que les persones informants denunciïn infraccions i irregularitats que, d'altra manera, podrien témer comunicar per por a represàlies en cas de ser identificades. Escolàpies Figueres garanteix la protecció dels informants i prohibeix qualsevol forma de represàlia.

Els informants que, de bona fe, realitzin una comunicació estaran protegits contra discriminació i represàlies per la seva acció. Es prohibeix estrictament prendre mesures contra els informants com a represàlia o conseqüència negativa per comunicar accions que presumptament no s'alineïn amb el comportament corporatiu actual, o que siguin il·lícites o criminals.

Tanmateix, la prohibició de represàlies no impedeix l'adopció de mesures disciplinàries apropiades si la investigació interna determina que la comunicació és falsa i ha estat realitzada de mala fe per l'informant.

A manera enunciativa, però no limitativa, es podran considerar represàlies:

1. Suspensió del contracte de treball, acomiadament o terminació laboral, excepte en exercici regular del poder de direcció conforme a la legislació laboral.
2. Danys, inclosos els reputacionals, pèrdues econòmiques, coaccions, intimidacions, assetjament o ostracisme.
3. Referències negatives respecte al treball professional.
4. Inclusió en llistes negres o difusió d'informació en un sector que dificulti l'accés o ascens en el treball.
5. Denegació o anul·lació de permisos o formacions.
6. Discriminació o tracte desfavorable o injust.

 

Els informants que denunciïn actes il·lícits o irregulars podran beneficiar-se de les següents mesures de suport que oferirà l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant i/o l'òrgan autonòmic corresponent, segons el cas:

1. Informació i assessorament gratuïts, complets i imparcials, que estiguin a l'abast de tothom, sobre els passos a seguir, les opcions disponibles, la protecció contra les represàlies i els drets del denunciant.
2. Ajuda efectiva de les autoritats competents davant qualsevol instància implicada en la seva protecció contra les represàlies, incloent-hi la confirmació que poden acollir-se a la protecció que estableix la Llei de Protecció de l'Informant.
3. Assistència legal en els processos penals i en els processos civils que impliquin altres països, d'acord amb la normativa europea.
4. Suport econòmic i psicològic, de manera excepcional, si així ho determina l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant i/o l'òrgan autonòmic competent, després d'avaluar les conseqüències de la denúncia.
   Aquestes mesures de suport se sumen a l'assistència que pugui correspondre a l'informant, segons la Llei 1/1996, de 10 de gener, d'assistència jurídica gratuïta, per a la defensa i representació en els processos judicials derivats de la denúncia o la revelació pública.

Alguns exemples de situacions en què els informants podrien necessitar aquestes mesures de suport són:

1. Suspensió del contracte de treball, acomiadament o terminació laboral: Un professor informa sobre irregularitats en l'assignació de recursos educatius a l'escola. Com a represàlia, la direcció de l'escola suspèn injustament el seu contracte al·legant motius disciplinaris sense justificació.
2. Danys, inclosos els reputacionals, pèrdues econòmiques, coaccions, intimidacions, assetjament o ostracisme: Un membre del personal administratiu denuncia la manipulació de notes en benefici de certs estudiants. Com a resultat, el denunciant pateix assetjament per part de companys i la direcció li retira responsabilitats clau, aïllant-lo en el seu lloc de treball.
3. Referències negatives respecte al treball professional: Un professor informa sobre la falta de mesures adequades de seguretat a les instal·lacions de l'escola. Posteriorment, quan sol·licita una carta de recomanació per a un nou lloc, la direcció li proporciona referències negatives que afecten les seves oportunitats d'ocupació.
4. Inclusió en llistes negres o difusió d'informació en un sector que dificulti l'accés o ascens en el treball: Un orientador escolar denuncia pràctiques indegudes en la selecció de personal per a activitats extraescolars. Més tard, descobreix que el seu nom ha estat inclòs en una llista que dificulta la seva participació en futurs projectes dins de l'escola.
5. Denegació o anul·lació de permisos o formacions: Una docent comunica irregularitats en l'ús de fons destinats a la compra de material escolar. Com a conseqüència, se li nega l'accés a programes de formació contínua que altres col·legues sí reben, limitant el seu desenvolupament professional.
6. Discriminació o tracte desfavorable o injust: Un empleat del servei de manteniment denuncia pràctiques de discriminació racial a l'escola. A causa de la seva denúncia, comença a rebre assignacions de treball més dures i amb horaris menys favorables en comparació amb els seus companys.

5.4.-Principi d'Independència i Imparcialitat:

Els procediments derivats de diverses comunicacions seguiran el principi de màxima objectivitat i independència. Escolàpies Figueres ha establert aquests principis i normes d'actuació corresponents per evitar possibles conflictes d'interès.

Escolàpies Figueres s'assegurarà que les comunicacions presentades siguin tractades de manera efectiva, garantint que la primera instància a conèixer possibles irregularitats sigui Escolàpies Figueres. La implementació d'un procediment per a la gestió eficaç de les comunicacions i les investigacions internes estarà a càrrec del despatx Auratech Legal Solutions SLP. 

En un termini màxim de 7 dies hàbils des de la recepció de la comunicació, els informants seran notificats, a menys que això pugui comprometre la confidencialitat. A més, se'ls informarà sobre el possible inici d'una investigació interna, si s'escau. El Responsable del Sistema mantindrà un registre en el Sistema Intern d'Informació, assignant-li un codi d'identificació per al seu seguiment i traçabilitat.

 

5.5.-Principi de Protecció de Dades Personals i Confidencialitat:

El Sistema Intern d'Informació està configurat d'acord amb els requisits de protecció de dades personals. El compromís de Escolàpies Figueres implica no realitzar el tractament de dades personals que no siguin necessaris per a comprendre les accions o omissions constitutives d'infracció assenyalades en les comunicacions del Sistema Intern d'Informació, llevat que comptin amb la justificació legal corresponent, procedint en aquest cas a la seva eliminació.

El SII vetlla per la confidencialitat de la identitat de l'informant, permetent l'anonimat si així ho desitja, així com la de les persones afectades i tercers esmentats en les comunicacions. Impedeix l'accés no autoritzat a les dades personals i garanteix la integritat, autenticitat i gestió segura de les comunicacions. L'Òrgan Responsable del SII porta un llibre-registre per traçar les gestions realitzades.

El Sistema Intern d'Informació compleix amb la legislació aplicable en protecció de dades, evitant l'accés de personal no autoritzat. Les dades personals proporcionades per a la comunicació seran tractades per Escolàpies Figueres i Auratech Legal  segons la normativa de protecció de dades per a finalitats legítimes i específiques relacionades amb la investigació resultant de la comunicació. 

En cas d'obtenció directa de dades personals dels informants, se'ls facilitarà la informació requerida per la normativa de protecció de dades. Així mateix, s'informarà els informants que la seva identitat no serà revelada a les persones implicades ni a tercers.

Una vegada justificat l'incident i assegurada l'absència de mala fe, s'informarà a la persona esmentada en la comunicació, complint amb el que estableix la legislació de protecció de dades. El Sistema Intern d'Informació garanteix la confidencialitat de la identitat dels informants i tercers esmentats, així com de les accions desenvolupades en la seva gestió i tramitació.

La comunicació a través del Sistema Intern d'Informació serà sempre confidencial i, a elecció dels informants, pot ser anònima. En les comunicacions confidencials, es preservarà la identitat de l'informant, sense perjudici de les obligacions legals i la protecció dels drets de les persones acusades de mala fe.

El SII compta amb mesures tècniques i organitzatives adequades per preservar la identitat i confidencialitat de les dades de les persones afectades i tercers esmentats. Tot el personal de Escolàpies Figueres està obligat a mantenir el secret professional sobre la identitat de l'informant i els detalls de la denúncia. En cas de procediments judicials o administratius, pot ser necessari revelar la identitat de l'informant a l'autoritat competent.

5.6.-Principi de Respecte Integral:

La gestió i tractament de les comunicacions es realitzarà amb l'absolut respecte i garantia de tots els drets i mesures de protecció atorgats a les persones informants, tercers relacionats i les persones afectades per les comunicacions, conforme a la legislació vigent i, en particular, en consonància amb la present Política.

Les persones afectades compten amb una sèrie de drets fonamentals que han de ser reconeguts i respectats:

• Dret a l'Honor: S'assegura que la gestió de les comunicacions respecti aquest dret primordial.
• Dret a la Presumpció d'Innocència: En cap cas podran ser penalitzades sense verificar prèviament la veracitat dels fets continguts en la comunicació.
• Dret de Defensa: Les persones afectades han de ser informades de les accions o omissions que se'ls atribueixen de manera oportuna, permetent-los exercir el seu dret de defensa en qualsevol moment. Es concedeix l'oportunitat de ser escoltades per oferir explicacions a la situació comunicada, ja sigui a través d'entrevistes o sol·licituds d'aclariments destinades a esclarir els fets.
• Dret d'Accés a l'Expedient: Es garanteix l'accés a la informació continguda en l'expedient, respectant els termes establerts en la legislació aplicable i mantenint el principi de confidencialitat prèviament establert.

A més, s'estableix una protecció especial per a les persones informants, preservant la seva identitat i garantint la confidencialitat dels fets i dades del procediment. Aquest enfocament respecta integralment els drets fonamentals de totes les parts involucrades, promovent l'equitat, la justícia i el compliment dels principis ètics establerts en la Política.

 

5.7.-Principi d'Objectivitat i Honradesa:

Les disposicions establertes per la present Política es regiran, en tot moment, pels principis fonamentals d'absoluta imparcialitat i màxima honradesa. Escolàpies Figueres prohibeix categòricament l'ús del Sistema amb motivacions il·legítimes, personals o contràries a la bona fe.

Per facilitar l'accés al Sistema Intern d'Informació https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7eBO , aquest estarà disponible de manera destacada i fàcilment identificable en una secció separada, en la pàgina d'inici de la web https://escolapiesfigueres.org corporativa. Juntament amb aquesta informació, es proporcionaran detalls sobre el seu ús i els principis i procediments del sistema gestionat per Auratech Legal  per al maneig de les comunicacions rebudes a través d'ell.

Amb la finalitat d'assegurar la transparència i el coneixement general, aquesta política serà difosa internament a Escolàpies Figueres. Es lliurarà un enllaç a la mateixa en el document d'acceptació de política de signatura que el personal haurà de signar en ser contractat pel centre. 

Els usuaris del Sistema Intern d'Informació poden confiar que les seves comunicacions seran gestionades conforme a procediments prèviament aprovats i disponibles per a la seva consulta. Aquest enfocament promou la integritat del sistema, assegurant que les denúncies i comunicacions siguin tractades amb imparcialitat i transparència.

 

 

6.-ELEMENTS DEL SISTEMA 

6.1.-Requisits del sistema per a la transparència i el compliment normatiu

Escolàpies Figueres, amb el ferm propòsit d’instaurar un entorn transparent i promoure el compliment de la legalitat i normes ètiques delineades en el Codi de conducta, ha implementat un Sistema Intern d’Informació (SII) en concordança amb la legislació aplicable. Aquest sistema té com a finalitat facilitar la denúncia i informació sobre conductes irregulars, actes il·lícits o contraris a la llei, o al Sistema de governança i sostenibilitat. Aquest abasta, en particular, qualsevol comportament susceptible de constituir un delicte, infracció administrativa greu o molt greu, o violació del dret de la Unió Europea, amb incidència en l’esfera de la Societat, en les relacions contractuals amb els seus proveïdors, o en la reputació i interessos de la mateixa (les "Conductes").

El SII es concep i opera de manera segura per assegurar: (i) la confidencialitat de la identitat de l’informant i tercers involucrats, així com de les accions que es desenvolupin en la gestió i tramitació d’aquestes; i (ii) la protecció de dades personals, impedint l’accés no autoritzat al contingut de les investigacions. A més, es garanteix que les denúncies i informacions presentades puguin ser tractades de manera efectiva dins de la Societat.

Requisits Complerts pel Sistema Intern d’Informació:

1. Disseny, establiment i gestió segura, assegurant confidencialitat.
2. Possibilitat de presentar comunicacions per escrit a través d’un canal específic a la pàgina web.
3. Admissió de comunicacions anònimes.
4. Accessibilitat del SII per a totes les persones esmentades en el document.
5. Establiment d’un procediment de gestió de les comunicacions rebudes.
6. Designació d’un Responsable del SII per a la gestió integral del sistema i del procediment de comunicacions.
7. Garantia de gestió eficaç i eficient de les comunicacions en temps i forma.

 

6.2.-Responsable del sistema

La direcció de Escolàpies Figueres com a òrgan rector, ha designat a Mario de la Peña (Delegat de Protecció de Dades) com a Responsable del Sistema Intern d’Informació (SII). Aquest nomenament serà formalment comunicat a l’Autoritat Independent d’Informació o a l’Autoritat Competent corresponent. El Responsable del Sistema opera de manera independent, amb plena autonomia respecte a altres òrgans del centre o de la Fundació, i compta amb els recursos necessaris. A més, ha desenvolupat i tramitat un procediment específic de gestió del SII, prèviament aprovat per l’equip de titularitat o òrgan de govern.

Aquest exercici es duu a terme de manera autònoma i d’acord amb les especificacions del seu Procediment de Funcionament, que inclou impulsar la implementació i eficàcia de la política, així com col·laborar amb autoritats competents.

Davant possibles conflictes d’interessos, la persona informant pot dirigir provisionalment la seva comunicació a:

Domingo Vayá

19996489J

representante

. El Responsable del Sistema exerceix les seves funcions de manera independent i autònoma, garantint la gestió eficaç i ètica del SII. La Persona Gestora, amb plena autonomia, pot comptar amb suport extern per a la recepció i tria de comunicacions. Examina i resol expedients amb independència i de conformitat amb la normativa vigent.

7.-CANAL INTERN D'INFORMACIÓ 

Escolàpies Figueres ha implementat un canal intern d’informació amb una doble via d’accés. La primera, a través d’un canal https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7eBO disponible a la pàgina web https://escolapiesfigueres.org. La segona opció és informar directament al Responsable del Sistema de forma verbal o escrita. En cas de comunicació verbal, es documentarà mitjançant gravació segura o transcripció exacta. En el cas de comunicació escrita, aquesta es dirigirà a l’atenció del Responsable del Sistema a les oficines de Escolàpies Figueres situades a C/ Peralada, Nº55. 17600, Figueres (Girona), España. Es permet també la sol·licitud de reunions presencials degudament documentades.

7.1.-Comunicació Externa i Abast del Canal:

Qualsevol comunicació formal d’Òrgans Judicials o Administracions Públiques es considerarà vàlida per prendre coneixement d’un incompliment. A més, el canal intern està obert a terceres persones alienes a Escolàpies Figueres, com proveïdors, distribuïdors i altres socis comercials, que puguin tenir sospites fonamentades d’un incompliment.

7.2.-Continguts i Protecció de l’Informant:

Les comunicacions, tant identificades com anònimes, han d’incloure informació detallada, com noms, dates i documents rellevants. El canal intern protegeix els informants d’incompliments a Escolàpies Figueres, sempre que es refereixin a infraccions del Dret de la Unió Europea o infraccions penals o administratives greus.

7.3.-Procés d’Investigació i Garanties:

El Procediment GIR estableix la investigació d’incompliments, seguint les pautes de la Directiva Whistleblowing i la Llei de protecció de l’informant. Escolàpies Figueres per la seva banda, destaca el seu sistema intern com el canal preferent per informar sobre accions il·legals, assegurant la confidencialitat i l’absència de represàlies per a l’informant.

7.4.-Canal Responsable :

Escolàpies Figueres utilitza un Canal Responsable, propietat d’Auratech i Planatec Software, com el seu canal principal, ajustant-se a la Llei 2/2023. Altres canals anteriors s’integren en Canal Responsable, preservant la confidencialitat i el dret a la protecció de dades. La difusió i formació es coordinen per promoure l’ús efectiu d’aquest canal.

7.5-Difusió i Accés 

La Persona Gestora coordina accions per divulgar el SII, assegurant el seu fàcil accés. S’estableix un enllaç clar a la pàgina d’inici de la web https://escolapiesfigueres.org institucional. Escolàpies Figueres informarà als usuaris sobre el tractament de dades personals, i l’ús d’aquest canal està regulat al peu del propi canal .

 

 

8.-CANAL EXTERN D'INFORMACIÓ 

A més del canal intern d’informació, s’estableixen canals externs conforme a la Llei 2/2023 per investigar incompliments provinents de Tercers. La implementació d’un canal extern, a càrrec de l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (A.A.I.), es concep com a complement al canal intern, assegurant-li independència i autonomia segons la normativa europea.

Sens perjudici de la preferència del canal intern per informar sobre accions i omissions constitutives d’infracció contra els drets de la Unió Europea, o d’infracció penal o administrativa greu o molt greu, qualsevol persona física pot optar per dirigir-se directament al canal extern de l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant, A.I.I., i l’autoritat autonòmica competent.
Les següents Comunitats Autònomes també compten amb Autoritat Independent de Protecció de l’Informant permetent rebre comunicacions:  

• A la Comunitat Valenciana, a més del canal de l’A.A.I., es podrà utilitzar la bústia externa https://www.antifraucv.es/buzon-de-denuncias-2/ de denúncies de l’Agència Valenciana Antifrau, especialment per comunicar irregularitats relacionades amb la integritat pública, frau o corrupció d’àmbit autonòmic. Això inclou qualsevol irregularitat destinada a salvaguardar fons públics.
• Així mateix, s’informa als ciutadans d’Andalusia que disposen d’un canal extern per denúncies a través de la web www.defensordelpuebloandaluz.es
• Igualment, a Catalunya, s’habilita el canal www.antifrau.cat

Tant l’informant com les comunicacions realitzades a través d’aquests canals externs gaudiran de la protecció establerta en la present Política, sempre que es compleixin els requisits expressament establerts en el següent apartat.

La revelació pública d’informació sobre accions o omissions en l’àmbit d’aplicació de la Llei de protecció de l’informant, ja sigui a través de canals interns, externs o directament per canals externs, implicarà la protecció a l’informant. Això succeirà sempre i quan no s’hagin pres mesures apropiades en el termini establert i es compleixin els requisits detallats en el següent apartat.

 

 

 

 

9.-ÀMBIT DE PROTECCIÓ 

9.1-Protecció a Informants i Tercers en el Canal Intern d’Informació:

Escolàpies Figueres a través del seu Sistema Intern d’Informació, salvaguarda la persona informant de bona fe i els Tercers vinculats. Aquesta protecció s’estén a aquells que realitzen revelacions públiques sobre infraccions compreses en l’àmbit del Sistema Intern d’Informació. Addicionalment, es garanteix la protecció a les Persones afectades per la Comunicació.

9.2-Requisits per a la Protecció a Escolàpies Figueres:

Les persones que comuniquin o revelin infraccions gaudiran dels drets de protecció, sempre que:

1. Tinguin motius raonables per creure en la veracitat de la informació comunicada, dins de l’àmbit de la Llei de protecció d’informants, abastant infraccions del Dret de la Unió Europea o accions constitutives d’infracció penal o administrativa greu o molt greu. *Exemple*: Un empleat de Escolàpies Figueres que revela pràctiques comptables fraudulentes que podrien constituir una infracció penal.
2. La comunicació o revelació es realitzi segons els requeriments establerts per Escolàpies Figueres i la Llei de protecció de l’informant. *Exemple*: Un informant que segueix el procediment intern en informar sobre irregularitats en la gestió de contractes dins de l’empresa.

9.3.-Presumpció de Bona Fe:

Perquè la protecció de l’informant tingui plens efectes, és essencial que aquest informant actuï de manera constant i veraç en tot moment. L’actuació es considerarà de bona fe en les següents circumstàncies:

1. Fonamentació en Fets o Indicis Fundats:
   La comunicació realitzada ha d’estar sustentada en fets concrets o indicis dels quals es pugui deduir o sospitar raonablement la perpetració d’una conducta il·lícita o irregular. Aquests fets han d’emmarcar-se dins de l’àmbit objectiu descrit en el punt 4.2 del present document. Exemple: Un empleat que, en denunciar pràctiques comptables fraudulentes, proporciona evidència documentada de transaccions sospitoses.
2. Absència d’Ànim de Venjança o Perjudici:
   La persona informant ha d’actuar sense motivacions de venjança o amb la intenció de causar dany a la persona denunciada o a tercers. Exemple: Un empleat que denuncia pràctiques discriminatòries no ho fa com a represàlia personal, sinó amb l’objectiu de corregir comportaments perjudicials per a l’ambient laboral.

En situacions en què un individu realitzi comunicacions de mala fe, presentant informació falsa o buscant causar dany intencionadament, ens reservem el dret d’aplicar mesures disciplinàries o emprendre accions legals segons correspongui.

Es presumeix la bona fe quan hi ha motius raonables per pensar que la informació és veraç, fins i tot sense aportar proves concloents.

   *Exemple*: Un informant que, sense proves documentals, alerta sobre pràctiques laborals discriminatòries basant-se en la seva experiència i observacions.

9.4-Exclusions de Protecció:

No estaran emparades per aquesta Política aquelles persones que comuniquin o revelin:

1. Informacions inadmeses per falta de versemblança, constitutives d’infracció, o mancades de fonament, entre altres raons detallades.   
      *Exemple*: Una denúncia sense fonaments clars i verificables.
2. Informacions vinculades a reclamacions sobre conflictes interpersonals.   
      *Exemple*: Queixes personals no relacionades amb infraccions legals o ètiques.
3. Informacions completament disponibles per al públic o simples rumors.   
      *Exemple*: Informació de domini públic o basada en especulacions sense fonament.
4. Informacions que no entrin en l’àmbit material de la present política.   
      *Exemple*: Denúncies sobre assumptes no coberts per la Llei de protecció d’informants.

9.5-Notificació d’Inadmissió:

L’inadmissió de la comunicació es notificarà a l’informant en un termini màxim de vint dies hàbils, excepte en casos de comunicació anònima o renúncia expressa de l’informant a rebre notificacions.

 

10.-CONSIDERACIONS EN ELS CASOS DE REVELACIÓ PÚBLICA 

En cas que la persona Informant realitzi una revelació pública, la protecció oferta per Escolàpies Figueres estarà subjecta a les condicions legalment establertes i es condicionarà a la presentació o revelació de bona fe, segons el disposat en la present Política i el Procediment.

10.1-Condicions per a Revelació Pública:

Es considerarà revelació de bona fe aquella que es realitzi sense suplantar identitats i que detalli fets veraços, excloent informació incerta o relacionada amb persones no vinculades als fets.

   *Exemple*: Un ex empleat que revela públicament pràctiques fraudulentes de l’empresa sense inventar fets o involucrar persones alienes.

10.2-Exclusions en Revelació Pública:

Queden expressament excloses de la protecció oferta per Escolàpies Figueres diverses situacions, com informacions inadmeses prèviament, reclamacions sobre conflictes interpersonals, dades completament públiques o rumors, i accions o omissions fora de l’àmbit material de la política.

   *Exemple*: Una revelació pública que involucra disputes personals no relacionades amb irregularitats legals.

10.3-Protecció Legalment Establerta:

En cas de revelació pública, la protecció addicional estarà subjecta a les condicions legalment establertes.

   *Exemple*: La protecció oferta conforme a lleis específiques que resguarden els informants en situacions de revelació pública.

 

 

 

11.-CONFIDENCIALITAT I PROTECCIÓ DE DADES 

11.1-Introducció :

L’objectiu de la present Política de Privacitat del Sistema Intern d’Informació de Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies) és informar sobre el tractament de dades personals que, si escau, es durà a terme per a la gestió i tramitació de les comunicacions que es puguin presentar a través del mateix.

Per a la correcta configuració i disseny del SII, Escolàpies Figueres compleix plenament la normativa aplicable en matèria de protecció de dades:

• Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d’aquestes dades. D’ara endavant, RGPD.
  
  
• Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i Garantia dels Drets Digitals. D’ara endavant, LOPD/GDD.

11.2-Identitat del Responsable del Tractament de Dades :

 

TITULARITAT	Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies)
NOM COMERCIAL	Escolàpies Figueres
NIF/NIE	10G65801904
ADREÇA	C/ Joan de Peguera, 42
CP – POBLACIÓ	08026 - Barcelona
PROVÍNCIA – PAÍS	Barcelona - España
TELÈFON	972 500 731
EMAIL	administracio@escolapiesfigueres.org
REGISTRE MERCANTIL	369-SE/F

11.3-Finalitat del tractament de dades personals:

A continuació detallem els usos i finalitats previstes: 

 

 

Instrucció de les denúncies rebudes Processar i decidir sobre l’admissió a tràmit de la denúncia rebuda, procedir a la seva anàlisi i instruir els expedients i realitzar les actuacions que corresponguin a tal efecte. Creació d’un procediment de gestió de les comunicacions rebudes que identifiqui aquest canal, enviament de justificant de recepció i comunicació a l’informant de les accions o omissions dutes a terme. Gestió del llibre-registre de les comunicacions rebudes i de les investigacions internes a què hagin donat lloc. Informar la persona investigada del dret que té a presentar al·legacions per escrit i del tractament de les seves dades personals. Realització de les investigacions necessàries per donar resposta a l’informant.

11.4-Legalitat del tractament de dades personals:

El tractament de dades en el marc del SII es durà a terme en compliment d’una missió pública o exercici de poders públics conferits a Escolàpies Figueres (Art. 6.1.e RGPD)  i  en compliment de la llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (la “Llei de Protecció d’Informants” o la “Llei 2/2023”) i en Directiva 2019/1937 (UE) relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del Dret de la Unió.

11.5-Període de conservació de les dades  :

Les dades personals que es puguin recollir com a conseqüència d’una comunicació es conservaran : 

• Durant un termini de 10 anys a partir de la darrera confirmació d’interès. En cas que no es duguin a terme actuacions d’investigació, la informació relativa a la denúncia es conservarà en el sistema durant un termini màxim de tres mesos. Aquestes comunicacions s’arxivaran de forma anonimitzada a efectes de deixar constància de la seva recepció.
• Si la denúncia prospera s’emmagatzemarà informació relativa a les denúncies rebudes i als procediments d’investigació en un llibre-registre d’actuacions amb l’objectiu de deixar evidència del funcionament del model de prevenció de la comissió de delictes. En cap cas s’emmagatzemaran dades personals que concerneixin aquestes actuacions durant un termini superior a deu anys.
• Les dades de qui formuli la comunicació, de persones empleades i de terceres persones es conservaran en el sistema de denúncies únicament durant el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets denunciats. Es procedirà a la immediata supressió de la informació no rellevant de cara a la investigació dels fets o pertanyent a categories especials de dades.
• En cas que la informació facilitada o part d’ella no fos veraç, es procedirà a la seva immediata supressió des del moment en què es tingui constància d’aquesta circumstància. En cas que aquesta falta de veracitat pogués constituir un il·lícit penal es conservarà durant el termini necessari per a l’exercici d’accions.

 

 

11.6-Comunicació de dades a tercers :

En cas que sigui necessari o així ho exigeixi la llei, les dades es podran comunicar a:

• Òrgans de l’administració pública.
• Canal extern gestionat per l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant o per Autoritats independents autonòmiques anàlogues amb competència.
• Autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competent en el marc d’una investigació penal, disciplinària o sancionadora.
• La informació relativa a les denúncies serà comunicada al Responsable de Compliment Normatiu i a aquelles persones la col·laboració de les quals fos necessària en el marc d’una investigació o per a l’adopció de mesures correctores o disciplinàries, com responsables de Recursos Humans o serveis Jurídics. La identitat dels informants no serà en cap cas revelada a les persones a què es refereixen els fets relatats ni a tercers.

 

També podran accedir a aquestes dades tercers professionals a qui Escolàpies Figueres pugui recórrer per dur a terme totes o part de les tasques d’instrucció i investigació de les denúncies que es presentin, professionals que actuaran en tot moment subjectes a un deure de secret, reserva i confidencialitat. 

 

11.7-Exercici de drets :

Les persones a què es refereixin les dades personals incloses en una denúncia tindran els drets que s’indiquen a continuació, que, si escau, podran exercir en els termes i amb l’abast que reconegui en cada moment la legislació vigent:

1. Tindrà dret a obtenir confirmació sobre si a Escolàpies Figueres s’estan tractant les seves dades personals o no –en el marc de la gestió del Canal de Denúncies-, així com a sol·licitar la rectificació de les dades inexactes, o si escau, sol·licitar-ne la supressió, quan, entre altres motius, les dades ja no siguin necessàries per a la gestió del Canal de Denúncies.
2. El dret d’accés a les seves dades personals, excloent-ne, respecte del denunciat, la identitat de la persona que hagi formulat la denúncia contra ell.
3. Per revocar els consentiments atorgats (en cas que algun tractament es basi en el consentiment de l’interessat), així com per exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació, oposició, limitació, portabilitat i dret a no ser objecte de decisions automatitzades.
4. També podrà reclamar davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (com a tal Autoritat de Control competent en matèria de Protecció de dades), especialment quan no hagi obtingut satisfacció en l’exercici dels seus drets, mitjançant escrit adreçat a Agència Espanyola de Protecció de Dades C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid o a través de la web https://www.aepd.es

Per a l’exercici dels drets indicats, l’interessat podrà utilitzar qualsevol dels següents mitjans:

1. 1. Enviament postal a Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies) a l’adreça C/ Peralada, Nº55. 17600, Figueres (Girona), España.
   2. Enviant un correu electrònic a la següent adreça: administracio@escolapiesfigueres.org

La petició haurà d’incloure: nom i cognoms de l’interessat; algun document vàlid per verificar la identitat de l’interessat i, si escau, del seu representant, així com títol acreditatiu de la representació.

 

11.8-Principi de proporcionalitat i minimització de dades  :

Les dades personals recollides en el marc del SII es limitaran a les estrictament i objectivament necessàries per tramitar les comunicacions i, si escau,
comprovar la versemblança dels fets ;

1. Seran tractades en tot moment de conformitat amb la normativa de protecció de dades aplicable, per a fins legítims i específics en relació amb la investigació que pugui sorgir com a conseqüència de la denúncia;
2. No s’utilitzaran per a finalitats incompatibles;
3. Seran adequades i no excessives en relació amb aquestes finalitats.

 

11.9-Limitació de l’accés a les dades :

L’accés a les dades contingudes en aquests sistemes quedarà limitat exclusivament als òrgans interns i, excepcionalment, externs, que tinguin legalment o contractualment encomanada la tasca de desenvolupar les funcions de control intern i de compliment.

Només quan pogués procedir l’adopció de mesures disciplinàries contra un treballador, es permetrà el tractament de les dades al personal de Escolàpies Figueres amb funcions de gestió i control de recursos humans.

 

11.10-Mesures de seguretat :

Escolàpies Figueres s’assegurarà que s’adoptin totes les mesures tècniques i organitzatives necessàries per preservar la seguretat de les dades recollides a l’objecte de protegir-les de divulgacions o accessos no autoritzats.

A aquests efectes, Escolàpies Figueres ha adoptat mesures apropiades per garantir la confidencialitat de totes les dades i s’assegurarà que les dades relatives a la identitat de l’informant no siguin divulgades durant la investigació, respectant en tot cas els drets fonamentals de la persona, sense perjudici de les accions que, si escau, puguin adoptar les autoritats judicials competents.

 

12.-MESURES DE PROTECCIÓ ALS INFORMANTS 

Escolàpies Figueres es compromet a salvaguardar els informants que denunciïn actes il·lícits o irregulars, facilitant l’aplicació de les mesures de protecció contemplades a la Directiva Whistleblowing i a la Llei de Protecció de l’Informant, a les quals Escolàpies Figueres s’adhereix. Aquestes mesures de protecció es detallen a continuació:

1. Les persones que informin sobre accions o omissions detallades al punt 4.2 d’aquesta Política o realitzin una revelació pública segons la Llei de Protecció de l’Informant no incompliran normes de confidencialitat ni assumiran responsabilitat alguna per la informació o revelació, sempre que tinguin fonaments per creure que informar o revelar era necessari per denunciar una acció o omissió d’acord amb aquesta Política i la Llei de Protecció de l’Informant, sense perjudici del que disposa l’article 2.3 de la Llei de Protecció de l’Informant.  Ex: Un empleat denuncia violacions de seguretat en la gestió de dades confidencials a l’empresa, la qual cosa resulta en mesures disciplinàries contra ell. Se li garantirà protecció contra represàlies, sense perjudici de responsabilitats penals.
2. Els informants no seran responsables per obtenir o accedir a la informació que informin o revelin públicament, sempre que no incorren en delicte en fer-ho.
3. Els informants poden tenir altres responsabilitats per actes o omissions no relacionats amb la informació o la revelació pública, d’acord amb la normativa aplicable.
4. En procediments legals per danys soferts per informants, si l’informant demostra raonablement que ha informat o realitzat una revelació pública segons la Llei de Protecció de l’Informant i ha sofert dany, es presumirà que el dany va ser represàlia per informar o revelar públicament.
5. En processos judicials, les persones que informin segons aquesta política i la Llei de Protecció de l’Informant no tindran responsabilitat per informació o revelació protegida per aquesta Llei.

Exemples de Casos Requerits per a Aquestes Mesures de Protecció:

1. Un professor denuncia pràctiques no ètiques en l’assignació de qualificacions: Un professor observa que certs estudiants estan rebent qualificacions injustament altes degut a pressions de l’administració o de pares influents. Després de realitzar la denúncia, el professor comença a patir represàlies, com la reducció de les seves responsabilitats o una assignació desavantatjosa de classes. En aquest cas, el professor podria sol·licitar assessorament sobre els seus drets, protecció contra represàlies, assistència legal per enfrontar possibles mesures disciplinàries injustes, i suport econòmic i psicològic si la situació afecta el seu benestar.

2. Un administratiu informa sobre irregularitats en la gestió dels fons del col·legi: Un membre del personal administratiu detecta que hi ha una gestió indeguda o malversació dels fons destinats a beques o programes educatius. Després d’informar a través del canal intern, l’empleat comença a enfrontar un ambient laboral hostil, amb tasques desavantatjoses o aïllament. En tal situació, l’informant podria sol·licitar protecció per garantir que no hi hagi represàlies laborals, rebre suport legal si s’enfronten càrrecs o acusacions infundades, i rebre assistència psicològica si la situació genera un alt nivell d’estrès.

3. Un pare de família denuncia una situació d’assetjament escolar que el col·legi ha intentat ocultar: Un pare informa que el seu fill ha estat víctima d’assetjament i que la direcció del col·legi ha intentat minimitzar el problema per evitar danys a la reputació del centre. Arran de la denúncia, el fill pateix represàlies, com l’exclusió d’activitats escolars. El pare podria buscar assessorament per entendre els seus drets, obtenir suport legal per assegurar que es prenguin mesures adequades contra l’assetjament, i rebre suport psicològic per al nen afectat.

Escolàpies Figueres garantirà que les persones objecte d’informes siguin escoltades durant la investigació interna, assegurant els seus drets a la presumpció d’innocència, defensa i accés a l’expedient, segons el que estableix la Llei de Protecció de l’Informant. La identitat d’aquestes persones i la informació rellevant seran tractades confidencialment, excepte quan sigui necessari per a la investigació o la comunicació a les autoritats competents.

 

 

 

 

 

13.-OBLIGACIÓ DE COMPLIMENT

Totes les persones subjectes a la present Política estan obligades a complir amb el seu contingut. En cas de detectar-se un incompliment greu de la mateixa, aquest incompliment haurà de ser notificat a Escolàpies Figueres a través del Sistema Intern Intern de Informació. Les sancions aplicables dependran de la naturalesa de la infracció i de la identitat de l'infractor.

A tall d'exemple, si un professor de Escolàpies Figueres revela informació confidencial del centre a tercers, aquest incompliment greu haurà de ser reportat mitjançant el Sistema Intern de Informació, i s'aplicaran les sancions pertinents, que poden incloure mesures disciplinàries o legals.

De manera similar, si un membre de Escolàpies Figueres obstaculitza la presentació d'informes sobre irregularitats, tal conducta contravindria la present Política i haurà de ser comunicada a través del Sistema Intern de Informació, donant lloc a sancions proporcionades a la gravetat de la infracció i la identitat de l'infractor.

S'emfatitza la importància de la notificació dels incompliments greus per mantenir la integritat i eficàcia de la present Política, així com per garantir el compliment normatiu a Escolàpies Figueres.

 

13.1.-Sancions:

Escolàpies Figueres, en estricte compliment de la legislació i normativa laboral vigent, especialment l'Estatut dels Treballadors i els convenis col·lectius aplicables, aplicarà sancions efectives, proporcionades i dissuasòries als membres de Escolàpies Figueres que:

1. Obstaculitzin o intentin obstaculitzar la realització de comunicacions, o impedeixin el seu seguiment: Per exemple, si un membre del personal administratiu esborra o manipula registres de comunicacions realitzades per professors que van reportar problemes amb la seguretat de les instal·lacions del col·legi.
2. Prenguin represàlies contra els informants: Per exemple, si un professor que va denunciar pràctiques de favoritisme en la selecció d'estudiants per a activitats extracurriculars és relegat a tasques administratives, privant-lo de l'oportunitat d'impartir classes o participar en projectes acadèmics importants.
3. Fomentin procediments abusius contra els informants: Per exemple, si un grup de docents promou falsament que un col·lega és incompetent o poc professional en resposta a que aquest hagi informat sobre la manca de compliment en les normatives de salut i seguretat escolar.
4. Incompleixin l'obligació de mantenir la confidencialitat respecte a la identitat de l'informant o de les persones implicades: Per exemple, si un directiu del col·legi revela la identitat d'un professor que va denunciar irregularitats en l'assignació de beques, la qual cosa podria posar en risc la seva posició o reputació dins del col·legi.
5. Comuniquin o revelin públicament informació sabent que és falsa: Per exemple, si un estudiant, en complicitat amb un docent, difon rumors falsos sobre la gestió financera del col·legi a les xarxes socials, amb la intenció de desacreditar la direcció o altres docents.

Aquests exemples són merament il·lustratius i es proporcionen a títol explicatiu, no limitatiu, de les conductes sancionables en virtut de la normativa vigent. La imposició de sancions estarà subjecta a un procés just i equitatiu, garantint el dret de defensa dels implicats i respectant els principis legals aplicables.

 

14.-REVISIÓ, CONTROL I ACTUALITZACIÓ DE LA POLÍTICA

La present política serà sotmesa a una revisió periòdica per part del Comitè d'ètica i compliment. L'objectiu d'aquesta revisió és realitzar les modificacions i actualitzacions necessàries per garantir el seu correcte funcionament i efectivitat, així com per assegurar el compliment de les disposicions legals i del nostre Codi de conducta.

En consonància amb les responsabilitats assignades al Comitè d'ètica i compliment, Escolàpies Figueres s'encarregarà del seguiment i supervisió de l'aplicació i desenvolupament de la present Política i del Procediment associat, sense perjudici de les competències reservades a la direcció de Escolàpies Figueres.

A més, serà responsabilitat del Responsable del Sistema dur a terme l'actualització d'aquesta Política quan resulti pertinent, especialment en casos de canvis organitzatius, modificacions en l'estructura de control, evolució de les activitats desenvolupades i/o modificacions legislatives o jurisprudencials. En aquestes circumstàncies, s'informarà a la direcció. Aquest procés garanteix l'adaptació contínua de la política als requisits normatius i a les característiques canviants de Escolàpies Figueres.

 

15.-COMITÈ D'ÈTICA I COMPLIMENT

Per informar sobre qualsevol acte que contravingui el que s'estableix en la present Política o per plantejar dubtes sobre el seu contingut, l'instem a posar-se en contacte amb el Comitè d'ètica i compliment. Pot fer-ho enviant un correu electrònic a l'adreça: legalfigueres@auratechlegal.es . 

A més, valorem i li estenem una cordial invitació perquè comparteixi els seus comentaris sobre aquesta política i proposi possibles millores. La seva participació activa contribuirà al constant perfeccionament dels nostres estàndards de compliment.

 

16.-VALIDACIÓ I APROVACIÓ DE LA POLÍTICA

Conforme al procediment establert, la present política ha rebut la validació del Comitè d'ètica i compliment. En l'exercici de les seves responsabilitats i sense perjudici de les facultats de supervisió i seguiment atribuïdes al Comitè d'ètica i compliment, el Responsable del Sistema està autoritzat per desenvolupar normatives o guies addicionals que consideri necessàries per garantir el correcte funcionament del Sistema Intern de Informació. Cal destacar que, abans de la seva implementació, aquestes normatives seran comunicades de forma anticipada al Comitè d'ètica i compliment.

El Responsable del Sistema presentarà informes periòdics a l'Òrgan de Govern, detallant l'aplicació de la present Política i el seu efectiu compliment, fent-ho almenys una vegada a l'any.

Correspondrà al Consell d'Administració l'aprovació de les actualitzacions o modificacions que consideri necessàries per adequar la política a les millors pràctiques. L'aprovació d'aquesta Política quedarà reflectida en el present document i entrarà en vigor l'endemà de la seva comunicació a tota la plantilla.

És important assenyalar que la present Política no tindrà efectes retroactius, aplicant-se únicament a partir de la seva entrada en vigor, aprovada pel Consell d'Administració i difosa a través dels canals habilitats per a tal fi.

 

17.-DIFUSIÓ PUBLICITAT I ENTRADA EN VIGOR DE LA POLÍTICA

Amb la finalitat de garantir la comprensió i adhesió generalitzada a la present política, s'han establert diversos canals de difusió. Els empleats de Escolàpies Figueres podran accedir a aquest document a través de la pàgina web del centre assegurant la seva disponibilitat i fàcil consulta. A més, Escolàpies Figueres proporcionarà informació clara i fàcilment accessible sobre l'ús del Sistema Intern de Informació a la seva pàgina web, dirigida no només al personal intern sinó també a totes les parts interessades, com proveïdors i Administracions Públiques.

D'altra banda, la comunicació i difusió d'aquesta política a Escolàpies Figueres abastarà tot el personal, estant permanentment actualitzada sent accessible a la pàgina web per al coneixement de qualsevol Grup d'Interès. Així mateix, s'informa que, de conformitat amb la Llei 2/2023, Escolàpies Figueres ha publicat l'accés al Canal i la present Política en una secció específica i fàcilment accessible de la seva pàgina web https://escolapiesfigueres.org, comprometent-se a difondre-la entre tots els membres de l'entitat i tercers vinculats.

17.1.-Entrada en vigor de la política:

L'aprovació de la present Política va tenir lloc en la sessió de la direcció del 25 de juliol de 2023, establint aquesta data com a inici de la seva vigència. En línia amb els principis legals, Escolàpies Figueres es compromet a facilitar la informació i formació necessària sobre la Política i el Canal, assegurant l'accés lliure i adequat a totes les eines del Sistema Intern de Informació. En aquest context, qualsevol informant podrà recórrer a l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant.

 

 

Barcelona a 25 de juliol de 2023

 

 

Políticas del Sistema Interno de Información  Escolàpies Figueres

 

IDENTIFICACIÓN: POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y DEFENSA DEL  INFORMANTE
REVISIONES:
Rev. nº	Fecha	Comentarios
00	07/01/2024	Modelo Compliance. Adaptación a la Ley 2/2023 de 20 de febrero
01	25/04/2024	Actualizacion canales externos Autonómicos

 

 ÍNDICE

1. Introducción
2. Términos y Definiciones
3. Finalidad
4. Ámbito de Aplicación
5. Principios del Sistema Interno de Información
6. Elementos del Sistema
7. Canal Interno de Información
8. Canal Externo de Información
9. Ámbito de Protección
10. Consideraciones en los Casos de Revelación Pública
11. Confidencialidad y Protección de Datos
12. Medidas de Protección a los Informantes
13. Obligación de Cumplimiento
14. Revisión, Control y Actualización de la Política
15. Comité de ética y Cumplimiento
16. Validación y Aprobación de la Política
17. Difusión Publicidad y Entrada en Vigor de la Política

 

 

 

 

1.-INTRODUCIÓN  

Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies) (en adelante “Escolàpies Figueres”) manifiesta su firme compromiso con el respeto absoluto a la ley y la adopción de un comportamiento ético y transparente en todas las facetas de nuestra actividad. Esta postura se extiende a las relaciones con loa docentes y personal interno de Escolàpies Figueres.

En el núcleo de nuestros principios éticos se encuentran la integridad, legalidad, transparencia y honestidad. Además, nos comprometemos activamente con la sociedad y su desarrollo. Estos valores fundamentales guían todas nuestras acciones y decisiones. Para asegurar la coherencia con estos principios, hemos implementado un Sistema Interno de Información (en adelante SII) que refuerza nuestro compromiso con el cumplimiento de la ley y la ética en todos los aspectos de nuestra operación.

Por otro lado, el 23 de octubre de 2019, se ratificó la Directiva (UE) 2019/1937, del Parlamento Europeo y del Consejo, conocida como “Directiva Whistleblowing”, con el propósito de fortalecer la aplicación del Derecho y las políticas de la Unión en áreas específicas. En este contexto, España promulgó el 20 de febrero de 2023 la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, también denominada “Ley de protección del informante”.

Escolàpies Figueres reconoce y asume los principios consagrados en la Directiva Whistleblowing y la Ley de protección del informante. En un esfuerzo por subrayar este compromiso, se aprueba la presente Política del sistema interno de información. Las disposiciones de esta política complementan las establecidas en el Procedimiento de gestión, investigación y respuesta de comunicaciones recibidas a través del sistema interno de información.

Esta Política tiene como objetivo principal establecer los principios generales del sistema interno de información de Escolàpies Figueres, así como los derechos de los informantes. Además, regula el procedimiento para poner en conocimiento del Responsable del sistema los hechos relacionados con las materias referidas en el ámbito material de aplicación, de acuerdo con lo establecido en la Directiva Whistleblowing y la Ley de protección del informante. La implementación del Procedimiento GIR (procedimiento de gestión, investigación y respuesta de comunicaciones recibidas a través del sistema interno de información)  complementa estos esfuerzos, ajustándose a las exigencias de las mencionadas directivas y ley.

Adicionalmente, la Ley 2/2023, de 20 de febrero de 2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la Ley 2/2023) impone la obligación a determinadas personas y entidades del sector público o privado de dotarse de un Sistema Interno de Información (SII). En este contexto, Escolàpies Figueres establece su SII, que se ajusta a lo dispuesto en la Ley 2/2023. Este canal es el cauce preferente para informar, de manera personal o anónima, sobre ilícitos penales o administrativos del ordenamiento español, así como ciertas infracciones del derecho europeo. Además, el Canal Responsable puede recibir "otras comunicaciones o informaciones" según lo establecido en el artículo 7.4 de la Ley 2/2023.

Con la voluntad de fortalecer aún más la integridad y transparencia en su operación, el equipo de titularidad junto con la dirección de Escolàpies Figueres designa al Órgano de Cumplimiento, encargado de gestionar el Programa de Cumplimiento Normativo, como el órgano unipersonal Responsable del SII, conforme al artículo 8.3 de la Ley 2/2023. Este órgano operará de manera independiente y autónoma respecto de otros órganos y entidades dentro de Escolàpies Figueres, en cumplimiento del artículo 8.4 de la Ley 2/2023. Asimismo, Escolàpies Figueres elabora y aprueba la presente Política del SII para cumplir con el mandato legal del artículo 5.1 h) de la Ley 2/2023, enunciando los principios generales del SII y la defensa de la persona informante.

2.-TÉRMINOS Y DEFINICIONES 

En virtud de la presente normativa sobre protección del informante, se emplean los siguientes términos y definiciones:

1. Sistema Interno de Información (SII): El conjunto de elementos que facilitan a la persona informante la presentación de comunicaciones, garantizando su tramitación con las debidas salvaguardas. Incluye canales internos, procedimientos y el órgano responsable.
2. Canal:*El cauce para la entrada de comunicaciones.
3. Persona Informante: Individuo legitimado para comunicar a través del SII de Escolàpies Figueres información obtenida en el contexto de sus actividades laborales o profesionales.
4. Comunicación: La transmisión, verbal o escrita, de información sobre infracciones, irregularidades, quejas, reclamaciones, sugerencias o dudas interpretativas.
5. Infracción:*Comunicación que expone una vulneración real o potencial del ordenamiento jurídico español, el ordenamiento europeo o la normativa interna en Escolàpies Figueres o en una organización relacionada.
6. Irregularidad: Conducta contraria a las buenas prácticas y procedimientos de la organización.
7. Queja: Comunicación que expresa insatisfacción o desacuerdo sobre algún aspecto del Programa de Cumplimiento o la actividad de la organización.
8. Reclamación: Comunicación mediante la cual la persona informante exige un derecho o interés legítimo supuestamente vulnerado o desatendido.
9. Sugerencia: Comunicación que presenta la opinión o propuesta de mejora sobre algún aspecto del Programa de Cumplimiento o el funcionamiento de la organización.
10. Duda Interpretativa: Comunicación que plantea preguntas sobre la interpretación de normas, recomendaciones, procedimientos o protocolos de actuación.
11. Persona Afectada: Persona física o jurídica mencionada en la comunicación como aquella a quien se atribuyen o con la que se asocian los hechos comunicados.
12. Procedimiento de Gestión: Conjunto ordenado de actuaciones para la tramitación y resolución segura, efectiva y confidencial de las comunicaciones presentadas al SII de Escolàpies Figueres.
13. Medidas de Protección: Garantías para salvaguardar la identidad de quienes presentan comunicaciones y prevenir represalias.
14. Medidas de Apoyo: Asistencias técnicas, apoyo psicológico y financiero brindado por entidades públicas a personas que comuniquen infracciones.
15. Programa de Cumplimiento Normativo de Escolàpies Figueres:Modelo de organización implementado para prevenir, detectar y corregir riesgos penales, económicos y reputacionales, o reducir su riesgo de comisión.
16. Órgano de Cumplimiento: Encargado de velar por la actualización y eficacia del Programa de Cumplimiento Normativo y el Responsable de su SII en Escolàpies Figueres
17. Órgano de Administración: Órgano de gobierno de Escolàpies Figueres, cuya elección, composición y competencias están reguladas en los Estatutos generales de la organización.

 

3.-FINALIDAD 

La implementación del Sistema Interno de Información en Escolàpies Figueres tiene como objetivo fundamental facilitar a las personas internas y terceros la comunicación sobre conductas irregulares o ilícitas, garantizando la protección contra posibles represalias. Además, busca fortalecer la cultura de compliance dentro del centro, alineándose con los principios y valores de Escolàpies Figueres.

En el caso de Escolàpies Figueres, la Política del Sistema Interno de Información establece los principios que rigen dicho sistema y garantiza la protección de los informantes frente a represalias. Se enfoca en denunciar actos ilícitos conocidos en el ámbito laboral o profesional, irregularidades del Código de Conducta, y prácticas inadecuadas, promoviendo la cultura de la información e integridad en el colegio.

Por otro lado, la Política de Escolàpies Figueres  se orienta a prevenir, detectar y responder a conductas irregulares o ilícitas, expresando un compromiso firme con sus valores y principios éticos. Asimismo, proyecta un mensaje contundente contra la comisión de irregularidades, asegurando mecanismos efectivos de comunicación y contribuyendo a los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU.

La Ley 2/2023, que regula la protección del informante en España, impone la obligación de contar con un Sistema Interno de Información para organismos con más de cincuenta trabajadores. Su finalidad principal es proteger a los informantes y fomentar la cultura de la información como medida preventiva contra irregularidades. Este sistema, canalizado a través de canales internos, puede utilizarse para denunciar diversas conductas.

En resumen, la finalidad común de estas políticas es establecer principios éticos, garantizar la protección de los informantes, promover la cultura de compliance, prevenir conductas irregulares y contribuir al desarrollo sostenible, cada una adaptada a las particularidades de cada centro.

 

4.-ÁMBITO DE APLICACIÓN 

4.1-Ámbito subjetivo de aplicación 

La presente Política se extiende a cualquier individuo que haya conocido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, sin importar la modalidad jurídica que rija su relación con Escolàpies Figueres, y esto incluye situaciones en las que la relación laboral o de servicios esté vigente, extinguida o aún no iniciada. Aquellas personas sujetas o vinculadas a la autoridad y control de Escolàpies Figueres en términos laborales o mercantiles también pueden ser afectadas, abarcando a trabajadores, personal directivo, entidades colaboradoras, proveedores, y cualquier otra persona vinculada al Modelo de Cumplimiento Normativo de Escolàpies Figueres.

Este ámbito subjetivo comprende:

1. Miembros del equipo de titualridad de la Fundación y dirección de Escolàpies Figueres.
2. Empleados  y docentes de Escolàpies Figueres, incluyendo becarios, trabajadores en formación, y aquellos cuya relación laboral aún no ha comenzado durante procesos de selección o negociación precontractual. Individuos cuya relación laboral con Escolàpies Figueres haya concluido o aún no haya comenzado, siempre que la información comunicada se haya obtenido durante el proceso de selección o negociación precontractual.
3. Personas que trabajan para o están bajo la supervisión de contratistas, subcontratistas y proveedores de Escolàpies Figueres.
4. Representantes legales de los trabajadores que asisten al informante.
5. Personas físicas dentro del centro  que asistan al informante en el proceso.
6. Personas relacionadas con el informante que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares.
7. Personas jurídicas para las que trabaje o con las que tenga relación laboral, incluyendo aquellas en las que tenga una participación significativa.
8. Proveedores, contratistas, subcontratistas, colaboradores de Escolàpies Figueres y aquellos que trabajen para ellas o bajo su supervisión y dirección. La existencia del canal se incluirá en los modelos de contratos y convenios cuando sea posible y apropiado según la naturaleza de la relación.
9. Participantes en comités, comisiones, representaciones nacionales e internacionales, grupos de trabajo, estudio o investigación vinculados a Escolàpies Figueres.

 

4.2-Ámbito objetivo de aplicación 

El ámbito objetivo de aplicación del Sistema Interno de Información se extiende a todas aquellas conductas que contravengan la normativa interna de Escolàpies Figueres, sus políticas y el Código de Conducta. Específicamente, se centra en acciones que presenten al menos una de las siguientes características:

1. Infracciones del ordenamiento jurídico, destacando infracciones penales y administrativas graves.
2. Infracciones de la normativa anti-acoso y reclamaciones laborales.
3. Constitución de una infracción de carácter administrativo.  Infracciones y reclamaciones en materia de protección de datos.
4. Atribución de responsabilidad, perjuicio o descrédito a Escolàpies Figueres
5. Información, conocimiento, experiencia u otras circunstancias que la persona sujeta o vinculada considere pertinente para poner en conocimiento de Escolàpies Figueres, especialmente en relación con asuntos éticos de la gestión interna, el cumplimiento normativo o cualquiera de los puntos anteriores. Se requiere que estas acciones o conductas sean atribuibles a cualquier persona o entidad vinculada a Escolàpies Figueres.

Como requisito adicional para su tratamiento en el Sistema de Información, estas acciones o conductas tienen que ser atribuibles a cualquier persona, o entidad vinculada Escolàpies Figueres tal y como hemos tratado en el punto anterior.

También se podrá utilizar el Canal del Informante para comunicar infracciones de áreas como contratación pública, servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales, seguridad de productos y conformidad, seguridad del transporte, protección del medio ambiente, radiaciones y seguridad nuclear, alimentos y piensos, sanidad animal, bienestar animal, salud pública, protección de consumidores, privacidad y datos personales, así como seguridad de redes y sistemas de información. (Incluye infracciones contempladas en: (i) el Anexo de la Directiva UE 2019/1937, en especial en la Parte I, B, relativa a servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo; (ii) en el artículo 325 del Tratado Fundacional de la Unión Europea (TFUE) relativo a la lucha contra el fraude; o, (iii) que afecte al mercado interior según lo establecido en el artículo 26 del TFUE.)

Independientemente de la calificación que realice el ordenamiento jurídico interno, se incluyen aquellas acciones que afecten a los intereses financieros de la Unión, conforme al artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).

La información sobre las infracciones citadas será recabada, por parte del Responsable del Sistema, a través de una única plataforma informática que permitirá las comunicaciones por escrito (Artículo 5.2.c de la Ley 2/2023.), cuyo acceso se puede llevar a cabo mediante el siguiente enlace:

https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7eBO

A través del Sistema, la persona Informante podrá, también, en caso de considerarlo necesario, solicitar una reunión presencial a los efectos de presentar su comunicación.( Artículo 7.2 de la Ley 2/2023).

 

5.-PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Los principios generales que presiden e inspiran el Sistema Interno de Información, con el fin de asegurar el adecuado funcionamiento del mismo y de garantizar los derechos de las personas implicadas en las comunicaciones, son los siguientes:

5.1.-Principio de Tolerancia Cero.

El Sistema Interno de Información se erige como la encarnación del firme compromiso adoptado por Escolàpies Figueres hacia la tolerancia cero y el rechazo absoluto ante cualquier violación de la legalidad vigente o de los fundamentos éticos y valores. En este escenario, se establece como obligación para todos los miembros de Escolàpies Figueres la notificación de cualquier conducta que pueda constituir una infracción. El SII abarca y regula todas las vías de acceso para fomentar una cultura preventiva fundamentada en el principio de "tolerancia cero" frente a conductas irregulares, acciones ilícitas o contrarias a la ley, al sistema de gobernanza y sostenibilidad.

Por un lado, se promueve la aplicación de principios éticos y comportamientos responsables que deben guiar la actuación de los miembros del equipo de titularidad, como de la dirección, docentes o de cualquier profesional que preste servicios en Escolàpies Figueres sin importar su posición jerárquica, ubicación geográfica o dependencia funcional, al igual que los proveedores vinculados. Este principio de "tolerancia cero" es absoluto y prevalece sobre cualquier posible beneficio, ya sea económico u otro, para Escolàpies Figueres, cuando dicho beneficio se sustente en una transacción o negocio irregular, ilícito o contrario a la ley, al sistema de gobernanza y sostenibilidad, y, en particular, a los principios éticos establecidos en el Código de conducta..

5.2.-Principio de Efectividad.

Las comunicaciones recibidas referentes a violaciones del Derecho de la Unión Europea, infracciones administrativas o penales de gravedad significativa, así como infracciones del Derecho Laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, serán abordadas de manera efectiva en todos los casos.

Para facilitar este proceso, Escolàpies Figueres pone a disposición un canal de comunicación que permite la realización de denuncias, relacionadas con el incumplimiento de las normativas aplicables a la organización, tanto a nivel europeo, nacional como interno. El Sistema Interno de Información (SII) cuenta con canales específicos que garantizan la protección del denunciante contra cualquier represalia, de acuerdo con lo establecido por la Ley 2/2023. Además, se brinda la opción de presentar comunicaciones de manera escrita, de forma personal o anónima, mediante el Canal https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7eBO, que opera como canal de cumplimiento y como canal interno conforme a la legislación mencionada.

 

5.3.-Prohibición de Represalias y Salvaguarda del Informante:

Queda terminantemente prohibida la adopción de represalias contra las personas informantes o terceros relacionados que utilicen el Sistema Interno de Información de Escolàpies Figueres. Esta prohibición abarca amenazas y cualquier intento de represalia.

El término "represalia" se define como cualquier acto u omisión prohibido por la ley, o que, de manera directa o indirecta, conlleve un trato desfavorable situando a la persona afectada en una desventaja específica en el ámbito laboral o profesional debido a su condición de informante o su colaboración en la gestión de información. Cualquier represalia o intento de la misma debe ser reportado de inmediato al responsable del sistema.

El Sistema Interno de Información permite la comunicación anónima, facilitando que las personas informantes denuncien infracciones e irregularidades que, de lo contrario, podrían temer comunicar por miedo a represalias en caso de ser identificadas. Escolàpies Figueres garantiza la protección de los informantes y prohíbe cualquier forma de represalia.

Los informantes que, de buena fe, realicen una comunicación estarán protegidos contra discriminación y represalias por su acción. Se prohíbe estrictamente tomar medidas en contra de los informantes como represalia o consecuencia negativa por comunicar acciones que presuntamente no se alinean con el comportamiento corporativo actual, o que sean ilícitas o criminales.

No obstante, la prohibición de represalias no impide la adopción de medidas disciplinarias apropiadas si la investigación interna determina que la comunicación es falsa y ha sido realizada de mala fe por el informante.

A modo enunciativo, pero no limitativo, podrán considerarse represalias:

1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o terminación laboral, salvo en ejercicio regular del poder de dirección conforme a la legislación laboral.
2. Daños, incluidos los reputacionales, pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
3. Referencias negativas respecto al trabajo profesional.
4. Inclusión en listas negras o difusión de información en un sector que dificulte el acceso o ascenso en el trabajo.
5. Denegación o anulación de permisos o formaciones.
6. Discriminación o trato desfavorable o injusto.

 

Los informantes que denuncien actos ilícitos o irregulares podrán beneficiarse de las siguientes medidas de apoyo que ofrecerá la Autoridad Independiente de Protección del Informante y/o el órgano autonómico correspondiente, según el caso:

1. Información y asesoramiento gratuitos, completos e imparciales, que estén al alcance de todos, sobre los pasos a seguir, las opciones disponibles, la protección contra las represalias y los derechos del denunciante.
2. Ayuda efectiva de las autoridades competentes ante cualquier instancia implicada en su protección contra las represalias, incluyendo la confirmación de que pueden acogerse a la protección que establece la Ley de Protección del Informante.
3. Asistencia legal en los procesos penales y en los procesos civiles que impliquen a otros países, de acuerdo con la normativa europea.
4. Apoyo económico y psicológico, de manera excepcional, si así lo determina la Autoridad Independiente de Protección del Informante y/o el órgano autonómico competente, después de evaluar las consecuencias de la denuncia.
   Estas medidas de apoyo se suman a la asistencia que pueda corresponder al informante, según la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, para la defensa y representación en los procesos judiciales derivados de la denuncia o la revelación pública.

Algunos ejemplos de situaciones en las que los informantes podrían necesitar estas medidas de apoyo son:

1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o terminación laboral: Un profesor informa sobre irregularidades en la asignación de recursos educativos en el colegio. Como represalia, la dirección del colegio suspende injustamente su contrato alegando motivos disciplinarios sin justificación.
2. Daños, incluidos los reputacionales, pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo: Un miembro del personal administrativo denuncia la manipulación de notas en beneficio de ciertos estudiantes. Como resultado, el denunciante sufre acoso por parte de compañeros y la dirección le retira responsabilidades clave, aislándolo en su puesto de trabajo.
3. Referencias negativas respecto al trabajo profesional: Un profesor informa sobre la falta de medidas adecuadas de seguridad en las instalaciones del colegio. Posteriormente, cuando solicita una carta de recomendación para un nuevo puesto, la dirección le proporciona referencias negativas que afectan sus oportunidades de empleo.
4. Inclusión en listas negras o difusión de información en un sector que dificulte el acceso o ascenso en el trabajo: Un orientador escolar denuncia prácticas indebidas en la selección de personal para actividades extracurriculares. Más tarde, descubre que su nombre ha sido incluido en una lista que dificulta su participación en futuros proyectos dentro del colegio.
5. Denegación o anulación de permisos o formaciones: Una docente comunica irregularidades en el uso de fondos destinados a la compra de material escolar. Como consecuencia, se le niega el acceso a programas de formación continua que otros colegas sí reciben, limitando su desarrollo profesional.
6. Discriminación o trato desfavorable o injusto: Un empleado del servicio de mantenimiento denuncia prácticas de discriminación racial en el colegio. A raíz de su denuncia, empieza a recibir asignaciones de trabajo más duras y con horarios menos favorables en comparación con sus compañeros.

5.4.-Principio de Independencia e Imparcialidad:

Los procedimientos derivados de diversas comunicaciones seguirán el principio de máxima objetividad e independencia. Escolàpies Figueres ha  establecido estos principios y normas de actuación correspondientes para evitar posibles conflictos de interés.

Escolàpies Figueres se asegurará de que las comunicaciones presentadas sean tratadas de manera efectiva, garantizando que la primera instancia en conocer posibles irregularidades sea Escolàpies Figueres. La implementación de un procedimiento para la gestión eficaz de las comunicaciones y las investigaciones internas estará a cargo del despacho Auratech Legal Solutions SLP. 

En un plazo máximo de 7 días hábiles desde la recepción de la comunicación, los informantes serán notificados, a menos que esto pueda comprometer la confidencialidad. Además, se les informará sobre el posible inicio de una investigación interna, si procede. El Responsable del Sistema mantendrá un registro en el Sistema Interno de Información, asignándole un código de identificación para su seguimiento y trazabilidad.

 

5.5.-Principio de Protección de Datos Personales y Confidencialidad:

El Sistema Interno de Información está configurado de acuerdo con los requisitos de protección de datos personales. El compromiso de Escolàpies Figueres implica no realizar el tratamiento de datos personales que no sean necesarios para comprender las acciones u omisiones constitutivas de infracción señaladas en las comunicaciones del Sistema Interno de Información, a menos que cuenten con la justificación legal correspondiente, procediendo en ese caso a su eliminación.

El SII vela por la confidencialidad de la identidad del informante, permitiendo el anonimato si así lo desea, así como la de las personas afectadas y terceros mencionados en las comunicaciones. Impide el acceso no autorizado a los datos personales y garantiza la integridad, autenticidad y gestión segura de las comunicaciones. El Órgano Responsable del SII lleva un libro-registro para trazar las gestiones realizadas.

El Sistema Interno de Información cumple con la legislación aplicable en protección de datos, evitando el acceso de personal no autorizado. Los datos personales proporcionados para la comunicación serán tratados por Escolàpies Figueres y Auratech Legal  según la normativa de protección de datos para fines legítimos y específicos relacionados con la investigación resultante de la comunicación. 

En caso de obtención directa de datos personales de los informantes, se les facilitará la información requerida por la normativa de protección de datos. Asimismo, se informará a los informantes de que su identidad no será revelada a las personas implicadas ni a terceros.

Una vez justificado el incidente y asegurada la ausencia de mala fe, se informará a la persona mencionada en la comunicación, cumpliendo con lo establecido en la legislación de protección de datos. El Sistema Interno de Información garantiza la confidencialidad de la identidad de los informantes y terceros mencionados, así como de las acciones desarrolladas en su gestión y tramitación.

La comunicación a través del Sistema Interno de Información será siempre confidencial y, a elección de los informantes, puede ser anónima. En las comunicaciones confidenciales, se preservará la identidad del informante, sin perjuicio de las obligaciones legales y la protección de los derechos de las personas acusadas de mala fe.

El SII cuenta con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y confidencialidad de los datos de las personas afectadas y terceros mencionados. Todo el personal de Escolàpies Figueres está obligado a mantener el secreto profesional sobre la identidad del informante y los detalles de la denuncia. En caso de procedimientos judiciales o administrativos, puede ser necesario revelar la identidad del informante a la autoridad competente.

5.6.-Principio de Respeto Integral:

La gestión y tratamiento de las comunicaciones se realizará con el absoluto respeto y garantía de todos los derechos y medidas de protección otorgados a las personas informantes, terceros relacionados y las personas afectadas por las comunicaciones, conforme a la legislación vigente y, en particular, en consonancia con la presente Política.

Las personas afectadas cuentan con una serie de derechos fundamentales que deben ser reconocidos y respetados:

• Derecho al Honor: Se asegura que la gestión de las comunicaciones respete este derecho primordial.
• Derecho a la Presunción de Inocencia: En ningún caso podrán ser penalizadas sin verificar previamente la veracidad de los hechos contenidos en la comunicación.
• Derecho de Defensa: Las personas afectadas deben ser informadas de las acciones u omisiones que se les atribuyen de manera oportuna, permitiéndoles ejercer su derecho de defensa en cualquier momento. Se concede la oportunidad de ser escuchadas para ofrecer explicaciones a la situación comunicada, ya sea a través de entrevistas o solicitudes de aclaraciones destinadas a esclarecer los hechos.
• Derecho de Acceso al Expediente: Se garantiza el acceso a la información contenida en el expediente, respetando los términos establecidos en la legislación aplicable y manteniendo el principio de confidencialidad previamente establecido.

Además, se establece una protección especial para las personas informantes, preservando su identidad y garantizando la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento. Este enfoque respeta integralmente los derechos fundamentales de todas las partes involucradas, promoviendo la equidad, la justicia y el cumplimiento de los principios éticos establecidos en la Política.

 

5.7.-Principio de Objetividad y Honradez:

Las disposiciones establecidas por la presente Política se regirán, en todo momento, por los principios fundamentales de absoluta imparcialidad y máxima honradez. Escolàpies Figueres prohíbe categóricamente el uso del Sistema con motivaciones ilegítimas, personales o contrarias a la buena fe.

Para facilitar el acceso al Sistema Interno de Información https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7eBO , este estará disponible de manera destacada y fácilmente identificable en una sección separada, en la página de inicio de la web https://escolapiesfigueres.org corporativa. Junto a esta información, se proporcionarán detalles sobre su uso y los principios y procedimientos del sistema gestionado por Auratech Legal  para el manejo de las comunicaciones recibidas a través de él.

Con el propósito de asegurar la transparencia y el conocimiento general, esta política será difundida internamente en Escolàpies Figueres. Se entregará un enlace a la misma en el documento de acpetación de politica de firma el personal al ser contratado por el centro. 

Los usuarios del Sistema Interno de Información pueden confiar en que sus comunicaciones serán gestionadas conforme a procedimientos previamente aprobados y disponibles para su consulta. Este enfoque promueve la integridad del sistema, asegurando que las denuncias y comunicaciones sean tratadas con imparcialidad y transparencia.

 

6.-ELEMENTOS DEL SISTEMA 

6.1.-Requisitos del sistema para la transparencia y el cumplimiento normativo

Escolàpies Figueres, con el firme propósito de instaurar un entorno transparente y promover el acatamiento de la legalidad y normas éticas delineadas en el Código de conducta, ha implementado un Sistema Interno de Información (SII) en concordancia con la legislación aplicable. Este sistema tiene como finalidad facilitar la denuncia e información sobre conductas irregulares, actos ilícitos o contrarios a la ley, o al Sistema de gobernanza y sostenibilidad. Este abarca, en particular, cualquier comportamiento susceptible de constituir un delito, infracción administrativa grave o muy grave, o violación del derecho de la Unión Europea, con incidencia en la esfera de la Sociedad, en las relaciones contractuales con sus proveedores, o en la reputación e intereses de la misma (las “Conductas”).

El SII se concibe y opera de manera segura para asegurar: (i) la confidencialidad de la identidad del informante y terceros involucrados, así como de las acciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de estas; y (ii) la protección de datos personales, impidiendo el acceso no autorizado al contenido de las investigaciones. Además, se garantiza que las denuncias e informaciones presentadas puedan ser tratadas de manera efectiva dentro de la Sociedad.

Requisitos Cumplidos por el Sistema Interno de Información:

1. Diseño, establecimiento y gestión segura, asegurando confidencialidad.
2. Posibilidad de presentar comunicaciones por escrito a través de un canal específico en la página web.
3. Admisión de comunicaciones anónimas.
4. Accesibilidad del SII para todas las personas mencionadas en el documento.
5. Establecimiento de un procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas.
6. Designación de un Responsable del SII para la gestión integral del sistema y del procedimiento de comunicaciones.
7. Garantía de gestión eficaz y eficiente de las comunicaciones en tiempo y forma.

 

6.2.-Responsable del sistema

La dirección de Escolàpies Figueres como órgano rector, ha designado a Mario de la Peña ( Delegado de Protección de Datos) como Responsable del Sistema Interno de Información (SII) . Este nombramiento será formalmente comunicado a la Autoridad Independiente de Información o la Autoridad Competente correspondiente. El Responsable del Sistema opera de manera independiente, con plena autonomía frente a otros órganos del centro o de la Fundación, y cuenta con los recursos necesarios. Además, ha desarrollado y tramitado un procedimiento específico de gestión del SII, previamente aprobado por el equipo de titularidad u organo de gobierno.

Este desempeño se lleva a cabo de manera autónoma y de acuerdo con las especificaciones de su Procedimiento de Funcionamiento, que incluye impulsar la implementación y eficacia de la política, así como colaborar con autoridades competentes.

Ante posibles conflictos de intereses, la persona informante puede dirigir provisionalmente su comunicación a:

Domingo Vayá

19996489J

representante

. El Responsable del Sistema desempeña sus funciones de manera independiente y autónoma, garantizando la gestión eficaz y ética del SII. La Persona Gestora, con plena autonomía, puede contar con apoyo externo para la recepción y triage de comunicaciones. Examina y resuelve expedientes con independencia y de conformidad con la normativa vigente.

7.-CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN 

Escolàpies Figueres ha implementado un canal interno de información con una doble vía de acceso. La primera, a través de un canal https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7eBO disponible en la página web https://escolapiesfigueres.org. La segunda opción es informar directamente al Responsable del Sistema de forma verbal o escrita. En caso de comunicación verbal, se documentará mediante grabación segura o transcripción exacta. En el caso de comunicación escrita, esta se dirigirá a la atención del Responsable del Sistema en las oficinas de Escolàpies Figueres sitas en C/ Peralada, Nº55. 17600, Figueres (Girona), España. Se permite también la solicitud de reuniones presenciales debidamente documentadas.

7.1.-Comunicación Externa y Alcance del Canal:

Cualquier comunicación formal de Órganos Judiciales o Administraciones Públicas se considerará válida para tomar conocimiento de un incumplimiento. Además, el canal interno está abierto a terceras personas ajenas a Escolàpies Figueres, como proveedores, distribuidores y otros socios comerciales, que puedan tener sospechas fundamentadas de un incumplimiento.

7.2.-Contenidos y Protección del Informante:

Las comunicaciones, tanto identificadas como anónimas, deben incluir información detallada, como nombres, fechas y documentos relevantes. El canal interno protege a los informantes de incumplimientos en Escolàpies Figueres, siempre que se refieran a infracciones del Derecho de la Unión Europea o infracciones penales o administrativas graves.

7.3.-Proceso de Investigación y Garantías:

El Procedimiento GIR establece la investigación de incumplimientos, siguiendo las pautas de la Directiva Whistleblowing y la Ley de protección del informante. Escolàpies Figueres por su parte, destaca su sistema interno como el canal preferente para informar sobre acciones ilegales, asegurando la confidencialidad y la ausencia de represalias para el informante.

7.4.-Canal Responsable :

Escolàpies Figueres utiliza un Canal Responsable, propiedad de Auratech y Planatec Software, como su canal principal, ajustándose a la Ley 2/2023. Otros canales anteriores se integran en Canal Responsable, preservando la confidencialidad y el derecho a la protección de datos. La difusión y formación se coordinan para promover el uso efectivo de este canal.

7.5-Difusión y Acceso 

La Persona Gestora coordina acciones para divulgar el SII, asegurando su fácil acceso. Se establece un enlace claro en la página de inicio de la web https://escolapiesfigueres.org institucional. Escolàpies Figueres informará a los usuarios sobre el tratamiento de datos personales, y el uso de este canal está regulado en el footer del propio canal .

 

 

8.-CANAL EXTERNO DE INFORMACIÓN 

Además del canal interno de información, se establecen canales externos conforme a la Ley 2/2023 para investigar incumplimientos provenientes de Terceros. La implementación de un canal externo, a cargo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), se concibe como complemento al canal interno, asegurándole independencia y autonomía según la normativa europea.

Sin menoscabo de la preferencia del canal interno para informar sobre acciones y omisiones constitutivas de infracción contra los derechos de la Unión Europea, o de infracción penal o administrativa grave o muy grave, cualquier persona física puede optar por dirigirse directamente al canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.I.I., y la autoridad autonómica competente.
Las siguientes Comunidades Autónomas también cuentan con Autoridad Independiente de Protección del Informante permitiendo recibir comunicaciones:  

• En la Comunidad Valenciana, además del canal de la A.A.I., se podrá utilizar el buzón externo https://www.antifraucv.es/buzon-de-denuncias-2/ de denuncias de la Agencia Valenciana Antifraude , especialmente para comunicar irregularidades relacionadas con la integridad pública, fraude o corrupción de ámbito autonómico. Esto incluye cualquier irregularidad destinada a salvaguardar fondos públicos.
• Asimismo, se informa a los ciudadanos de Andalucía que disponen de un canal externo para denuncias a través de la web www.defensordelpuebloandaluz.es
• Igualmente, en Cataluña, se habilita el canal www.antifrau.cat

Tanto el informante como las comunicaciones realizadas a través de estos canales externos disfrutarán de la protección establecida en la presente Política, siempre que se cumplan los requisitos expresamente establecidos en el siguiente apartado.

La revelación pública de información sobre acciones u omisiones en el ámbito de aplicación de la Ley de protección del informante, ya sea a través de canales internos, externos o directamente por canales externos, implicará la protección al informante. Esto ocurrirá siempre y cuando no se hayan tomado medidas apropiadas en el plazo establecido y se cumplan los requisitos detallados en el siguiente apartado.

9.-ÁMBITO DE PROTECCIÓN 

9.1-Protección a Informantes y Terceros en el Canal Interno de Información:

Escolàpies Figueres a través de su Sistema Interno de Información, salvaguarda a la persona informante de buena fe y a los Terceros vinculados. Esta protección se extiende a aquellos que realizan revelaciones públicas sobre infracciones comprendidas en el ámbito del Sistema Interno de Información. Adicionalmente, se garantiza la protección a las Personas afectadas por la Comunicación.

9.2-Requisitos para la Protección en Escolàpies Figueres:

Las personas que comuniquen o revelen infracciones disfrutarán de los derechos de protección, siempre que:

1. Tengan motivos razonables para creer en la veracidad de la información comunicada, dentro del ámbito de la Ley de protección de informantes, abarcando infracciones del Derecho de la Unión Europea o acciones constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. *Ejemplo*: Un empleado de Escolàpies Figueres que revela prácticas contables fraudulentas que podrían constituir una infracción penal.
2. La comunicación o revelación se realice según los requerimientos establecidos por Escolàpies Figueres y la Ley de protección del informante.*Ejemplo*: Un informante que sigue el procedimiento interno al informar sobre irregularidades en el manejo de contratos dentro de la empresa.

9.3.-Presunción de Buena Fe:

Para que la protección del informante surta plenos efectos, es esencial que dicho informante obre de manera constante y veraz en todo momento. La actuación se considerará de buena fe en las siguientes circunstancias:

1. Fundamentación en Hechos o Indicios Fundados:
   La comunicación realizada debe estar sustentada en hechos concretos o indicios de los cuales se pueda deducir o sospechar razonablemente la perpetración de una conducta ilícita o irregular. Estos hechos deben enmarcarse dentro del ámbito objetivo descrito en el punto 4.2 del presente documento. Ejemplo: Un empleado que, al denunciar prácticas contables fraudulentas, proporciona evidencia documentada de transacciones sospechosas.
2. Ausencia de Ánimo de Venganza o Perjuicio:
   La persona informante debe actuar sin motivaciones de venganza o con la intención de causar daño a la persona denunciada o a terceros. Ejemplo: Un empleado que denuncia prácticas discriminatorias no lo hace como represalia personal, sino con el objetivo de corregir comportamientos perjudiciales para el ambiente laboral.

En situaciones en las que un individuo realice comunicaciones de mala fe, presentando información falsa o buscando causar daño intencionadamente, nos reservamos el derecho de aplicar medidas disciplinarias o emprender acciones legales según corresponda.

Se presume la buena fe cuando existen motivos razonables para pensar que la información es veraz, incluso sin aportar pruebas concluyentes.

   *Ejemplo*: Un informante que, sin pruebas documentales, alerta sobre prácticas laborales discriminatorias basándose en su experiencia y observaciones.

9.4-Exclusiones de Protección:

No estarán amparadas por esta Política aquellas personas que comuniquen o revelen:

1. Informaciones inadmitidas por falta de verosimilitud, constitutivas de infracción, o carentes de fundamento, entre otras razones detalladas.   
      *Ejemplo*: Una denuncia sin fundamentos claros y verificables.
2. Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales.   
      *Ejemplo*: Quejas personales no relacionadas con infracciones legales o éticas.
3. Informaciones completamente disponibles para el público o meros rumores.   
      *Ejemplo*: Información de dominio público o basada en especulaciones sin fundamento.
4. Informaciones que no entren en el ámbito material de la presente política.   
      *Ejemplo*: Denuncias sobre asuntos no cubiertos por la Ley de protección de informantes.

9.5-Notificación de Inadmisión:

La inadmisión de la comunicación se notificará al informante en un plazo máximo de veinte días hábiles, excepto en casos de comunicación anónima o renuncia expresa del informante a recibir notificaciones.

 

10.-CONSIDERACIONES EN LOS CASOS DE REVELACIÓN PÚBLICA 

En caso de que la persona Informante realice una revelación pública, la protección ofrecida por Escolàpies Figueres estará sujeta a las condiciones legalmente establecidas y se condicionará a la presentación o revelación de buena fe, según lo dispuesto en la presente Política y el Procedimiento.

10.1-Condiciones para Revelación Pública:

Se considerará revelación de buena fe aquella que se realice sin suplantar identidades y que detalle hechos veraces, excluyendo información incierta o relacionada con personas no vinculadas a los hechos.

   *Ejemplo*: Un ex empleado que revela públicamente prácticas fraudulentas de la empresa sin inventar hechos o involucrar a personas ajenas.

10.2-Exclusiones en Revelación Pública:

Quedan expresamente excluidas de la protección ofrecida por Escolàpies Figueres diversas situaciones, como informaciones inadmitidas previamente, reclamaciones sobre conflictos interpersonales, datos completamente públicos o rumores, y acciones u omisiones fuera del ámbito material de la política.

   *Ejemplo*: Una revelación pública que involucra disputas personales no relacionadas con irregularidades legales.

10.3-Protección Legalmente Establecida:

En caso de revelación pública, la protección adicional estará sujeta a las condiciones legalmente establecidas.

   *Ejemplo*: La protección ofrecida conforme a leyes específicas que resguardan a informantes en situaciones de revelación pública.

 

11.-CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS 

11.1-Introducción :

El objetivo de la presente Política de Privacidad del Sisitema Interno de Información de Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies) , es informar del tratamiento de datos personales que, en su caso, se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las comunicaciones que se puedan presentar a través del mismo.

Para la correcta configuración y diseño del SII, Escolàpies Figueres da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos:

• Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. En adelante RGPD.
  
  
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales. En adelante LOPD/GDD.

11.2-Identidad del Responsable del Tratamiento de Datos :

 

TITULARIDAD	Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies)
NOMBRE COMERCIAL	Escolàpies Figueres
NIF/NIE	10G65801904
DIRECCIÓN	C/ Joan de Peguera, 42
CP – POBLACIÓN	08026 - Barcelona
PROVINCIA – PAÍS	Barcelona - España
TELÉFONO	972 500 731
EMAIL	administracio@escolapiesfigueres.org
REGISTRO MERCANTIL	369-SE/F

11.3-Finalidad del tratamiento de datos personales:

A continuación le detallamos los usos y finalidades previstas: 

 

 

Instrucción de las denuncias recibidas Cursar y decidir sobre la admisión a trámite de la denuncia recibida, proceder a su análisis e instruir los expedientes y realizar las actuaciones que procedan a tal efecto Creación de un procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas que identifique el presente canal, envío de acuse de recibo y comunicación al informante de las acciones u omisiones llevadas a cabo Gestión del libro-registro de las comunicaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar Informar a la persona investigada del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales Realización de las investigaciones necesarias para dar respuesta al informante

11.4-Legalidad del tratamiento de datos personales:

El tratamiento de datos en el marco del SII se llevará a cabo en cumplimiento de una misión pública o ejercicio de poderes públicos conferidos a Escolàpies Figueres (Art. 6.1.e RGPD)  y  en cumplimiento de la ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (la “Ley de Protección de Informantes” o la “Ley 2/2023”) y en Directiva 2019/1937 (UE) relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

11.5-Periodo de conservación de los datos  :

Los datos personales que puedan recabarse como consecuencia de una comunicación serán conservados : 

• Durante un plazo de 10 años a partir de la última confirmación de interés. En caso de que no se lleguen a iniciar actuaciones de investigación, la información relativa a la denuncia se conservará en el sistema durante un plazo máximo de tres meses. Estas comunicaciones se archivarán de forma anonimizada a efectos de dejar constancia de su recepción .
• Si la denuncia prospera se almacenará información relativa a las denuncias recibidas y a los procedimientos de investigación en un libro-registro de actuaciones con el objetivo de dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos. En ningún caso se almacenarán datos personales que conciernan a dichas actuaciones durante un plazo superior a diez años.
• Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. Se procederá a la inmediata supresión de la información no relevante de cara a la investigación de los hechos o perteneciente a categorías especiales de datos.
• En caso de que la información facilitada o parte de ella no fuese veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia. En caso de que dicha falta de veracidad pudiese constituir un ilícito penal se conservará durante el plazo necesario para el ejercicio de acciones.

 

 

11.6-Comunicación de datos a terceros :

En caso de que sea necesario o así se exigido por ley, los datos podrán ser comunicados a:

• Órganos de la administración pública .
• Canal externo gestionado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante o por Autoridades independientes autonómicas análogas con competencia.
• Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
• La información relativa a las denuncias será comunicada al Responsable de Cumplimiento Normativo y aquellas personas cuya colaboración fuera necesaria en el marco de una investigación o para la adopción de medidas correctoras o disciplinarias, como responsables de Recursos Humanos o servicios Jurídicos. La identidad de los informantes no será en ningún caso revelada a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.

 

También podrán acceder a dichos datos terceros profesionales a los que Escolàpies Figueres pueda recurrir para llevar a cabo todas o parte de las labores de instrucción e investigación de las denuncias que se presenten, profesionales que actuarán en todo momento sujetos a un deber de secreto, reserva y confidencialidad. 

 

11.7-Ejercicio de derechos :

Las personas a las que se refieran los datos personales incluidos en una denuncia tendrán los derechos que se indican a continuación, que, en su caso, podrán ejercitar en los términos y con el alcance que reconozca en cada momento la legislación vigente:

1. Tendrá derecho a obtener confirmación sobre si en Escolàpies Figueres se están tratando sus datos personales o no –en el marco de la gestión del Canal de Denuncias-, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos, o en su caso, solicitar su supresión, cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para la gestión del Canal de Denuncias.
2. El derecho de acceso a sus datos personales, excluyéndose del mismo, respecto del denunciado, la identidad de la persona que haya formulado la denuncia contra él.
3. Para revocar los consentimientos otorgados (en caso de que algún tratamiento se base en el consentimiento del interesado), así como para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, limitación, portabilidad y derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas
4. También podrá reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (como tal Autoridad de Control competente en materia de Protección de datos), especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, mediante escrito dirigido a Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid o a través de la web https://www.aepd.es

Para el ejercicio de los derecho indicados, el interesado podrá utilizar cualquiera de los siguietnes medios:

1. 1. Envío postal a Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies) a la dirección C/ Peralada, Nº55. 17600, Figueres (Girona), España.
   2. Enviando un email a la siguiente dirección electrónica: administracio@escolapiesfigueres.org

La petición deberá incluir: nombre y apellidos del interesado; algún documento válido para veiricar la identidad del interesado y, en su caso, de su representante, así como título acreditativo de la representación.

 

11.8-Principio de proporcionalidad y minimización de datos  :

Los datos personales recabados en el marco del SII se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las comunicaciones y, si procede,
comprobar la verosimilitud de los hechos ;

1. Derán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia;
2. No se utilizarán para fines incompatibles;
3. Derán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

 

11.9-Limitación del acceso a los datos :

El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a los órganos internos y, excepcionalmente, externos, que tengan legal o contractualmente encomendada la labor de desarrollar las funciones de control interno y de cumplimiento.

Sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, se permitirá el tratamiento de los datos al personal de Escolàpies Figueres con funciones de gestión y control de recursos humanos.

 

11.10-Medidas de seguridad :

Escolàpies Figueres se asegurará que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.

A estos efectos, Escolàpies Figueres ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurará de que los datos relativos a la identidad del informante no sea divulgada durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.

 

12.-MEDIDAS DE PROTECCIÓN A LOS INFORMANTES 

Escolàpies Figueres se compromete a salvaguardar a los informantes que denuncien actos ilícitos o irregulares, facilitando la aplicación de las medidas de protección contempladas en la Directiva Whistleblowing y la Ley de Protección del Informante, a las cuales Escolàpies Figueres se adhiere. Dichas medidas de protección se detallan a continuación:

1. Las personas que informen sobre acciones u omisiones detalladas en el punto 4.2 de esta Política o realicen una revelación pública según la Ley de Protección del Informante no incumplirán normas de confidencialidad ni asumirán responsabilidad alguna por la información o revelación, siempre que tengan fundamentos para creer que informar o revelar era necesario para denunciar una acción u omisión de acuerdo con esta Política y la Ley de Protección del Informante, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 2.3 de la Ley de Protección del Informante.  Ejemplo: Un empleado denuncia violaciones de seguridad en el manejo de datos confidenciales en la empresa, lo cual resulta en medidas disciplinarias contra él. Se le garantizará protección contra represalias, sin menoscabo de responsabilidades penales.
2. Los informantes no serán responsables por obtener o acceder a la información que informen o revelen públicamente, siempre y cuando no incurran en delito al hacerlo.
3. Los informantes pueden tener otras responsabilidades por actos u omisiones no relacionados con la información o la revelación pública, de acuerdo con la normativa aplicable.
4. En procedimientos legales por daños sufridos por informantes, si el informante demuestra razonablemente que ha informado o realizado una revelación pública según la Ley de Protección del Informante y ha sufrido daño, se presumirá que el daño fue represalia por informar o revelar públicamente.
5. En procesos judiciales, las personas que informen según esta política y la Ley de Protección del Informante no tendrán responsabilidad por información o revelación protegida por dicha Ley.

Ejemplos de Casos Requeridos para Estas Medidas de Protección:

1. Un profesor denuncia prácticas no éticas en la asignación de calificaciones: Un profesor observa que ciertos estudiantes están recibiendo calificaciones injustamente altas debido a presiones de la administración o de padres influyentes. Tras realizar la denuncia, el profesor empieza a sufrir represalias, como la reducción de sus responsabilidades o una asignación desventajosa de clases. En este caso, el profesor podría solicitar asesoramiento sobre sus derechos, protección contra represalias, asistencia legal para enfrentar posibles medidas disciplinarias injustas, y apoyo económico y psicológico si la situación afecta su bienestar.

2. Un administrativo informa sobre irregularidades en la gestión de los fondos del colegio: Un miembro del personal administrativo detecta que hay una gestión indebida o malversación de los fondos destinados a becas o programas educativos. Después de informar a través del canal interno, el empleado comienza a enfrentar un ambiente laboral hostil, con tareas desventajosas o aislamiento. En tal situación, el informante podría solicitar protección para garantizar que no haya represalias laborales, recibir apoyo legal si se enfrentan cargos o acusaciones infundadas, y recibir asistencia psicológica si la situación genera un alto nivel de estrés.

3. Un padre de familia denuncia una situación de acoso escolar que el colegio ha intentado ocultar: Un padre informa que su hijo ha sido víctima de acoso y que la dirección del colegio ha tratado de minimizar el problema para evitar daños a la reputación del centro. A raíz de la denuncia, el hijo sufre represalias, como la exclusión de actividades escolares. El padre podría buscar asesoramiento para entender sus derechos, obtener apoyo legal para asegurar que se tomen medidas adecuadas contra el acoso, y recibir apoyo psicológico para el niño afectado.

Escolàpies Figueres garantizará que las personas objeto de informes sean escuchadas durante la investigación interna, asegurando sus derechos a la presunción de inocencia, defensa y acceso al expediente, según lo establecido en la Ley de Protección del Informante. La identidad de estas personas y la información relevante serán tratadas confidencialmente, excepto cuando sea necesario para la investigación o la comunicación a las autoridades competentes.

13.-OBLIGACIÓN DE CUMPLIMIENTO 

Todas las personas sujetas a la presente Política están obligadas a cumplir con su contenido. En el supuesto de detectarse un incumplimiento grave de la misma, dicho incumplimiento deberá ser notificado a Escolàpies Figueres a través del Sistema Interno de Información. Las sanciones aplicables dependerán de la naturaleza de la infracción y de la identidad del infractor.

A modo de ejemplo, si un profesor de Escolàpies Figueres revela información confidencial del centro a terceros, dicho incumplimiento grave deberá ser reportado mediante el Sistema Interno de Información, y se aplicarán las sanciones pertinentes, que pueden incluir medidas disciplinarias o legales.

De manera similar, si un miembro de Escolàpies Figueres obstaculiza la presentación de informes sobre irregularidades, tal conducta contravendría la presente Política y deberá ser comunicada a través del Sistema Interno de Información, dando lugar a sanciones proporcionadas a la gravedad de la infracción y la identidad del infractor.

Se hace hincapié en la importancia de la notificación de los incumplimientos graves para mantener la integridad y eficacia de la presente Política, así como para garantizar el cumplimiento normativo en Escolàpies Figueres

 

13.1.-Sanciones:

Escolàpies Figueres, en estricto cumplimiento de la legislación y normativa laboral vigente, especialmente el Estatuto de los Trabajadores y los convenios colectivos aplicables, aplicará sanciones efectivas, proporcionadas y disuasorias a los miembros de Escolàpies Figueres que:

1. Obstaculicen o intenten obstaculizar la realización de comunicaciones, o impidan su seguimiento: Por ejemplo, si un miembro del personal administrativo borra o manipula registros de comunicaciones realizadas por profesores que reportaron problemas con la seguridad de las instalaciones del colegio.
2. Tomen represalias contra los informantes: Por ejemplo, si un profesor que denunció prácticas de favoritismo en la selección de estudiantes para actividades extracurriculares es relegado a tareas administrativas, privándole de la oportunidad de impartir clases o participar en proyectos académicos importantes.
3. Fomenten procedimientos abusivos contra los informantes: Por ejemplo, si un grupo de docentes promueve falsamente que un colega es incompetente o poco profesional en respuesta a que este haya informado sobre la falta de cumplimiento en las normativas de salud y seguridad escolar.
4. Incumplan la obligación de mantener la confidencialidad respecto a la identidad del informante o de las personas involucradas: Por ejemplo, si un directivo del colegio revela la identidad de un profesor que denunció irregularidades en la asignación de becas, lo que podría poner en riesgo su posición o reputación dentro del colegio.
5. Comuniquen o revelen públicamente información a sabiendas de su falsedad: Por ejemplo, si un estudiante, en complicidad con un docente, difunde rumores falsos sobre la gestión financiera del colegio en redes sociales, con la intención de desacreditar a la dirección o a otros docentes.

Estos ejemplos son meramente ilustrativos y se proporcionan a título explicativo, no limitativo, de las conductas sancionables en virtud de la normativa vigente. La imposición de sanciones estará sujeta a un proceso justo y equitativo, garantizando el derecho de defensa de los involucrados y respetando los principios legales aplicables.

 

14.-REVISIÓN, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA 

La presente política será sometida a una revisión periódica por parte del Comité de ética y cumplimiento.El propósito de esta revisión es realizar las modificaciones y actualizaciones necesarias para garantizar su correcto funcionamiento y efectividad, así como para asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales y de nuestro Código de conducta.

En consonancia con las responsabilidades asignadas al Comité de Ética y Cumplimiento, Escolàpies Figueres se encargará del seguimiento y supervisión de la aplicación y desarrollo de la presente Política y del Procedimiento asociado, sin menoscabo de las competencias reservadas a la dirección de Escolàpies Figueres.

Además, será responsabilidad del Responsable del Sistema llevar a cabo la actualización de esta Política cuando resulte pertinente, especialmente en casos de cambios organizativos, modificaciones en la estructura de control, evolución de las actividades desarrolladas y/o modificaciones legislativas o jurisprudenciales. En tales circunstancias, se informará a la dirección. Este proceso garantiza la adaptación continua de la política a los requisitos normativos y a las características cambiantes de Escolàpies Figueres.

 

15.-COMITÉ DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO  

Para informar acerca de cualquier acto que contravenga lo establecido en la presente Política o para plantear dudas sobre su contenido, le instamos a ponerse en contacto con el Comité de Ética y Cumplimiento . Puede hacerlo enviando un correo electrónico a la dirección: legalfigueres@auratechlegal.es . 

Además, valoramos y le extendemos una cordial invitación para que comparta sus comentarios sobre esta política y proponga posibles mejoras. Su participación activa contribuirá al constante perfeccionamiento de nuestros estándares de cumplimiento.

 

16.-VALIDACIÓN Y APROBACIÓN DE LA POLÍTICA 

Conforme al procedimiento establecido, la presente política ha recibido la validación del Comité de Ética y Cumplimiento. En el ejercicio de sus responsabilidades y sin menoscabo de las facultades de supervisión y seguimiento atribuidas al Comité de Ética y Cumplimiento, el Responsable del Sistema está autorizado para desarrollar normativas o guías adicionales que considere necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del Sistema Interno de Información. Cabe destacar que, previo a su implementación, dichas normativas serán comunicadas de forma anticipada aL Comité de Ética y Cumplimiento .

El Responsable del Sistema presentará informes periódicos al Órgano de Gobierno, detallando la aplicación de la presente Política y su efectivo cumplimiento, realizándolo al menos una vez al año.

Corresponderá al Consejo de Administración la aprobación de las actualizaciones o modificaciones que considere necesarias para adecuar la política a las mejores prácticas. La aprobación de esta Política quedará reflejada en el presente documento y entrará en vigor al día siguiente de su comunicación a toda la plantilla.

Es importante señalar que la presente Política no surtirá efectos retroactivos, aplicándose únicamente a partir de su entrada en vigor, aprobada por el Consejo de Administración y difundida a través de los canales habilitados para tal fin.

 

17.-DIFUSIÓN PUBLICIDAD Y ENTRADA EN VIGOR DE LA POLÍTICA  

Con el propósito de garantizar la comprensión y adhesión generalizada a la presente política, se han establecido diversos canales de difusión. Los empleados de Escolàpies Figueres podrán acceder a este documento a través la pagian web del centro accedinedo al canal asegurando su disponibilidad y fácil consulta. Además, Escolàpies Figueres proporcionará información clara y fácilmente accesible sobre el uso del Sistema Interno de Información en su página web, dirigida no solo al personal interno sino también a todas las partes interesadas, como proveedores y Administraciones Públicas.

Por otro lado, la comunicación y difusión de esta política en Escolàpies Figueres abarcará a todo el personal, estando permanentemente actualizada siendo accesible en la página web para conocimiento de cualquier Grupo de Interés. Asimismo, se informa que, de conformidad con la Ley 2/2023,Escolàpies Figueres ha publicado el acceso al Canal y la presente Política en una sección específica y fácilmente accesible de su página web https://escolapiesfigueres.org, comprometiéndose a difundirla entre todos los miembros de la entidad y terceros vinculados.

17.1.-Entrada en vigor de la política:

La aprobación de la presente Política tuvo lugar en la sesión de la dirección del 25 de julio de 2023, estableciendo dicha fecha como el inicio de su vigencia. En línea con los principios legales, Escolàpies Figueres se compromete a facilitar la información y formación necesaria sobre la Política y el Canal, asegurando el acceso libre y adecuado a todas las herramientas del Sistema Interno de Información. En este contexto, cualquier informante podrá recurrir a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.

 

 

Barcelona a 25 de julio de 2023

  

 

 

PROCEDIMENT DE GESTIÓ DE COMUNICACIONS Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies)

 

ÍNDEX

1. Finalitat del present procediment.

2. Àmbit d’aplicació.

• 2.1. Material
• 2.2. Personal

3. Òrgan responsable de la gestió del sistema intern de comunicació.

4. Presentació de la Comunicació.

• 4.1. Vies per formular la comunicació.
• 4.2. Contingut mínim de la comunicació.
• 4.3. Comunicació amb l’Informant.
• 4.4. Formes de documentar les comunicacions verbals.

5. Procediment de Recepció de les Comunicacions.

• 5.1. Accessibilitat
• 5.2. Confiança
• 5.3. Recepció de comunicacions
• 5.4. Resolució i comunicació

 

6. Admissió a tràmit de la comunicació.

7. Tramitació de la investigació interna.

• 7.1. Òrgan encarregat de la investigació.
• 7.2. Diligències de Investigació.
• 7.3. Comunicació amb l’Investigat.
• 7.4. Conclusió de la Investigació Interna i Emissió de l’Informe Motivado.
• 7.5. Termini de Resposta a les Actuacions de Investigació.
• 7.6. Adopció de Mesures Disciplinàries i Comunicació al Ministeri Fiscal.

 

8. Drets i deures dels afectats per la comunicació.

9. Protecció de dades de caràcter personal.

• 9.1. Responsable del tractament i delegat de protecció de dades.
• 9.2. Categories de dades personals i origen de les dades.
• 9.3. Sobre el tractament de dades personals (finalitats, bases legals i terminis de retenció).
• 9.4. Llibre-registre.

10. Formació i difusió.

11. Règim disciplinari

12. Aprovació i entrada en vigor del procediment.

 

1.- FINALITAT DEL PRESENT PROCEDIMENT

 D’acord amb el que preveu la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (la “Llei de Protecció d’Informants” o la “Llei 2/2023”) i en la Directiva 2019/1937 (UE) relativa a la protecció de les persones que informen sobre infraccions del Dret de la Unió Europea, s’ha aprovat el present Procediment l’objectiu del qual és establir un sistema intern d’informació en Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies) a través del qual qualsevol tercer que hagi obtingut informació en un context laboral o professional podrà informar de la possible existència d’una infracció penal o administrativa o de qualsevol altre comportament il·lícit comès en el marc de l’activitat desenvolupada per Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies).

Així mateix, en coherència amb el ferm compromís de Escolàpies Figueres amb el compliment normatiu i l’educació, el present Procediment estableix les garanties necessàries perquè la recepció i tramitació de les comunicacions es realitzin respectant els drets de les parts afectades, especialment en allò que es refereix a la confidencialitat de la identitat de l’informant i la resta de persones esmentades en la comunicació, així com la defensa de l’informant davant qualsevol tipus de represàlia.

Tal com estableix l’article 4 de la Llei de Protecció d’Informants, el sistema intern d’informació que es regula en el present Procediment és el canal preferent per informar sobre les accions o omissions previstes a l’article 2 del citat text legal que poden veure en detall en el següent enllaç [1]. No obstant això, la Llei de Protecció d’Informants estableix també un canal extern davant l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (“AIPI”),[2] o les autoritats competents a nivell autonòmic que corresponguin, per formular la comunicació, sense perjudici de la possibilitat d’adreçar-se igualment a la resta d’autoritats si s’escau competents en funció de la naturalesa de la infracció de la qual es tracti[3], incloent-hi les institucions, òrgans o organismes de la Unió Europea que resultin competents. Així doncs, la implantació del sistema intern d’informació objecte del present Procediment no s’ha d’interpretar com una indicació per part de Escolàpies Figueres perquè els informants s’adrecin directament a aquestes autoritats per reportar la potencial existència d’infraccions normatives.

 

2.-ÀMBIT D'APLICACIÓ

El present Procediment és d’aplicació a totes aquelles persones que informin sobre accions o omissions a què es refereix l’article 2 de la Llei 2/2023 i els quals es poden trobar resumits en aquest enllaç. 

2.1.-Material

1. Infraccions del Dret de la Unió Europea:

   • Es consideren aquelles accions o omissions que caiguin sota l’abast dels actes de la Unió Europea detallats a l’annex de la Directiva (UE) 2019/1937.
   • Han d’afectar els interessos financers de la Unió Europea, segons es defineix a l’article 325 del TFUE.
   • Han de tenir impacte en el mercat interior, incloent-hi, però no limitat a, les violacions de les normatives de la UE sobre competència i ajuts estatals, i les infraccions relacionades amb l’evasió fiscal corporativa, tal com es especifica a l’article 26, apartat 2 del TFUE.

2. Infraccions Penals o Administratives:

   • Inclou qualsevol acció o omissió que constitueixi una infracció penal o administrativa, classificada com a greu o molt greu.
   • Això inclou infraccions que resultin en perjudicis econòmics significatius per a la Hisenda Pública i la Seguretat Social.

Aquest procediment no aplicarà protecció a les comunicacions que incloguin:

1. Informacions prèviament inadmeses: Qualsevol informació que hagi estat rebutjada a través d’un canal intern de report o per les raons estipulades a l’article 18.2(a) de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, relativa a la regulació de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.

2. Conflictes interpersonals: Informacions estrictament relacionades amb disputes o conflictes interpersonals que afectin només l’informant i les persones implicades en la comunicació o revelació.

3. Informació pública o rumors: Dades o informacions que ja siguin de domini públic o que es basin exclusivament en rumors, sense suport documental o verificació prèvia.

4. Consultes sobre normativa: Preguntes que busquin aclarir la interpretació del Codi de Conducta, qualsevol altra política interna, o les lleis vigents aplicables.

2.2.-Personal

El present Procediment és d’aplicació a totes aquelles persones que en el seu àmbit laboral o professional siguin coneixedores de la possible existència d’una infracció penal o administrativa o de qualsevol altre comportament il·lícit o contrari al Codi de conducta i polítiques de seguretat internes de Escolàpies Figueres.

El terme “Professionals” engloba totes les persones que conformen Escolàpies Figueres incloent:

1. Empleats de Escolàpies Figueres:

   • Inclou tot el personal, sense distinció de categoria o tipus de treball. Això abasta:
     • Empleats fixos, contractats temporalment o sota qualsevol modalitat contractual.
     • Inclou també becaris, personal voluntari i directius.
     • Membres de la Fundació i de l’equip de titularitat.

2. Candidats a ocupació:

   • Docents que, durant el procés de selecció o negociació precontractual, obtinguin informació rellevant sobre possibles infraccions.

3. Antics Empleats, alumnes o docents:

   • Inclou qualsevol ex-empleat, exalumne que, havent deixat l’escola, estigui al corrent d’infraccions que no van ser reportades en el seu moment.

4. Tercers i familiars associats:

   • Proveïdors, socis comercials, familiars i qualsevol altra entitat o individu que mantingui una relació comercial o personal significativa amb Escolàpies Figueres i pugui aportar informació rellevant sobre infraccions o riscos.

En qualsevol cas, com ja s’ha indicat, qualsevol altra persona física que tingui informació sobre la possible comissió de la infracció corresponent obtinguda en el marc d’una relació professional amb Escolàpies Figueres podrà fer ús del canal de comunicació previst en aquest Procediment. Totes les persones  esmentades en aquest pàrraf seran referides d’ara endavant com a “Informant” o “Informants”.

 

3.-ÒRGAN RESPONSABLE DE LA GESTIÓ DEL SISTEMA INTERN DE COMUNICACIÓ

1. Procediments de nomenament i cessament:

   • El nomenament i la finalització de funcions de la persona encarregada com a Responsable del SII (Sistema Intern d’Informació), es notificarà de forma obligatòria a l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (A.A.I.). Aquesta notificació també s’estendrà, segons correspongui, als organismes competents dins de les comunitats autònomes, segons la seva jurisdicció.
   • Aquesta comunicació es farà dins d’un marc temporal de deu (10) dies hàbils posteriors a l’esdeveniment de nomenament o cessament. En el cas de cessament, s’hi inclouran detalls explicatius sobre les causes que van motivar tal decisió.

2. Independència funcional del Responsable del SII (Sistema Intern d’Informació):

   • El Responsable del SII (Sistema Intern d’Informació) exercirà les seves funcions amb total independència i autonomia, sense estar subjecte a directrius d’altres òrgans del Col·legi. 
   • Comptarà amb accés irrestricte als recursos materials i personals necessaris per complir efectivament amb les seves obligacions i responsabilitats.
3. El Comitè d’Ètica i Compliment de Escolàpies Figueres és l’òrgan responsable de la gestió del sistema intern d’informació que es regula en el present Procediment, si bé, d’acord amb l’article 6.2 de la normativa es deleguen les seves funcions en Mario de la Peña del despatx d’advocats Auratech Legal (Responsable del SII (Sistema Intern d’Informació)) qui ho coordinarà juntament amb Domingo Vayá, 19996489J (representante ) de conformitat amb el que preveu l’article 8 de la Llei de Protecció d’Informants (d’ara endavant, el “Comitè d’Ètica i Compliment”). El Comitè d’ètica i compliment  s’encarregarà de vetllar per la implementació efectiva del present Procediment i de la tramitació diligent de les comunicacions, actuant de forma independent i autònoma respecte de la resta d’òrgans interns, inclosos els òrgans d’administració de Escolàpies Figueres.

Atès que l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant encara no ha estat establerta, no s’ha realitzat la comunicació dels integrants de l’òrgan col·legiat. A més, com que Escolàpies Figueres es troba a Girona i en absència d’una autoritat regional competent, no ha estat possible efectuar aquesta notificació

4.-PRESENTACIÓ DE LA COMUNICACIÓ

4.1.-Vies per formular la comunicació

Els Informants podran enviar les seves comunicacions a través del canal de denúncies digital situat a la nostra web https://escolapiesfigueres.org la qual permet formular la comunicació per escrit de manera anònima o identificant-se. Es pot accedir a aquest canal a través de https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7eBO. Si l’Informant així ho desitja, aquest canal permet la realització de les comunicacions de forma anònima.

Les comunicacions que es realitzin pel canal establert en el paràgraf anterior seran rebudes pel nostre Responsable del SII (Sistema Intern d’Informació), advocat Col·legiat al ICAM amb Nº 120675 Mario de la Peña del despatx d’advocats Auratech Legal.

A més del que es disposa anteriorment, l’Informant podrà enviar la seva comunicació al Responsable del SII (Sistema Intern d’Informació) mitjançant correu postal a la següent adreça: Arturo Soria 187 206. 28043, Madrid (Madrid), España

En cas que es realitzi una comunicació per una via diferent de les mencionades anteriorment, l’empleat o persona vinculada a Escolàpies Figueres que rebi la comunicació l’haurà d’enviar immediatament a Mario de la Peña a l’adreça legalfigueres@auratechlegal.es. La persona receptora de la comunicació haurà de respectar les obligacions de confidencialitat previstes en aquest Procediment. L’incompliment d’aquestes obligacions per part del receptor de la comunicació tindrà la consideració d’infracció molt greu.

A més, a petició de l’Informant, la comunicació també es podrà realitzar mitjançant una reunió presencial amb el Comitè d’ètica i compliment (o amb la persona que aquest designi) en un termini màxim de set dies a partir de la recepció de la sol·licitud.

Si els fets objecte de la comunicació afecten les persones que componen el Comitè d’ètica i compliment, l’Informant podrà enviar la comunicació única immediatament a qualsevol dels altres membres que conformen el Comitè d’Ètica i Compliment de Escolàpies Figueres. L’Informant podrà enviar la seva comunicació a les persones anteriors mitjançant trucada telefònica, reunió presencial, correu postal o correu electrònic. Les dades de contacte d’aquestes persones s’indiquen a continuació: 

• • Mario de la Peña Triguero, 70253028B (Advocat Extern i Delegat de Protecció de Dades)

  • Domingo Vayá

    19996489J

    representante

 

En tal cas, el Comitè d’Ètica i Compliment designarà a un dels seus membres perquè assumeixi les funcions encomanades en el present Procediment al Responsable del SII.

4.2.- Contingut mínim de la comunicació

En la  mesura del possible, l’Informant procurarà incloure la següent informació en la seva comunicació:

1. la identitat de l’Informant (excepte que es realitzi de forma anònima);
2. la descripció dels fets que es comuniquen;
3. els indicis que sustenten la comunicació; i
4. la identitat de la persona a la qual s’atribueix la comissió dels fets comunicats, en cas de conèixer-la.

4.3.- Comunicació amb l'Informant

Sense perjudici de la decisió sobre l’admissió a tràmit de la comunicació regulada a l’apartat 5 següent, dins dels set dies naturals següents a la seva recepció s’enviarà un acús de rebuda de la comunicació a l’Informant, excepte que això pugui posar en perill la confidencialitat de la informació.

Es permet la possibilitat de mantenir comunicació amb l’Informant i, si es considera necessari, sol·licitar-li informació addicional sobre els fets comunicats. Així, l’Informant podrà indicar un domicili, adreça de correu electrònic o lloc segur a efectes de rebre les comunicacions corresponents en cas de decidir no realitzar-les pel nostre canal.

 

5.-PROCEDIMENT DE RECEPCIÓ DE COMUNICACIONS

5.1.- Accessibilitat 

Escolàpies Figueres ha implementat un canal accessible, tal com estipula l’article 5.2a de la Llei, permetent que totes les persones esmentades a l’apartat 2 d’aquest procediment puguin informar sobre les infraccions descrites a l’article 3 de la Llei. Aquest canal es troba clarament senyalitzat a la nostra pàgina web https://escolapiesfigueres.org, d’acord amb l’article 25 de la Llei. Les comunicacions poden realitzar-se per escrit des del nostre canal intern disponible des de la nostra web https://escolapiesfigueres.org, de manera presencial i anònima, segons ho estableixen els articles 7.2 i 7.3 de la Llei.

5.2.- Confiança

Totes les comunicacions rebudes a Escolàpies Figueres, a través de qualsevol mitjà, es registren amb precisió en el nostre sistema, anotant la data i hora de recepció i un codi d’identificació únic.

Ens comprometem a garantir la confidencialitat i la integritat en la gestió de la informació. Segons el que estableix l’article 26 de la Llei, després de rebre qualsevol denúncia o comunicació, s’emetrà un acús de rebuda en un termini màxim de set dies. Aquest acús proporciona informació essencial al denunciant sobre el tractament de les seves dades personals, el procediment a seguir, els terminis estimats per rebre resposta, les opcions de recurs disponibles, la identitat de la persona o departament encarregat de la gestió de la denúncia, les mesures de suport disponibles i les condicions específiques per garantir la protecció de l’informant.

 

5.3.-Recepció de comunicacions 

Les consultes no han de centrar-se en resoldre dubtes relacionats amb la interpretació del Codi Ètic i de Conducta, altres normatives internes o lleis aplicables. Es fomenta la presentació de consultes sobre qualsevol conducta que pugui tenir implicacions ètiques o relacionades amb la prevenció de delictes. No s’admetran consultes que no estiguin relacionades amb possibles violacions ètiques o legals, ni aquelles formulades en termes irrespectuosos o de mala fe. Després de rebre una consulta vàlida, s’enviarà un acús de rebuda dins dels set dies següents.

 

5.4.-Resolució i comunicació  

Un cop analitzada la consulta, la resposta s’emetrà tan aviat com sigui possible, i no més tard d’un mes des de l’acús de rebuda. Les respostes es poden donar a través del mateix canal utilitzat pel consultant o de forma personal. La resolució de consultes pot requerir la intervenció de professionals d’altres àrees o col·laboradors externs.

 

6.-ADMISSIÓ A TRÀMIT DE LA COMUNICACIÓ

Procés d’Avaluació Inicial: Un cop rebuda la comunicació a través dels canals especificats a l’apartat 4.1, el Responsable del SII (Sistema Intern d’Informació) disposarà d’un termini màxim de 30 dies per adoptar una decisió sobre la seva admissió a tràmit. Durant aquest període, el Responsable del SII avaluarà la comunicació basant-se en criteris estrictes de versemblança i rellevància per determinar si procedeix la seva tramitació.

Decisions possibles: Responsable del SII pot optar per una de les següents vies en decidir sobre l’admissió a tràmit:

1. Admissió a Tràmit:

   • Si la comunicació és admesa a tràmit, es notificarà a l’informant dins d’un termini de 10 dies des de la decisió.

2. Inadmissió a Tràmit:

   • La comunicació pot ser inadmesa per diverses raons, incloent:
     • Informacions irrellevants per al canal de denúncies.
     • Comunicacions realitzades per persones no autoritzades.
     • Fets sense versemblança o que no impliquin la comissió d’una infracció rellevant.
     • Fets prèviament comunicats sense aportar nova informació significativa.
     • Comunicacions sense fonament o basades en informació obtinguda de manera il·lícita.
   • En tots aquests casos, l’informant serà notificat dins de 5 dies des de la decisió d’inadmissió. En casos on se sospiti que la informació s’ha obtingut mitjançant la comissió d’un delicte, s’enviarà un informe detallat al Ministeri Fiscal o altres organismes judicials competents.

3. Derivació a Autoritats Judicials:

   • Si els fets reportats poguessin constituir indicis de delicte, el Responsable del SII informarà immediatament a les autoritats pertinents, incloent el Ministeri Fiscal, la Fiscalia Europea, autoritats judicials o l’organisme competent.

Mesures d’Averiguació: Per prendre una decisió informada, el Responsable del SII podrà realitzar les averiguacions necessàries per confirmar la versemblança i la naturalesa de la infracció reportada. Això pot incloure la col·l aboració d’altres professionals interns o assessors externs.

Prevenció de Conflictes d’Interès: El Responsable del SII també s’assegurarà que no existeixin conflictes d’interès en la tramitació inicial de la comunicació, garantint un procés just i transparent.

Notificació i Transparència: El Responsable del SII es compromet a decidir sobre l’admissió a tràmit tan aviat com sigui possible, mantenint informat al denunciant sobre l’estatus i la gestió de la seva comunicació en tot moment.

 

7.- TRAMITACIÓ DE LA INVESTIGACIÓ INTERNA: INSTRUCCIÓ

7.1.- Òrgan encarregat de la investigació

En cas que la comunicació sigui admesa a tràmit, el Responsable del SII serà l’instructor i, per tant, l’encarregat de dur a terme una investigació adaptada a la complexitat i a les circumstàncies del cas per comprovar la veracitat dels fets comunicats.

En cas que es consideri convenient, el Responsable del SII podrà demanar el suport d’altres Professionals de Escolàpies Figueres o  d’assessors externs per a la realització de la investigació interna, els quals actuaran sota la seva supervisió i coordinació. Així mateix, en funció de la naturalesa dels fets comunicats, el Responsable del SII podrà nomenar un altre Professional de Escolàpies Figueres perquè dugui la instrucció de la investigació interna, també sota la seva supervisió i coordinació.

7.2.- Diligències de investigació

Es practicaran les diligències d’investigació que resultin oportunes per a l’esclariment dels fets. Aquestes diligències podran consistir en:

1. realitzar entrevistes amb l’investigat o amb altres persones;
2. sol·licitar informació i documentació a tercers;
3. recaptar tota la informació o documentació que s’estimi necessària de qualsevol Professional de Escolàpies Figueres o de tercers;
4. sol·licitar el suport d’experts externs per a l’anàlisi de determinada informació o documentació;
5. accedir als sistemes informàtics i dispositius que Escolàpies Figueres posa a disposició dels seus Professors i empleats  (per exemple, ordinadors de sobretaula i portàtils, comptes de correu electrònic, dispositius d’emmagatzematge, telefonia mòbil, etc.), inclosos els correus electrònics enviats o rebuts a través del correu electrònic corporatiu, sempre que es compleixin els requisits previstos en la normativa aplicable per a realitzar l’accés; i
6. qualsevol altra diligència que l’instructor estimi oportuna per a l’averiguació dels fets i s’ajusti a la normativa aplicable.

En cas que els fets objecte d’investigació ja estiguin sent investigats per l’autoritat competent, l’instructor tindrà en compte aquesta circumstància a l’hora de valorar la procedència de practicar les diligències d’investigació indicades en el present apartat.

 

7.3.- Comunicació amb l’investigat

Durant la investigació, l’Instructor si ho considera necessari es posarà en contacte amb la persona investigada per informar-li sobre els fets que se li atribueixen i els principals desenvolupaments que podrien sorgir durant la investigació. Aquest pas garanteix la transparència i dóna a l’investigat l’oportunitat d’estar informat des de l’inici del procés.

No obstant això, la comunicació directa amb l’investigat podria posposar-se si existeix un risc que aquesta pugui comprometre la integritat de la investigació. Situacions com la possible manipulació o destrucció de proves o la dificultat en l’obtenció de les mateixes justificarien un retard en la notificació fins que es minimitzin aquests riscos.

Abans de proposar qualsevol resolució, l’Instructor haurà d’atorgar a l’investigat l’oportunitat de presentar la seva declaració. Se li donarà un termini de deu (10) dies per fer al·legacions per escrit i per aportar qualsevol documentació, evidència o prova en la seva defensa que consideri pertinent. Aquest procediment d’audiència és essencial per assegurar que el procés sigui just i que l’investigat tingui l’oportunitat de respondre adequadament a les acusacions.

7.4.- Conclusió de la investigació interna i Emissió de l’Informe Motivat

Conclusió i Informe d’Investigació: Un cop completada la investigació interna, l’Instructor redactarà un informe detallat que reflectirà les actuacions realitzades i les conclusions assolides. Aquest informe serà revisat i enviat al Comitè d’Ètica i Compliment. El Responsable del SII prendrà les mesures necessàries per prevenir qualsevol conflicte d’interès que pogués afectar l’objectivitat dels membres del Comitè.

Elements de l’Informe Motivat de Conclusions: L’informe inclourà:

1. Identificació dels subjectes intervinents a la investigació.
2. Descripció detallada de la naturalesa de la irregularitat o incompliment investigat.
3. Relació dels fets o descobriments rellevants.
4. Valoració i conclusions basades en els fets analitzats.
5. Recomanacions per a mesures disciplinàries o accions correctores, segons correspongui.

Decisions i Recomanacions del Comitè d’Ètica i Compliment: En cas que la investigació confirmi la comissió de la infracció:

1. El Comitè d’Ètica i Compliment avaluarà l’informe i proposarà les accions correctores adequades, que poden incloure l’adopció de mesures disciplinàries si s’identifica mala fe per part d’alguna de les parts involucrades.
2. Les propostes seran elevades a l’òrgan intern competent per a la seva tramitació i/o adopció.
3. A més, el Comitè haurà de suggerir millores en les normes i controls interns per prevenir futures infraccions similars.

Resolució de l’Informe d’Investigació: La resolució de l’informe pot resultar en:

1. L’arxiu de l’expedient si els fets no tenen rellevància, no existeix prou prova, o la informació no és veraç.
2. La declaració d’una irregularitat o incompliment de la normativa interna o legislació, instant l’aplicació del règim disciplinari corresponent per la direcció del centre.

Mesures Finals: Qualsevol conclusió rellevant de l’informe que impliqui la necessitat de mesures disciplinàries serà comunicada a  la direcció del centre per a la implementació adequada d’aquestes mesures.

7.5.- Termini de resposta a les actuacions d’investigació 

Termini de resposta a les actuacions d’investigació: D’acord amb l’article 9.2 d) de la Llei de Protecció d’Informants, el termini màxim establert per proporcionar una resposta a l’informant sobre les actuacions d’investigació és de tres mesos. Aquest termini comença a comptar una vegada transcorregut el termini inicial de set dies després de rebuda la comunicació. No obstant això, en casos d’especial complexitat que justifiquin una dilatació del temps necessari per a una investigació exhaustiva, aquest termini es pot ampliar per altres tres mesos addicionals.

Definició de 'Resposta': A l’efecte d’aquesta secció, el terme “resposta” es defineix com la informació que es proporciona a l’informant sobre les mesures previstes o ja adoptades en relació amb la seva comunicació, així com les raons d’aquestes mesures, tal com es especifica a l’article 5 de la Directiva (UE) 2019/1937.

Procediments d’Informació: Durant tot el procés, es mantindrà a l’informant adequadament informat sobre el progrés de la investigació i les mesures preses. Aquesta comunicació és crucial per assegurar la transparència i mantenir la confiança de l’informant en el procés de gestió de la seva comunicació.

7.6.- Adopció de Mesures Disciplinàries i Comunicació al Ministeri Fiscal 

Adopció de Mesures Disciplinàries: Quan es confirmi la comissió d’una irregularitat o incompliment, la direcció del centre decidirà les mesures disciplinàries apropiades conforme a la normativa laboral vigent i el conveni col·lectiu aplicable. Les sancions es graduaràn segons la gravetat dels fets, considerant aspectes com el dany causat, la reincidència, i el grau de participació de l’implicat. En casos on es requereixi l’obertura d’un expedient disciplinari, s’elaborarà un Informe Motivat de Conclusions per la direcció del centre, que s’incorporarà a l’expedient per garantir la coherència i evitar duplicacions en les actuacions.

Comunicació de Delictes al Ministeri Fiscal: D’acord amb l’article 9.2 j) de la Llei de Protecció d’Informants, si durant la investigació es detecten indicis de la comissió d’un delicte, la informació serà enviada de manera immediata al Ministeri Fiscal. En situacions on els fets investigats afectin els interessos financers de la Unió Europea, la informació es dirigirà a la Fiscalia Europea. Aquesta acció es realitzarà adaptant-se a la normativa i drets aplicables, tenint en compte les circumstàncies específiques del cas.

8.- DRETS I DEURES DELS AFECTATS PER LA COMUNICACIÓ

8.1.- Garantia general de confidencialitat

Manteniment de la Confidencialitat: La confidencialitat de totes les comunicacions rebudes i de les investigacions resultants es mantindrà estrictament d’acord amb els termes establerts en aquest Procediment. Aquest compromís garanteix que la informació manejada durant el procés de investigació es protegeix adequadament contra l’accés no autoritzat o la divulgació indeguda.

Respecte als Drets de l’Informant i els Investigats: Totes les investigacions internes es realitzaran respectant els drets tant de l’informant com de les persones afectades o investigades. Aquest enfocament assegura un tracte just i equitatiu per a totes les parts involucrades, promovent un ambient de confiança i seguretat jurídica dins de Escolàpies Figueres.

Accés Restringit a la Informació: Les comunicacions que siguin admeses i subjectes a investigació seran arxivades i gestionades de manera que només les persones autoritzades i directament involucrades en les diferents etapes de la tramitació i seguiment de la investigació tinguin accés a elles. Això inclou totes les fases des de la recepció de la comunicació fins a la conclusió de la investigació i la implementació de les mesures corresponents. Aquesta restricció d’accés ajuda a evitar conflictes d’interès i a mantenir la integritat del procés investigatiu.

8.2.- Drets i deures de l’Informant

Es mantindrà la confidencialitat de la identitat de l’Informant, sense que aquesta pugui ser divulgada a cap persona diferent de les persones que participin en l’anàlisi de la comunicació, en l’eventual investigació que es realitzi i en l’anàlisi dels resultats d’aquesta mateixa així com en l’adopció de les decisions que resultin procedents amb respecte a la persona afectada (aquestes persones, en tot cas, tindran l’obligació de guardar confidencialitat).

Sense perjudici d’això anterior, la identitat de l’Informant es podrà comunicar al jutge, fiscal, polícia o autoritat administrativa a qui si escau es traslladi el resultat de la investigació, al marge del que es disposa en l’apartat 6.5 del present Procediment.

L’Informant no podrà ser sancionat ni patirà cap conseqüència negativa o represàlia[4] (incloent-hi l’amenaça o temptativa de la mateixa) pel fet d’haver formulat la comunicació. Aquesta garantía d’absència de represàlies s’estén a les persones físiques i jurídiques vinculades amb l’Informant,[5] a les persones físiques que, en el marc del centre en què presti serveis l’Informant, assisteixin al mateix en el procés i als representants legals de les persones treballadores en l’exercici de les seves funcions d’assessorament i suport a l’Informant.

No obstant això, les garantíes de protecció a l’Informant previstes en els paràgrafs anteriors no seran d’aplicació a aquelles persones que comuniquin o revelin:

1. informacions a sabent de la seva falsedat (en aquest cas l’Informant estarà subjecte a sanció disciplinària i/o a les mesures legals que corresponguin atenent a les responsabilitats administratives, penals i/o civils previstes en les normes aplicables);
2. informacions contingudes en comunicacions que hagin estat inadmeses a tràmit per algun dels motius previstos en el present Procediment;
3. informacions vinculades a reclamacions sobre conflictes interpersonals o que afectin únicament a l’Informant i a les persones concernides per la comunicació relatives a fets que no es poden considerar desproporcionats en un ambient normal de treball i que no impliquin una infracció de les polítiques de compliment de Escolàpies Figueres ni de les normes legals aplicables; i
4. informacions que ja estiguin completament disponibles per al públic o que constitueixin simples rumors.

 

8.3.- Drets i deures de l'investigat

L’investigat té dret a ser informat de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltat per l’instructor de la investigació interna tantes vegades com ho sol·liciti. No obstant això, la comunicació a l’investigat tindrà lloc en el temps i forma que es consideri adequat per garantir el bon fi de la investigació.

Així mateix, sense perjudici dels resultats que s’assoleixin a la investigació interna i de les mesures disciplinàries o d’un altre tipus que siguin procedents en funció de la relació que l’investigat tingui amb Escolàpies Figueres, a la investigació interna es respectarà el dret a l’honor i la presumpció d’innocència de l’investigat. A més, l’investigat serà informat de les decisions que puguin si escau adoptar Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies) davant seu com a resultat de la investigació.

En qualsevol cas, entre els drets de l’investigat no s’hi inclou conèixer la identitat de l’Informant.

 

8.4.- Drets i deures de les persones no investigades que col·laborin en la investigació

Sense perjudici dels drets que tingui l’investigat conforme a la normativa aplicable, tots els docents i empleats de Escolàpies Figueres hauran de col·laborar amb la investigació interna. En particular, segons resulti procedent conforme a la normativa aplicable, hauran de:

1. comparèixer davant l’instructor, en el cas que així siguin requerits, contestant totes les preguntes que se’ls faci;
2. respondre tots els requeriments d’informació o documentació formulats per l’instructor;
3. facilitar a l’instructor tots els documents que serveixin per a l’averiguació i esclariment dels fets investigats; i
4. mantenir confidencialitat sobre l’existència de la investigació i el seu contingut.

L’incompliment de les obligacions anteriors, depenent de la seva rellevància i de les circumstàncies en què es produeixi, podrà ser objecte de les sancions que corresponguin conforme a la normativa aplicable o de les actuacions que procedeixin depenent del tipus de relació que l’infractor tingui amb Escolàpies Figueres.

Els requeriments de documentació i informació que faci l’instructor hauran de referir-se als fets objecte d’investigació i ser els estrictament necessaris i adequats per al seu esclariment.

El mero fet de col·laborar amb la investigació mai podrà ser mereixedor de sanció, represàlia o de cap altra conseqüència negativa.

9.- PROTECCIÓ DE DADES DE CARÀCTER PERSONAL

Les dades de caràcter personal que es manegen en el procés descrit en el present Procediment es tractaran d’acord amb la legislació de protecció de dades aplicable i, en particular, conforme a allò disposat en el Títol VI de la Llei 2/2023.

9.1.- Responsable del tractament i Delegat de Protecció de Dades 

L’equip de titularitat de Escolàpies Figueres está obligat a tenir un sistema intern d’informació conforme a la Llei 2/2023 tindran la consideració de responsables del tractament de les dades personals derivat de l’ús del sistema intern d’informació i la tramitació d’investigacions internes (d’ara endavant, les “Dades Personals”) de conformitat amb aquest Procediment i amb allò disposat a la normativa sobre protecció de dades personals.

El Delegat de Protecció de Dades és un punt de contacte amb l’entitat responsable, per a qüestions relatives al tractament de dades personals. Si ho desitja, l’interessat pot contactar amb ell a: rgpd@auratechlegal.es

9.2.-Categoria de dades personals i origen de les dades 

Les Dades Personals que es tractaran en l’àmbit del sistema intern d’informació de Escolàpies Figueres seran dades identificatives, de contacte, econòmiques, professionals i laborals i relatives als fets dels quals s’informa, i en ocasions excepcionals quan així sigui necessari en el context i conforme a la naturalesa de la investigació, dades de categories especials (com ara dades relatives a infraccions penals o administratives, dades de salut, dades sobre l’orientació o vida sexual o origen ètnic o racial) així com qualsevol altra dada derivada de l’ús i funcionament del sistema intern d’informació.

Les Dades Personals tractades en l’àmbit del sistema intern d’informació seran les aportades directament pels interessats o, si escau, pels Informants, així com pels Professionals i tercers a qui es demani informació en el transcurs de la investigació, si aquesta es produeix, i que estaran en tot cas relacionats amb els fets investigats.

9.3.- Sobre el tractament de dades personals (finalitats, bases legals i terminis de conservació)

• Finalitats del tractament i base de legitimació del sistema intern d’informació

Les Dades Personals seran tractades amb la finalitat de processar la comunicació i decidir sobre la seva admissió o inadmissió, i, en cas d’admissió, dur a terme la investigació corresponent i adoptar les mesures correctores i disciplinàries que puguin correspondre.

Aquests tractaments de dades es realitzaran amb base en l’obligació de tenir un sistema intern d’informació per la Llei 2/2023 i la resta de normativa que resulti aplicable (la “Normativa de Protecció d’Informants”), el compliment de les obligacions legals; i el compliment d’una missió en interès públic.

De la mateixa manera, i únicament quan sigui estrictament necessari per a aquestes finalitats, es podran tractar categories especials de dades per raons d’un interès públic essencial d’acord amb l’article 9.2.g) RGPD.

• Conservació de dades en el sistema intern d’informació.

Les Dades Personals només seran tractades dins del canal de recepció de comunicacions pel temps necessari per prendre una decisió sobre la seva admissió i no seran comunicades a tercers, excepte que sigui necessari per al bon funcionament del sistema o per a la presa d’una decisió respecte a l’admissió a tràmit d’una comunicació.

Un cop adoptada la decisió sobre la seva admissió o inadmissió, les Dades Personals seran eliminades del canal de recepció de comunicacions i, en tot cas, si no s’hagués pres una decisió al respecte, transcorreguts tres mesos des del seu registre. No obstant això, es podrà conservar informació limitada durant més temps amb la finalitat de deixar evidència del funcionament del sistema.

• Tramitació de la investigació interna i conservació posterior de dades

En cas que la comunicació sigui admesa a tràmit, les Dades Personals podran tractar-se fora del canal de recepció de comunicacions per l’equip responsable de la investigació, i això amb la finalitat de dur a terme la investigació interna pertinent. Aquest tractament es realitzarà per a:

1. complir amb l’obligació de tenir un sistema intern d’informació conforme a la Normativa de Protecció d’Informants, amb base en el compliment d’obligacions legals d’aquestes societats (art. 6.1.c) RGPD); i
2. per al compliment d’una missió en interès públic (art. 6.1.e) RGPD).

Les Dades Personals seran tractades pel temps necessari per dur a terme la investigació i complir amb obligacions legals.

Si s’acredita que la informació facilitada o part d’aquesta no és veraç, haurà de procedir-se a la seva immediata supressió des del moment en què es tingui constància d’aquesta circumstància, excepte que aquesta manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, en quin cas es guardarà la informació pel temps necessari durant el que es tramiti el procediment judicial.

Un cop conclosa la investigació, les Dades Personals seran conservades pel temps necessari per adoptar i executar les mesures que corresponguin i, després d’això, pel termini màxim de prescripció de qualsevol acció legal o contractual. En cap cas es conservaran les dades per un període superior a deu anys.

• Destinataris de les dades personals i transferències internacionals

Les Dades Personals seran tractades pel Comitè d’Ètica i Compliment i aquelles persones de Escolàpies Figueres que, de conformitat amb l’àmbit de les seves competències i funcions i de conformitat amb la Normativa de Protecció d’Informants, sigui necessari. Només seran comunicades a tercers quan sigui adequat per dur a terme la investigació (p. ex., proveïdors de serveis o assessors externs) o per a la posterior adopció de les mesures correctores corresponents.

La identitat de l’Informant podrà ser comunicada a l’autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competent en el marc d’una investigació penal, disciplinària o sancionadora. Les revelacions fetes a aquests efectes estaran subjectes a salvaguardes establertes a la normativa aplicable. En particular, es traslladarà aquesta circumstància a l’Informant abans de revelar la seva identitat, excepte que aquesta informació pogués comprometre la investigació o el procediment judicial.

Si els fets informats o posteriorment investigats tinguessin circumstàncies que fessin necessària la transferència internacional de Dades Personals, s’adoptaran les mesures adequades conforme a la normativa aplicable. Així mateix, en cas que el tractament de dades per algun dels prestadors de serveis que assisteixin en la gestió del canal de recepció de comunicacions o de la investigació impliqui transferències internacionals, aquestes es realitzaran en tot cas de conformitat amb la normativa aplicable i es podrà sol·licitar informació sobre les garanties adoptades per Escolàpies Figueres contactant amb el Delegat de Protecció de Dades rgpd@auratechlegal.es

• Exercici de drets de protecció de Dades Personals

Els interessats podran dirigir-se al Responsable del SII a l’adreça de correu electrònic  legalfigueres@auratechlegal.es o bé al Delegat de Protecció de Dades a l’adreça de correu electrònic rgpd@auratechlegal.es,a l’efecte d’exercir els seus drets d’accés, rectificació, oposició, supressió, portabilitat, limitació o qualsevol altre dret reconegut per la normativa en relació amb les dades que figurin en el corresponent expedient, en els termes previstos en la legislació aplicable. No obstant això, quan la persona a qui s’atribueixen els fets o qualsevol tercer exerceixi el seu dret d’accés, no se li comunicaran les dades identificatives de l’Informant.

Així mateix, els titulars de les Dades Personals poden presentar reclamació o sol·licitud relacionada amb la protecció de les seves Dades Personals davant la corresponent autoritat de protecció de dades, a Espanya, l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (https://www.aepd.es).

9.4.- Llibre-registre 

El Responsable del SII vetllarà perquè es dugui un llibre-registre de les comunicacions rebudes i de les investigacions internes a què hagin donat lloc, garantint els requisits de confidencialitat i de les obligacions en matèria de protecció de dades previstes en aquest Procediment i a la normativa aplicable.

Aquest llibre-registre no serà públic, podent accedir-se al contingut d’aquest només a petició raonada de l’autoritat judicial competent en el marc d’un procediment judicial i sota la tutela d’aquesta.

10.- FORMACIÓ I DIFUSIÓ

El contingut del present Procediment serà objecte de les accions de formació i difusió que en cada moment determini el Comitè d’Ètica i Compliment de Escolàpies Figueres.

Així mateix, s’enviarà a tots els empleats externs, interns i docents una còpia del Procediment al moment en què s’incorporin a Escolàpies Figueres. A més, a la pàgina web https://escolapiesfigueres.org s’inclourà una secció específica relativa a l’existència del sistema intern d’informació objecte del present Procediment, així com les instruccions relatives al seu accés i utilització.

11.- RÈGIM DISCIPLINARI

L’incompliment del que disposa el present Procediment podrà donar lloc a la imposició de sancions disciplinàries o a les actuacions que procedeixin segons la relació que l’infractor tingui amb Escolàpies Figueres.

12.- CANAL EXTERN 

Els informants poden optar per presentar les seves denúncies respecte a accions o omissions que s’ajustin a allò establert a la Llei 2/2023, de 20 de febrer, que regula la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció. Atès que l’Autoritat Independent de Protecció a l’Informant (A.A.I.) encara no ha estat creada, els informants han d’adreçar-se a les autoritats o òrgans competents a la seva comunitat autònoma, si aquests existeixen. 

Si desconeix si a la seva Comunitat Autònoma existeix Autoritat Independent de Protecció de l’Informant pot posar-se en contacte amb nosaltres escrivint a rgpd@auratechlegal.es 

Modalitats de Comunicació Els informants poden triar entre diverses modalitats per fer les seves comunicacions, les quals poden ser anònimes si així ho prefereixen:

• Escrita: Les denúncies es poden enviar per correu postal o mitjançant qualsevol forma electrònica prèviament establerta per comunicar-se amb el canal extern de l’A.A.I. o amb l’autoritat competent de la comunitat autònoma.

• Verbal: Les comunicacions també es poden fer per telèfon o utilitzant sistemes de missatgeria de veu, facilitant un contacte directe i ràpid.

• Presencial: A més, s’ofereix l’opció de realitzar reunions presencials per discutir els casos, les quals han de ser sol·licitades i programades dins d’un termini màxim de set (7) dies.

Aquestes vies de comunicació estan dissenyades per garantir que els informants tinguin accés segur i confidencial per reportar qualsevol incident rellevant, reforçant així la transparència i el compliment ètic dins del marc legal vigent, mentre s’espera la implementació de l’A.A.I.

 

13.- APROVACIÓ I ENTRADA EN VIGOR DEL PROCEDIMENT

Els respectius òrgans d’administració de Escolàpies Figueres compost per Domingo Vayá, 19996489J (representante ) i Mario de la Peña Triguero 70253028B (Responsable del Sistema Intern d’Informació) van aprovar aquest Procediment i les seves posteriors revisions:

• Data d’aprovació inicial 25 de juliol de 2023 dia en el qual va entrar en vigor en totes elles amb efectes vinculants per a tots els seus destinataris.

 

 

---

[1] Les infraccions que poden ser objecte de comunicació són (i) infraccions de Dret de la Unió Europea quan entrin en l’àmbit establert per l’Annex I de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament i del Consell de 23 d’octubre de 2019, afectin els interessos financers de la Unió o incideixin en el mercat interior; (ii) infraccions administratives greus o molt greus d’acord amb l’ordenament jurídic espanyol; i (iii) infraccions penals.

[2]  La Llei de Protecció de l’Informant autoritza la creació de l’AIPI, si bé aquesta autoritat encara no ha estat creada a la data d’aprovació del present Procediment.

[3] Per exemple, a Espanya, depenent de la informació de què es tracti, es podrà dirigir la comunicació a diferents autoritats com la Comissió Nacional dels Mercats i de la Competència, l’Administració Estatal de l’Agència Tributària, la Comissió Nacional de Mercat de Valors, l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, etc. o, si escau, les autoritats penals competents (Jutjat d’Instrucció o de Pau, les Forces o Cossos de Seguretat de l’Estat, de les Comunitats Autònoma o de les Corporacions Locals, així com el Ministeri Fiscal o, quan els fets potencialment constitutius de delicte afectin els interessos financers de la Unió Europea, la Fiscalia Europea).

[4]D’acord amb el que disposa l’apartat 2 de l’article 36 de la Llei de Protecció d’Informants, el concepte general de represàlia engloba “qualsevol actes o omissions que estiguin prohibits per la llei, o que, de forma directa o indirecta, suposin un tracte desfavorable que situï a les persones que les pateixen en desavantatge particular amb respecte a una altra en el context laboral o professional, només per la seva condició d’informants, o per haver realitzat una revelació pública”. Així mateix, d’acord amb l’apartat 1 de l’article 36 de la Llei de Protecció d’Informants, es prohibeixen tots els actes constitutius de represàlia, quedant incloses tant les amenaces com les temptatives de represàlia.

[5] En concret: (a) persones físiques que estiguin relacionades amb l’Informant i que puguin patir represàlies, com a companys de feina o familiars de l’Informant; i (b) persones jurídiques, per a les quals treballi o amb les quals mantingui qualsevol altre tipus de relació en un context laboral o en les quals ostenti una participació significativa. A aquests efectes, s’entén que la participació en el capital o en els drets de vot corresponents a accions o participacions és significativa quan, per la seva proporció, permeti a la persona que la posseeixi tenir capacitat d’influència en la persona jurídica participada.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN  DE COMUNICACIONES  Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies)

 

ÍNDICE

1. Finalidad del presente procedimiento.

2. Ámbito de aplicación.

• 2.1.      Material
• 2.2.      Personal

3. Órgano responsable de la gestión del sistema interno de comunicación.

4. Presentación de la Comunicación.

• 4.1       Vías para formular la comunicación.
• 4.2       Contenido mínimo de la comunicación.
• 4.3       Comunicación con el Informante.
• 4.4       Formas de documentar las comunicaciones verbales 

5. Procedimiento de  Recepción de las Comunicaciones

• 5.1.       Accesibilidad
• 5.2.       Confianza
• 5.3.       Recepción de comunicaciones
• 5.4.       Resolución y comunicación

 

6. Admisión a trámite de la comunicación.

7. Tramitación de la investigación interna.

• 7.1       Órgano Encargado de la Investigación.
• 7.2       Diligencias de Investigación.
• 7.3       Comunicación con el Investigado.
• 7.4       Conclusión de la Investigación Interna y Emisión del Informe Motivado.
• 7.5       Plazo de Respuesta a las Actuaciones de Investigación.
• 7.6       Adopción de Medidas Disciplinarias y Comunicación al Ministerio Fiscal.

 

8. Derechos y deberes de los afectados por la comunicación.

9. Protección de datos de carácter personal.

• 9.1       Responsable del tratamiento y delegado de protección de datos.
• 9.2       Categorías de datos personales y origen de los datos.
• 9.3   Sobre el tratamiento de datos personales (finalidades, bases legales y plazos de retención)
• 9.4       Libro-registro.

10. Formación y difusión.

11. Régimen disciplinario

12. Aprobación y entrada en vigor del procedimiento.

 

1.-FINALIDAD DEL PRESENTE PROCEDIMIENTO 

 De conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción  reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (la “Ley de Protección de Informantes” o la “Ley 2/2023”) y en la Directiva 2019/1937 (UE) relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, se ha aprobado el presente Procedimiento cuyo objetivo es establecer un sistema interno de información en Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies) a través del cual cualquier tercero que haya obtenido información en un contexto laboral o profesional podrá informar de la posible existencia de una infracción penal o administrativa o de cualquier otro comportamiento ilícito cometido en el marco de la actividad desarrollada por Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies).

Asimismo, en coherencia con el firme compromiso de Escolàpies Figueres con el cumplimiento normativo y la educación, el presente Procedimiento establece las garantías necesarias para que la recepción y tramitación de las comunicaciones se realicen respetando los derechos de las partes afectadas, especialmente en lo que se refiere a la confidencialidad de la identidad del informante y resto de personas mencionadas en la comunicación, así como la defensa del informante frente a cualquier tipo de represalia.

Tal y como establece el artículo 4 de la Ley de Protección de de Informantes, el sistema  interno de información que se regula en el presente Procedimiento es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en el artículo 2 del citado texto legal que pueden ver en detalle en el siguiente enlace [1]. No obstante, la Ley de Protección de Informantes establece asimismo un canal externo ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (“AIPI”),[2] o las autoridades competentes a nivel autonómico que correspondan, para formular la comunicación, sin perjuicio de la posibilidad de dirigirse igualmente al resto de autoridades en su caso competentes en función de la naturaleza de la infracción de la que se trate[3], incluyendo las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea que resulten competentes. Así pues, la implantación del sistema interno de información objeto del presente Procedimiento no debe interpretarse como una indicación por parte de Escolàpies Figueres para que los informantes se dirijan directamente a tales autoridades para reportar la potencial existencia de infracciones normativas.

 

2.-ÁMBITO DE APLICACIÓN 

El presente Procedimiento es de aplicación a todas aquellas personas que informen sobre acciones u omisiones a que se refiere el art 2 de la Ley 2/2023 y los cuales se pueden encontrar resumidos en este enlace. 

2.1.-Material

1. Infracciones del Derecho de la Unión Europea:

   • Se consideran aquellas acciones u omisiones que caigan bajo el alcance de los actos de la Unión Europea detallados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937.
   • Deben afectar los intereses financieros de la Unión Europea, según se define en el artículo 325 del TFUE.
   • Deben tener impacto en el mercado interior, incluyendo pero no limitado a, las violaciones de las normativas de la UE sobre competencia y ayudas estatales, y las infracciones relacionadas con la evasión fiscal corporativa, tal como se especifica en el artículo 26, apartado 2 del TFUE.

2. Infracciones Penales o Administrativas:

   • Incluye cualquier acción u omisión que constituya una infracción penal o administrativa, clasificada como grave o muy grave.
   • Esto incluye infracciones que resulten en perjuicios económicos significativos para la Hacienda Pública y la Seguridad Social.

Este procedimiento no aplicará protección a las comunicaciones que incluyan:

1. Informaciones Previamente Inadmitidas: Cualquier información que haya sido rechazada a través de un canal interno de reporte o por las razones estipuladas en el artículo 18.2(a) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, relativa a la regulación de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

2. Conflictos Interpersonales: Informaciones estrictamente relacionadas con disputas o conflictos interpersonales que afecten solo al informante y a las personas implicadas en la comunicación o revelación.

3. Información Pública o Rumores: Datos o informaciones que ya sean de dominio público o que se basen exclusivamente en rumores, sin sustento documental o verificación previa.

4. Consultas sobre Normativa: Preguntas que busquen aclarar la interpretación del Código de Conducta, cualquier otra política interna, o las leyes vigentes aplicables.

2.1.-Personal

El presente Procedimiento es de aplicación a todas aquellas personas que en su ámbito laboral o profesional sean conocedoras de posible existencia de una infracción penal o administrativa o de cualquier otro comportamiento ilícito o contrario al Código de conducta y políticas de seguridad internas de Escolàpies Figueres .

El término “Profesionales” engloba a todas las personas que conforman Escolàpies Figueres incluyendo:

1. Empleados de Escolàpies Figueres:

   • Incluye a todo el personal, sin distinción de categoría o tipo de empleo. Esto abarca:
     • Empleados fijos, contratados temporalmente o bajo cualquier modalidad contractual.
     • Incluye también a becarios, personal voluntario y directivos.
     • Miembros de la Fundación y del equipo de titularidad.

2. Candidatos a Empleo:

   • Docentes que, durante el proceso de selección o negociación precontractual, obtengan información relevante sobre posibles infracciones.

3. Antiguos Empleados, alumnos o docentes:

   • Incluye a cualquier ex-empleado, exalumno que, habiendo dejado el colegio, esté al tanto de infracciones que no fueron reportadas en su momento.

4. Terceros y Familiares Asociados:

   • Proveedores, socios comerciales, familiares y cualquier otra entidad o individuo que mantenga una relación comercial o personal significativa con Escolàpies Figueres y pueda aportar información relevante sobre infracciones o riesgos.

 En cualquier caso, como ya se ha indicado, cualquier otra persona física que tenga información sobre la posible comisión de la infracción correspondiente obtenida en el marco de una relación profesional con Escolàpies Figueres podrá hacer uso del canal de comunicación previsto en este Procedimiento. Todas las personas  mencionadas en este párrafo serán referidas en lo sucesivo como “Informante” o “Informantes”.

 

3.-ÓRGANO RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE COMUNICACIÓN 

1. Procedimientos de Nombramiento y Cese:

   • La designación y la finalización de funciones de la persona encargada como Responsable del SII (Sistema Interno de Información), se notificarán de forma obligatoria a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.). Esta notificación también se extenderá, según corresponda, a los organismos competentes dentro de las comunidades autónomas, según su jurisdicción.
   • Dicha comunicación se realizará dentro de un marco temporal de diez (10) días hábiles posteriores al evento de nombramiento o cese. En el caso de cese, se incluirán detalles explicativos sobre las causas que motivaron tal decisión.

2. Independencia Funcional del Responsable del SII (Sistema Interno de Información):

   • El Responsable del SII (Sistema Interno de Información) ejercerá sus funciones con total independencia y autonomía, sin estar sujeto a directrices de otros órganos del Colegio. 
   • Contará con acceso irrestricto a los recursos materiales y personales necesarios para cumplir efectivamente con sus obligaciones y responsabilidades.
3. El Comité de Ética y Cumplimiento de  Escolàpies Figueres es el órgano responsable de la gestión del sistema interno de información que se regula en el presente Procedimiento, si bien, acorde con el art 6.2 de la normativa se delegan sus funciones en Mario de la Peña del despacho de abogados Auratech Legal (Responsable del SII (Sistema Interno de Información) quien lo coordinará junto con Domingo Vayá, 19996489J (representante ) de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley de Protección de Informantes (en adelante, el “Comité de Ética y Cumplimiento" ). El comité de ética y cumplimiento  se encargará de velar por la implementación efectiva del presente Procedimiento y de la tramitación diligente de las comunicaciones, actuando de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos internos, incluidos los órganos de administración de Escolàpies Figueres.

Dado que la Autoridad Independiente de Protección del Informante aún no ha sido establecida, no se ha realizado la comunicación de los integrantes del órgano colegiado. Además, como Escolàpies Figueres se encuentra en Girona y en ausencia de una autoridad regional competente, no ha sido posible efectuar dicha notificación

4.-PRESENTACIÓN DE LA COMUNICACIÓN  

4.1.-Vías para formular la comunicación

Los Informantes podrán remitir sus comunicaciones a través del canal de denuncias digital situado en nuestra web https://escolapiesfigueres.org la cual permite formular la comunicación por escrito de manera anónima o identificándose. Puede accederse a este canal a través de https://rgpd.auratechlegal.es/denuncias/6j7eBO. Si el Informante así lo desea, este canal permite la realización de las comunicaciones de forma anónima.

Las comunicaciones que se realicen por el cauce establecido en el párrafo anterior serán recibidas por nuestro Responsable del SII (Sistema Interno de Información) , abogado Colegiado en el ICAM con Nº 120675 Mario de la Peña del despacho de abogados Auratech Legal.

Además de lo dispuesto anteriormente, el Informante podrá remitir su comunicación al Responsable del SII (Sistema Interno de Información) mediante correo postal a la siguiente dirección: Arturo Soria 187 206. 28043, Madrid (Madrid), España

En caso de que se realice una comunicación por una vía distinta a las  mencionadas anteriormente, el empleado o persona vinculada a Escolàpies Figueres que reciba la comunicación deberá remitírsela inmediatamente a Mario de la Peña a la dirección legalfigueres@auratechlegal.es. La persona receptora de la comunicación deberá respetar las obligaciones de confidencialidad previstas en este Procedimiento. El incumplimiento de estas obligaciones por parte del receptor de la comunicación tendrá la consideración de infracción muy grave.

Además, a solicitud del Informante, la comunicación también podrá realizarse  mediante una reunión presencial con el Comité de ética y cumplimiento (o con la persona que este designe) en un plazo máximo de siete días a partir de la recepción de la solicitud.

Si los hechos objeto de la comunicación afectarán a las personas que componen el Comité de ética y cumplimiento, el Informante podrá remitir la comunicación única inmediatamente a cualquiera de los otros miembros que conforman el Comité de Ética y Cumplimiento de Escolàpies Figueres . El Informante podrá remitir su comunicación a las personas anteriores mediante llamada telefónica, reunión presencial, correo postal o correo electrónico. Los datos de contacto de estas personas se indican a continuación: 

• • Mario de la Peña Triguero, 70253028B (Abogado Externo y Delegado de Protección de Datos)

  • Domingo Vayá

    19996489J

    representante

 

En tal caso, el Comité de Ética y Cumplimiento designará a uno de sus miembros para que asuma las funciones encomendadas en el presente Procedimiento al Responsable del SII.

4.2.-Contenido mínimo de la comunicación

En la  medida de lo posible, el Informante procurará incluir la siguiente información en su comunicación:

1. la identidad del Informante (salvo que se realice de forma anónima);
2. la descripción de los hechos que se comunican;
3. los indicios que sustentan la comunicación; y
4. la identidad de la persona a la que se atribuye la comisión de los hechos comunicados, en caso de conocerla.

4.3.-Comunicación con el Informante

Sin perjuicio de la decisión sobre la admisión a trámite de la comunicación regulada en el apartado 5 siguiente, dentro de los siete días naturales siguientes a su recepción se remitirá acuse de recibo de la comunicación al Informante, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la información.

Se permite la posibilidad de mantener comunicación con el Informante y, si se considera necesario, de solicitarle información adicional sobre los hechos comunicados. Así, el Informante podrá indicar un domicilio, dirección de correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las comunicaciones correspondientes en caso de decidir no realizarlas por nuestro canal.

 

5.-PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES 

5.1.-Accesibilidad 

Escolàpies Figueres ha implementado un canal accesible, tal como estipula el artículo 5.2a de la Ley, permitiendo que todas las personas mencionadas en el apartado 2 de este procedimiento puedan informar sobre las infracciones descritas en el artículo 3 de la Ley. Este canal se encuentra claramente señalizado en nuestra página web https://escolapiesfigueres.org, de acuerdo con el artículo 25 de la Ley. Las comunicaciones pueden realizarse por escrito desde nuestro canal interno disponible desde nuestra web https://escolapiesfigueres.org, de manera presencial y anónima, según lo establecen los artículos 7.2 y 7.3 de la Ley.

5.2.-Confianza

Todas las comunicaciones recibidas en Escolàpies Figueres, a través de cualquier medio, se registran con precisión en nuestro sistema, anotando la fecha y hora de recepción y un código de identificación único.

Nos comprometemos a garantizar la confidencialidad y la integridad en el manejo de la información. Según lo establecido en el artículo 26 de la Ley, después de recibir cualquier denuncia o comunicación, se emitirá un acuse de recibo en un plazo máximo de siete días. Este acuse proporciona información esencial al denunciante sobre el tratamiento de sus datos personales, el procedimiento a seguir, los plazos estimados para recibir respuesta, las opciones de recurso disponibles, la identidad de la persona o departamento encargado del manejo de la denuncia, las medidas de apoyo disponibles y las condiciones específicas para garantizar la protección del informante.

 

5.3.-Recepción de comunicaciones 

Las consultas no deben centrarse en resolver dudas relacionadas con la interpretación del Código Ético y de Conducta, otras normativas internas o leyes aplicables. Se fomenta la presentación de consultas sobre cualquier conducta que pueda tener implicaciones éticas o relacionadas con la prevención de delitos. No se admitirán consultas que no estén relacionadas con posibles violaciones éticas o legales, ni aquellas formuladas en términos irrespetuosos o de mala fe. Tras recibir una consulta válida, se enviará un acuse de recibo dentro de los siguientes siete días.

 

5.4.-Resolución y comunicación 

Una vez analizada la consulta, la respuesta se emitirá tan pronto como sea posible, y no más tarde de un mes desde el acuse de recibo. Las respuestas se pueden dar a través del mismo canal utilizado por el consultante o de forma personal. La resolución de consultas puede requerir la intervención de profesionales de otras áreas o colaboradores externos.

 

6.-ADMISIÓN A TRÁMITE DE LA COMUNICACIÓN

Proceso de Evaluación Inicial: Una vez recibida la comunicación a través de los canales especificados en el apartado 4.1, el Responsable del SII (Sistema Interno de Información) dispondrá de un plazo máximo de 30 días para adoptar una decisión sobre su admisión a trámite. Durante este periodo, el Responsable del SII evaluará la comunicación basándose en criterios estrictos de verosimilitud y relevancia para determinar si procede su tramitación.

Decisiones Posibles: Responsable del SII puede optar por una de las siguientes vías al decidir sobre la admisión a trámite:

1. Admisión a Trámite:

   • Si la comunicación es admitida a trámite, se notificará al informante dentro de un plazo de 10 días desde la decisión.

2. Inadmisión a Trámite:

   • La comunicación puede ser inadmitida por diversas razones, incluyendo:
     • Informaciones irrelevantes para el canal de denuncias.
     • Comunicaciones realizadas por personas no autorizadas.
     • Hechos sin verosimilitud o que no implican la comisión de una infracción relevante.
     • Hechos previamente comunicados sin aportar nueva información significativa.
     • Comunicaciones sin fundamento o basadas en información obtenida de forma ilícita.
   • En todos estos casos, el informante será notificado dentro de 5 días desde la decisión de inadmisión. En casos donde se sospeche que la información se ha obtenido mediante la comisión de un delito, se remitirá un informe detallado al Ministerio Fiscal u otros organismos judiciales competentes.

3. Derivación a Autoridades Judiciales:

   • Si los hechos reportados pudieran constituir indicios de delito, el Responsable del SII informará inmediatamente a las autoridades pertinentes, incluyendo el Ministerio Fiscal, la Fiscalía Europea, autoridades judiciales o el organismo competente.

Medidas de Averiguación: Para tomar una decisión informada, el Responsable del SII podrá realizar las averiguaciones necesarias para confirmar la verosimilitud y la naturaleza de la infracción reportada. Esto puede incluir la colaboración de otros profesionales internos o asesores externos.

Prevención de Conflictos de Interés: El Responsable del SII también se asegurará de que no existan conflictos de interés en la tramitación inicial de la comunicación, garantizando un proceso justo y transparente.

Notificación y Transparencia: El Responsable del SII se compromete a decidir sobre la admisión a trámite lo antes posible, manteniendo informado al denunciante sobre el estatus y el manejo de su comunicación en todo momento.

 

7.-TRAMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN INTERNA: INSTRUCCIÓN

7.1.-Órgano encargado de la investigación

En caso de que la comunicación sea admitida a trámite, el Responsable del SII será el instructor y, por tanto, el encargado de llevar a cabo una investigación adaptada a la complejidad y a las circunstancias del caso para comprobar la veracidad de los hechos comunicados.

En caso de que se considere conveniente, el Responsable del SII podrá recabar el apoyo de otros Profesionales de Escolàpies Figueres o  de asesores externos para la realización de la investigación interna, quienes actuarán bajo su supervisión y coordinación. Asimismo, en función de la naturaleza de los hechos comunicados, el Responsable del SII podrá nombrar a otro Profesional de Escolàpies Figueres para que lleve la instrucción de la investigación interna, también bajo su supervisión y coordinación.

7.2.-Diligencias de investigación

Se practicarán las diligencias de investigación que resulten oportunas para el esclarecimiento de los hechos. Estas diligencias podrán consistir en:

1. realizar entrevistas con el investigado o con otras personas;
2. solicitar información y documentación a terceros;
3. recabar toda la información o documentación que se estime necesaria de cualquier Profesional de Escolàpies Figueres o de terceros;
4. solicitar el apoyo de expertos externos para el análisis de determinada información o documentación;
5. acceder a los sistemas informáticos y dispositivos que Escolàpies Figueres pone a disposición de sus Profesores y empleados  (por ejemplo, ordenadores de sobremesa y portátiles, cuentas de correo electrónico, dispositivos de almacenamiento, telefonía móvil, etc.), incluidos los correos electrónicos enviados o recibidos a través del correo electrónico corporativo, siempre y cuando se cumplan los requisitos previstos en la normativa aplicable para realizar el acceso; y
6. cualquier otra diligencia que el instructor estime oportuna para la averiguación de los hechos y se ajuste a la normativa aplicable.

En caso de que los hechos objeto de investigación ya estén siendo investigados por la autoridad competente, el instructor tendrá en cuenta esta circunstancia a la hora de valorar la procedencia de practicar las diligencias de investigación indicadas en el presente apartado.

 

7.3.-Comunicación con el investigado

Durante la investigación, el Instructor si lo ve necesario se pondrá en contacto con la persona investigada para informarle sobre los hechos que se le atribuyen y los principales desarrollos que podrían surgir durante la investigación. Este paso garantiza la transparencia y da al investigado la oportunidad de estar informado desde el inicio del proceso.

No obstante, la comunicación directa con el investigado podría posponerse si existe un riesgo de que esta pueda comprometer la integridad de la investigación. Situaciones como la posible manipulación o destrucción de pruebas o la dificultad en la obtención de las mismas justificarían un retraso en la notificación hasta que se minimicen estos riesgos.

Antes de proponer cualquier resolución, el Instructor deberá otorgar al investigado la oportunidad de presentar su declaración. Se le dará un plazo de diez (10) días para hacer alegaciones por escrito y para aportar cualquier documentación, evidencia o prueba en su defensa que considere pertinente. Este procedimiento de audiencia es esencial para asegurar que el proceso sea justo y que el investigado tenga la oportunidad de responder adecuadamente a las acusaciones.

7.4.-Conclusión de la investigación interna y Emisión del Informe Motivado

Conclusión e Informe de Investigación: Una vez completada la investigación interna, el Instructor redactará un informe detallado que reflejará las actuaciones realizadas y las conclusiones alcanzadas. Este informe será revisado y remitido al Comité de Ética y Cumplimiento. El Responsable del SII tomará las medidas necesarias para prevenir cualquier conflicto de interés que pudiera afectar la objetividad de los miembros del Comité.

Elementos del Informe Motivado de Conclusiones: El informe incluirá:

1. Identificación de los sujetos intervinientes en la investigación.
2. Descripción detallada de la naturaleza de la irregularidad o incumplimiento investigado.
3. Relación de los hechos o descubrimientos relevantes.
4. Valoración y conclusiones basadas en los hechos analizados.
5. Recomendaciones para medidas disciplinarias o acciones correctivas, según corresponda.

Decisiones y Recomendaciones del Comité de Ética y Cumplimiento: En caso de que la investigación confirme la comisión de la infracción:

1. El Comité de Ética y Cumplimiento evaluará el informe y propondrá las acciones correctivas adecuadas, que pueden incluir la adopción de medidas disciplinarias si se identifica mala fe por parte de alguna de las partes involucradas.
2. Las propuestas serán elevadas al órgano interno competente para su tramitación y/o adopción.
3. Además, el Comité deberá sugerir mejoras en las normas y controles internos para prevenir futuras infracciones similares.

Resolución del Informe de Investigación: La resolución del informe puede resultar en:

1. El archivo del expediente si los hechos carecen de relevancia, no existe suficiente prueba, o la información no es veraz.
2. La declaración de una irregularidad o incumplimiento de la normativa interna o legislación, instando a la aplicación del régimen disciplinario correspondiente por la dirección del centro.

Medidas Finales: Cualquier conclusión relevante del informe que implique la necesidad de medidas disciplinarias será comunicada a  la dirección del centro para la implementación adecuada de dichas medidas.

7.5.-Plazo de respuesta a las actuaciones de investigación 

Plazo de Respuesta a las Actuaciones de Investigación:  De acuerdo con el artículo 9.2 d) de la Ley de Protección de Informantes, el plazo máximo establecido para proporcionar una respuesta al informante sobre las actuaciones de investigación es de tres meses. Este plazo comienza a contar una vez transcurrido el plazo inicial de siete días después de recibida la comunicación. Sin embargo, en casos de especial complejidad que justifiquen una dilatación del tiempo necesario para una investigación exhaustiva, este plazo puede extenderse por otros tres meses adicionales.

Definición de 'Respuesta': Para los efectos de esta sección, el término "respuesta" se define como la información que se proporciona al informante sobre las medidas previstas o ya adoptadas en relación con su comunicación, así como las razones de dichas medidas, tal como se especifica en el artículo 5 de la Directiva (UE) 2019/1937.

Procedimientos de Información: Durante todo el proceso, se mantendrá al informante adecuadamente informado sobre el progreso de la investigación y las medidas tomadas. Esta comunicación es crucial para asegurar la transparencia y mantener la confianza del informante en el proceso de gestión de su comunicación.

7.6.-Adopción de Medidas Disciplinarias y Comunicación al Ministerio Fiscal 

Adopción de Medidas Disciplinarias: Cuando se confirme la comisión de una irregularidad o incumplimiento,  la dirección del centro decidirá las medidas disciplinarias apropiadas conforme a la normativa laboral vigente y el convenio colectivo aplicable. Las sanciones se graduarán según la gravedad de los hechos, considerando aspectos como el daño causado, la reincidencia, y el grado de participación del implicado. En casos donde se requiera la apertura de un expediente disciplinario, se elaborará un Informe Motivado de Conclusiones por  la dirección del centro, que se incorporará al expediente para garantizar la coherencia y evitar duplicidades en las actuaciones.

Comunicación de Delitos al Ministerio Fiscal: De acuerdo con el artículo 9.2 j) de la Ley de Protección de Informantes, si durante la investigación se detectan indicios de la comisión de un delito, la información será remitida de manera inmediata al Ministerio Fiscal. En situaciones donde los hechos investigados afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, la información se dirigirá a la Fiscalía Europea. Esta acción se realizará adaptándose a la normativa y derechos aplicables, teniendo en cuenta las circunstancias específicas del caso.

8.-DERECHOS Y DEBERES DE LOS AFECTADOS POR LA COMUNICACIÓN

8.1.-Garantía general de confidencialidad

Mantenimiento de la Confidencialidad: La confidencialidad de todas las comunicaciones recibidas y de las investigaciones resultantes se mantendrá estrictamente de acuerdo con los términos establecidos en este Procedimiento. Este compromiso garantiza que la información manejada durante el proceso de investigación se protege adecuadamente contra el acceso no autorizado o la divulgación indebida.

Respeto a los Derechos del Informante y los Investigados: Todas las investigaciones internas se realizarán respetando los derechos tanto del informante como de las personas afectadas o investigadas. Este enfoque asegura un trato justo y equitativo para todas las partes involucradas, promoviendo un ambiente de confianza y seguridad jurídica dentro de Escolàpies Figueres.

Acceso Restringido a la Información: Las comunicaciones que sean admitidas y sujetas a investigación serán archivadas y gestionadas de forma que solo las personas autorizadas y directamente involucradas en las diferentes etapas de la tramitación y seguimiento de la investigación tengan acceso a ellas. Esto incluye todas las fases desde la recepción de la comunicación hasta la conclusión de la investigación y la implementación de las medidas correspondientes. Esta restricción de acceso ayuda a evitar conflictos de interés y a mantener la integridad del proceso investigativo.

8.2.-Derechos y deberes del Informante

Se mantendrá la confidencialidad de la identidad del Informante, sin que esta pueda ser divulgada a ninguna persona distinta de las personas que participen en el análisis de la comunicación, en la eventual investigación que se realice y en el análisis de los resultados de la misma así como en la adopción de las decisiones que resulten procedentes con respecto a la persona afectada (estas personas, en todo caso, tendrán la obligación de guardar confidencialidad).

Sin perjuicio de lo anterior, la identidad del Informante podrá comunicarse al juez, fiscal, policía o autoridad administrativa a quien en su caso se traslade el resultado de la investigación, al margen de lo dispuesto en el apartado 6.5 del presente Procedimiento.

El Informante no podrá ser sancionado ni sufrirá ninguna consecuencia negativa o represalia[4] (incluyendo la amenaza o tentativa de la misma) por el hecho de haber formulado la comunicación. Esta garantía de ausencia de represalias se extiende a las personas físicas y jurídicas vinculadas con el Informante,[5] a las personas físicas que, en el marco del centro en el que preste servicios el Informante, asistan al mismo en el proceso y a los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al Informante.

No obstante, las garantías de protección al Informante previstas en los párrafos anteriores no serán de aplicación a aquellas personas que comuniquen o revelen:

1. informaciones a sabiendas de su falsedad (en cuyo caso el Informante estará sujeto a sanción disciplinaria y/o a las medidas legales que correspondan atendiendo a las responsabilidades administrativas, penales y/o civiles previstas en las normas aplicables);
2. informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas a trámite por alguno de los motivos previstos en el presente Procedimiento;
3. informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al Informante y a las personas concernidas por la comunicación relativas a hechos que no pueden considerarse desproporcionados en un ambiente normal de trabajo y que no impliquen una infracción de las políticas de cumplimiento de Escolàpies Figueres  ni de las normas legales aplicables; e
4. informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.

 

8.3.-Derechos y deberes del investigado

El investigado tiene derecho a ser informado de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oído por el instructor de la investigación interna cuantas veces lo solicite. No obstante, la comunicación al investigado tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

Asimismo, sin perjuicio de los resultados que se alcancen en la investigación interna y de las medidas disciplinarias o de otro tipo que fueran procedentes en función de la relación que el investigado guarde con Escolàpies Figueres, en la investigación interna se respetará el derecho al honor y la presunción de inocencia del investigado. Además, el investigado será informado de las decisiones que puedan en su caso adoptar Col·legi Escolàpies Figueres (Fundació Escolàpies) frente a él como resultado de la investigación.

En cualquier caso, entre los derechos del investigado no se incluye conocer la identidad del Informante.

 

8.4.-Derechos y deberes de las personas no investigadas que colaboren en la investigación

Sin perjuicio de los derechos que ostente el Investigado conforme a la normativa aplicable, todos los docentes y empleados de Escolàpies Figueres deberán colaborar con la investigación interna. En particular, según resulte procedente conforme  a la normativa aplicable, deberán:

1. comparecer ante el instructor, en el caso de que así sean requeridos, contestando a todas las preguntas que se les formule;
2. contestar a todos los requerimientos de información o documentación formulados por el instructor;
3. facilitar al instructor todos los documentos que sirvan para la averiguación y esclarecimiento de los hechos investigados; y
4. mantener confidencialidad sobre la existencia de la investigación y su contenido.

El incumplimiento de las obligaciones anteriores, dependiendo de su relevancia y de las circunstancias en que se produzca, podrá ser objeto de las sanciones que correspondan conforme a la normativa aplicable o de las actuaciones que procedan dependiendo del tipo de relación que el infractor mantenga con  Escolàpies Figueres.

Los requerimientos de documentación e información que efectúe el instructor deberán referirse a los hechos objeto de investigación y ser los estrictamente necesarios y adecuados para su esclarecimiento.

El  mero hecho de colaborar con la investigación nunca podrá ser merecedor de sanción, represalia o de ninguna otra consecuencia negativa.

9.- PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Los datos de carácter personal que se manejan en el proceso descrito en el presente Procedimiento se tratarán de acuerdo con la legislación de protección de datos aplicable y, en particular, conforme  a lo dispuesto en el Título VI de la Ley 2/2023.

9.1.-Responsable del tratamiento y Delegado de Protección de Datos 

El equipo de titularidad de  Escolàpies Figueres está obligado a tener un sistema interno de información conforme  a la Ley 2/2023 tendrán la consideración de responsables del tratamiento de los datos personales derivado del uso del sistema interno de información y la tramitación de investigaciones internas (en lo sucesivo, los “Datos Personales”) de conformidad con este Procedimiento y con lo previsto en la normativa sobre protección de datos personales.

El Delegado de Protección de Datos es un punto de contacto con la entidad responsable, para cuestiones relativas al tratamiento de datos personales. Si lo desea, el interesado puede contactar con él en:  rgpd@auratechlegal.es

9.2.-Categoría de datos personales y origen de los datos 

Los Datos Personales que se tratarán en el ámbito del sistema interno de información de Escolàpies Figueres serán datos identificativos, de contacto, económicos, profesionales y laborales y relativos a los hechos de los que se informa, y en ocasiones excepcionales cuando así sea necesario en el contexto y conforme  a la naturaleza de la investigación, datos de categorías especiales (tales como datos relativos a infracciones penales o administrativas, datos de salud, datos sobre la orientación o vida sexual u origen étnico o racial) así como cualquier otro dato derivado del uso y funcionamiento del sistema interno de información.

Los Datos Personales tratados en el ámbito del sistema interno de información serán los aportados directamente por los interesados o, en su caso, por los Informantes, así como por los Profesionales y terceros a los que se solicite información en el transcurso de la investigación, si esta se produce, y que estarán en todo caso relacionados con los hechos investigados.

9.3.-Sobre el tratamiento de datos personales (finalidades, bases legales y plazos de retención)

• Finalidades del tratamiento y base de legitimación del sistema interno de información

Los Datos Personales serán tratados con el fin de procesar la comunicación y decidir sobre su admisión o inadmisión, y, en caso de admisión, llevar a cabo la investigación correspondiente y adoptar las  medidas correctoras y disciplinarias que puedan corresponder.

Estos tratamientos de datos se realizarán con base en la obligación de tener un sistema interno de información por la Ley 2/2023 y el resto de normativa que resulte aplicable (la “Normativa de Protección de Informantes”), el cumplimiento de las obligaciones legales; y el cumplimiento de una misión en interés público.

De igual manera, y únicamente cuando sea estrictamente necesario para estas finalidades, se podrán tratar categorías especiales de datos por razones de un interés público esencial de acuerdo con el artículo 9.2.g) RGPD.

• Conservación de datos en el sistema interno de información.

Los Datos Personales sólo serán tratados dentro del canal de recepción de comunicaciones por el tiempo necesario para tomar una decisión sobre su admisión y no serán comunicados a terceros, salvo que sea necesario para el buen funcionamiento del sistema o para la toma de una decisión respecto a la admisión a trámite de una comunicación.

Una vez adoptada la decisión sobre su admisión o inadmisión, los Datos Personales serán eliminados del canal de recepción de comunicaciones y, en todo caso, si no se hubiera tomado una decisión al respecto, transcurridos tres meses desde su registro. No obstante, podrá conservarse información limitada durante más tiempo con el fin de dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

• Tramitación de la investigación interna y conservación posterior de datos

En caso de que la comunicación sea admitida a trámite, los Datos Personales podrán tratarse fuera del canal de recepción de comunicaciones por el equipo responsable de la investigación, y ello con la finalidad de llevar a cabo la investigación interna pertinente. Este tratamiento se realizará para:

1. dar cumplimiento a la obligación de tener un sistema interno de información conforme a la Normativa de Protección de Informantes, con base en el cumplimiento de obligaciones legales de dichas sociedades (art. 6.1.c) RGPD); y
2. para el cumplimiento de una misión en interés público (art. 6.1.e) RGPD).

Los Datos Personales serán tratados por el tiempo necesario para llevar a cabo la investigación y cumplir con obligaciones legales.

Si se acredita que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

Una vez concluida la investigación, los Datos Personales serán conservados por el tiempo necesario para adoptar y ejecutar las medidas que correspondan y, tras ello, por el plazo máximo de prescripción de cualesquiera acciones legales o contractuales. En ningún caso se conservarán los datos por un período superior a diez años.

• Destinatarios de los datos personales y transferencias internacionales

Los Datos Personales serán tratados por el Comité de Ética y Cumplimiento y aquellas personas de  Escolàpies Figueres que, de conformidad con el ámbito de sus competencias y funciones y de conformidad con la Normativa de Protección de Informantes, sea necesario. Sólo serán comunicados a terceros cuando fuera apropiado para llevar a cabo la investigación (p. ej., proveedores de servicios o asesores externos) o para la posterior adopción de las medidas correctivas correspondientes.

La identidad del Informante podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Las revelaciones hechas a estos efectos estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se trasladará esta circunstancia al Informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

Si los hechos informados o posteriormente investigados tuvieran circunstancias que hicieran necesaria la transferencia internacional de Datos Personales, se adoptarán las medidas adecuadas conforme  a la normativa aplicable. Asimismo, en caso de que el tratamiento de datos por alguno de los prestadores de servicios que asistan en la gestión del canal de recepción de comunicaciones o de la investigación implica transferencias internacionales, estas se realizarán en todo caso de conformidad con la normativa aplicable y se podrá solicitar información sobre las garantías adoptadas por Escolàpies Figueres contactando con el Delegado de Protección de Datos rgpd@auratechlegal.es

• Ejercicio de derechos de protección de Datos Personales

Los interesados podrán dirigirse al Responsable del SII en la dirección de correo electrónico   legalfigueres@auratechlegal.es o bien al Delegado de Protección de Datos en la dirección de correo electrónico rgpd@auratechlegal.es, a los efectos de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, portabilidad, limitación o cualesquiera otros derechos reconocidos por la normativa en relación con los datos que figuren en el correspondiente expediente, en los términos previstos en la legislación aplicable. No obstante, cuando la persona a la que se le atribuyen los hechos o cualquier tercero ejercite su derecho de acceso, no se le comunicarán los datos identificativos del Informante.

Asimismo, los titulares de los Datos Personales pueden presentar reclamación o solicitud relacionada con la protección de sus Datos Personales ante la correspondiente autoridad de protección de datos, en España, la Agencia Española de Protección de Datos (https://www.aepd.es).

9.4.-Libro-registro 

El Responsable del SII velará por que se lleve un libro-registro de las comunicaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando los requisitos de confidencialidad y de las obligaciones en materia de protección de datos previstos en este Procedimiento y en la normativa aplicable.

Este libro-registro no será público, pudiendo accederse al contenido del mismo únicamente a petición razonada de la autoridad judicial competente en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella.

10.- FORMACIÓN Y DIFUSIÓN

El contenido del presente Procedimiento será objeto de las acciones de formación y difusión que en cada momento determine el Comité de Ética y Cumplimiento de Escolàpies Figueres.

Asimismo, se remitirá a todos los empleados externos, internos y docentes  una copia del Procedimiento al momento en que se incorporen a Escolàpies Figueres. Además, en la página web https://escolapiesfigueres.org  se incluirá una sección específica relativa a la existencia del sistema interno de información objeto del presente Procedimiento, así como las instrucciones relativas a su acceso y utilización.

11.- RÉGIMEN DISCIPLINARIO

El incumplimiento de lo dispuesto en el presente Procedimiento podrá dar lugar a la imposición de sanciones disciplinarias o a las actuaciones que procedan según la relación que el infractor mantenga con Escolàpies Figueres.

12.- CANAL EXTERNO 

Los informantes pueden optar por presentar sus denuncias respecto a acciones u omisiones que se ajusten a lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Dado que la Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.) aún no ha sido creada, los informantes deben dirigirse a las autoridades u órganos competentes en su comunidad autónoma, si estos existen. 

Si desconoce si en su Comunidad Autónoma existe Autoridad Independiente de Protección del Informante puede ponerse en contacto con nosotros escribiendo a rgpd@auratechlegal.es 

Modalidades de Comunicación Los informantes pueden elegir entre varias modalidades para realizar sus comunicaciones, las cuales pueden ser anónimas si así lo prefieren:

• Escrita: Las denuncias pueden enviarse por correo postal o mediante cualquier forma electrónica previamente establecida para comunicarse con el canal externo de la A.A.I. o con la autoridad competente de la comunidad autónoma.

• Verbal: Las comunicaciones también pueden hacerse por teléfono o utilizando sistemas de mensajería de voz, facilitando un contacto directo y rápido.

• Presencial: Además, se ofrece la opción de realizar reuniones presenciales para discutir los casos, las cuales deben ser solicitadas y programadas dentro de un plazo máximo de siete (7) días.

Estas vías de comunicación están diseñadas para garantizar que los informantes tengan acceso seguro y confidencial para reportar cualquier incidente relevante, reforzando así la transparencia y el cumplimiento ético dentro del marco legal vigente, mientras se espera la implementación de la A.A.I.

 

13.- APROBACIÓN Y ENTRADA EN VIGOR DEL PROCEDIMIENTO

Los respectivos órganos de administración de Escolàpies Figueres compuesto por Domingo Vayá, 19996489J (representante ) y Mario de la Peña Triguero 70253028B (Responsable del Sistema Interno de Información)  aprobaron este Procedimiento y sus posteriores revisiones:

• Fecha de aprobación inicial 25 de julio de 2023  día en el que entró en vigor en todas ellas con efectos vinculantes para todos sus destinatarios.

 

 

---

[1]  Las infracciones que pueden ser objeto de comunicación son (i) infracciones de Derecho de la Unión Europea cuando entren en el ámbito establecido por el Anexo I de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento y del Consejo de 23 de octubre de 2019, afecten a los intereses financieros de la Unión o incidan en el mercado interior; (ii) infracciones administrativas graves o muy graves de acuerdo con el ordenamiento jurídico español; e (iii) infracciones penales.

[2]  La Ley de Protección del Informante autoriza la creación de la AIPI, si bien esta autoridad aún no ha sido creada a la fecha de aprobación del presente Procedimiento.

[3] Por ejemplo, en España, dependiendo de la información de la que se trate, podrá dirigirse la comunicación a distintas autoridades como la Comisión Nacional de los Mercados y de la Competencia, la Administración Estatal de la Agencia Tributaria, la Comisión Nacional de Mercado de Valores, la Agencia Española de Protección de Datos, etc. o, en su caso, las autoridades penales competentes (Juzgado de Instrucción o de Paz, las Fuerzas o Cuerpos de Seguridad del Estado, de las Comunidades Autónomas o de las Corporaciones Locales, así como el Ministerio Fiscal o, cuando los hechos potencialmente constitutivos de delito afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, la Fiscalía Europea).

[4] De acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 36 de la Ley de Protección de Informantes, el concepto general de represalia engloba “cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública”. Asimismo, de acuerdo con el apartado 1 del artículo 36 de la Ley de Protección de Informantes, se prohíben todos los actos constitutivos de represalia, quedando incluidas tanto las amenazas como las tentativas de represalia.

[5] En concreto: (a) personas físicas que estén relacionadas con el Informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del Informante; y (b) personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.